Zapisnik sestanka - pripravimo pravilno

Zapisnik srečanja je dokument, ki odraža informacije o obravnavanih vprašanjih in odločitvah, sprejetih na sestanku. Nanaša se na organizacijsko in administrativno dokumentacijo. Informacije v zapisniku vnese tajnik seje ali druga pooblaščena oseba na podlagi diktafona ali ročnega zapisa. Pred sestankom je treba pripraviti vse potrebne dokumente: dnevni red, seznam udeležencev, besedila govora in osnutke možnih rešitev.

Zapisnik sestanka komisije ali drugega organa se lahko izda v celoti ali v kratki obliki. Slednji ne vključuje razprave o rešenih vprašanjih in določa le sprejete odločitve.

Protokol v svoji polni obliki običajno vključuje dva dela - uvodno in osnovno. V uvodnem delu so imena (in tudi začetnice) predsednika, sekretarja in udeležencev sestanka, pa tudi prisotne osebe. Če je število prisotnih večje od 15, je naveden obvezen celoten seznam imen. Če so prisotni različni organi, je naveden za vsak položaj in kraj dela.

Poleg tega mora uvodni del nujno navajati dnevni red z navedbo vprašanj glede na pomembnost in navedbo imena poročevalca za vsako vprašanje.

Zapisnik sestanka v njegovem glavnem delu sestavljajo oddelki v skladu z dnevnim redom. Tekst vsakega predmeta je praviloma zgrajen po kratki shemi:

- Poslušano: polno ime.

- Rešeno (ali odločeno): Ime.

Povzetek vsake izjave je zapisan v besedilu protokola ali priložen kot ločen gradnik (z opombo v besedilu protokola z ustrezno povezavo). V primeru glasovanja so podani rezultati. Odločitev, sprejeta za vsako postavko, mora biti v protokolu.

Zapisnik seje mora podpisati predsednik, pa tudi tajnik sestanka. Datum sestanka ali sestanka se šteje za datum protokola. Vsakemu protokolu je dodeljena zaporedna številka ločeno za ustrezno skupino protokolov, po potrebi z abecedno kodo. Oštevilčevanje poteka skozi rastoče leto.

Zapisnik sestanka upravnega odbora ima svoje posebnosti. Splošne zahteve tega dokumenta so podane v besedilu zveznega zakona "O delniških družbah" (68. člen). Poleg tega v primeru, da svet direktorjev na seji sprejme resolucijo o izdaja delnic (vrednostni papirji), nato pa v skladu s standardi za izdajo vrednostnih papirjev, odobrenih v Ruski federaciji, zapisnik takega sestanka odraža rezultate poimenskega glasovanja vseh članov sveta. To je glavna regulativna zahteva za protokol.

V praksi se oblikovanje takšnih protokolov močno razlikuje glede na njihovo sestavo in stopnjo podrobnosti. Nekateri protokoli ustrezajo podrobnemu zapisu sestanka z odborom vseh replik in vprašanj. Zahteva po takem protokolu se običajno določi v določbi upravnega odbora.

Druga ekstrema je izredno kratka evidenca srečanja, ki vključuje le informacije o sestavi udeležencev, dnevnem redu, oblikovanju postavljenih vprašanj in sprejetih odločitvah.

Optimalna izbira je ponavadi nekaj povprečja. Preveč podroben protokol je praviloma sestavljen na podlagi avdio posnetkov sestanka. Ko je dešifriran, lahko pride do netočnosti, ki izkrivlja pomen rešenih vprašanj. Poleg tega ne smemo pozabiti, da ima vsak delničar pravico biti seznanjen z zapisnikom sestanka. Pri obravnavi komercialnih zadev lahko podroben protokol zabeleži veliko informacij, ki so poslovna skrivnost.

Po drugi strani pa lahko prekomerna kratkost protokola navadne delničarje vodi do ideje o formalnem pristopu in nezadostni učinkovitosti dela upravnega odbora. Zaželeno je, da vsako vprašanje navede pobudnike in udeležence v razpravi, pojasnilo govora, bistvo in avtorje vprašanj. Ta pristop med drugim omogoča učinkovitejšo oceno prispevka vsakega udeleženca.