Briefing bo podjetniku omogočil hitro odzivanje na spreminjajoče se razmere

V primerjavi s tiskovno konferenco je informiranje javnosti hitrejše obveščanje javnosti in s tem potencialne stranke, vaše poslovanje, priložnosti, možnosti in koristi sodelovanja. Spretno vodenje informativnega sestanka je pozitiven prvi vtis, ugodno prenaša nove predmete, poudarja trende, omogoča hitro odzivanje na dogodke, ki so se zgodili pred nekaj urami.

Bistvo tega dogodka je v angleškem besedilu kratko opisano v korenu (kratka, jedrnata). V praksi odnosov z javnostmi to pomeni, da najdaljše trajanje informiranja ne sme preseči 30 minut. Obstajajo tudi uspešni, ki se ujemajo v četrtino uro, v tem primeru jih mora voditi resničen PR strokovnjak s precejšnjimi izkušnjami na tem področju.

Izredno stisnjen čas vam omogoča brez posebej prilagojenega prostora za to, kar vam omogoča, da dogodek dobesedno "iz koles", "na letenje", ki zagotavlja le stojišča za zvočnike in novinarje. Zato je v skoraj vseh dvoranah upravne zgradbe, hotela ali letališča mogoče informirati. Hkrati niso na voljo tudi mineralna voda, kava, sendviči itd.

Da bi predstavili informacijo o nekem PR-dejanju, ki privlači pozornost družbe, je treba najprej strogo držati splošno sprejetega sistema gospodarjenja. Zaradi izjemno skrajšanega časa program predstavitve izključuje predstavitev, ki je obvezna za tiskovno konferenco, in takoj preide na bistvo zadeve, ki ga govorci predstavijo v kratkem informativnem poročilu.

Besedilo prijave je pripravljeno vnaprej, ga je treba predhodno obdelati in polirati. Njen cilj je, da informacije ali položaj tako jasno razkrijejo, da izključijo njeno netočno predstavitev ali zvijanje v medijih. Izjava mora biti tudi za novinarje prostorna in razumljiva, tako da ne sledijo razjasnitvi vprašanj, ki otežujejo obveščanje.

Njegov čas je razdeljen na dva neenaka dela. Približno tretjino časa se porabi za prijavo ali informativno sporočilo. Preostalih dvotretjinsko večinoma se bliža: novinarji postavljajo kratka vprašanja in prejemajo na njih iste kratke, vendar informativno bogate odgovore. Hkrati je zelo zaželeno, da morajo biti na strani zvočnika prisotni ljudje, ki imajo hiter in jasen odziv na vsa vprašanja in sposobnost, da se jim ustrezno odzovejo.

Da bi uspešno vodil informativni sestanek, bi moral njegov vodja vedno upravljati situacijo in, kot surfer, "obdržati val." Njena naloga je maksimirati informacije, ki jih predloži govornik, in istočasno jasno opazovati časovni okvir, da dogodka ne spremeni v tiskovno konferenco.

Briefing je nepredstavljiv brez pravilne in pravočasne izvedbe managerjev iz odnosi z javnostmi pripravljalno delo za to. Vključuje obveščanje medijev o kraju in času dogodka, predstavitvi njegove glavne linije, pojasnitvi glavnih vprašanj in razporedu vrstnega reda govorov. Pred začetkom informativnega sestanka je potrebno znova preveriti, koliko prostora je pripravljeno in ali je avdio in video oprema v delovnem stanju. Zaželeno je, če je mogoče, odstraniti vir motečega hrupa in svetlobnih učinkov s svoje lokacije.

Vnaprej je potrebno pripraviti paket materialov, v katerem je tema predstavitve predstavljena v obliki povzetkov ali abstraktov, ne da bi pri tem vložili osebna mnenja in navedbe.