Katere so naloge tajnika

Da bi jasno opredelili uradne dolžnosti tajnika, je treba vedeti, kdo govori. Konec koncev ta objava si lahko ogledate v več kotih. Znan je na primer tajnik sekretarja kot uslužbenec v pisarni, generalni sekretar kot vodja organizacije, državni sekretar kot javni uslužbenec, sekretar kot diplomatska oseba, tajnik vodje kot zaposleni in druge možnosti. Najpogosteje se ob sklicevanju na to delovno mesto imenujejo zaposleni, ki opravlja naloge (navodila) kot direktor podjetja, pa tudi posamezne menedžerje njegovih strukturnih oddelkov. Izkazalo se je, da se uradne naloge sekretarja v tem primeru zmanjšajo na izvrševanje posameznih naročil za reševanje organizacijskih in tehničnih vprašanj.

Kaj sekretar mora vedeti in mora storiti

Sekretar mora dnevno opravljati naslednje naloge:

1. Prejemajte informacije od podrejenih za prenos na svojega nadzornika.
2. Organizirajte upravitelja telefonske komunikacije. V njegovi odsotnosti vzemite informacije in jih nato seznanite z direktorjem.
3. Prejemanje in vodenje evidenc telefonskih sporočil.
4. Ustvariti pogoje za normalno delo glave: spremljati potrebo po pisarniški opremi in pisarniški opremi.
5. Pomagajte pri organizaciji proizvodnih srečanj in srečanj. Da bi udeležencem predstavili datum, kraj in čas dogodka. Zberite potrebne materiale, zagotovite prisotnost prisotnih in vodite zapisnik sestanka.
6. Za opravljanje pisarniškega dela v podjetju. Za to mora sekretar prejemati, sistematizirati vhodno korespondenco in ga posredovati vodstvu. Nato na podlagi naloženega vizuma za prenos dokumentov izvršiteljem na seznam. V Ljubljani uradne naloge Sekretar vključuje tudi nadzor nad potekom, časom in rezultatom njihovega izvajanja.
7. Opravite delo pri tiskanju in razmnoževanju dokumentov.
8. Organizirajte sprejem obiskovalcev vodje podjetja in, če je mogoče, ustvarite pogoje za hitro reševanje vprašanj.

Da bi izpolnil te navidezno preproste zaposlitvene naloge sekretarja, mora delavec vedeti:

• celotno sestavo vodstva podjetja in njegovih strukturnih podrazdelkov;
• listino, osebje in strukturo podjetja, njegov profil, razvojne možnosti in specializacijo;
• normativni dokumenti za pravilno izvajanje pisarniškega dela;
• pravila za uporabo sredstev pisarniške opreme in komunikacij;
• pravila BTW, OT, požarne varnosti in industrijskih sanitarij;
• pravila organizacije dela na delovnem mestu;
• normativni in pravni akti, naročila, sklepi, naročila za načrtovanje, računovodstvo in vodenje kakovosti opravljenega dela.

Specifičnost uradnika

Če gre za bolj specifično, ozko specializacijo, je situacija nekoliko drugačna. Vzemite, na primer, uradne dolžnosti tajnika. V naslovu stališča je vidik opravljenega dela jasno opredeljen. Ponavadi pri vsakem podjetju že obstaja uradno navodilo, v katerem so navedene smernice strokovnjaka za vodenje evidenc. Če takega navodila ni, ga je bolje ustvariti. Če želite to narediti, uporabite vodnik za kvalifikacije, ki ima približno vzorce. Po tem je treba standardno različico dokončati za določeno organizacijo, pri tem pa upoštevati posebnosti in notranje značilnosti. Na splošno je treba naloge tajnika uradno izslediti na treh glavnih področjih:

1. Delo s korespondenco. Sprejem, obdelavo na sodoben način in pravočasno pošiljanje.
2. Ustrezno vzdrževanje interne dokumentacije.
3. Registracija, strogo obračunavanje in prenos dokumentov v arhiv za hrambo.

Značilnosti referenčnega dela

V nekaterih podjetjih je uvedena takšna delovna mesta, ki vključujejo široko paleto odgovornosti: od "službe za pomoč" do "pomočnika direktorja". Takšen strokovnjak mora imeti široko paleto znanja in dobro obvladati situacijo. Uradne naloge sekretarja reporterja so nekoliko razširjene v povezavi s povečanjem oblasti. Na splošno je to običajna naloga tajnika, vendar beseda "referent" naredi nekaj dodatkov na standardnem seznamu. Še posebej lahko tajnik-recenzent samostojno sprejema obiskovalce o določenih vprašanjih. Z določenimi informacijami lahko sam odloča. Poleg tega referent opravlja odgovorne naloge vodje glede gospodarskih dejavnosti organizacije (podjetja). Včasih je tajnik sekretarja odgovoren za vodenje kadrovske evidence. To se naredi le, če vam skupni znesek dela omogoča izvajanje dodatnih dolžnosti.