Naloge upravitelja

Pogosto, zlasti v majhnih organizacijah, se pisarniški manager imenuje navadni tajnik. To delovno mesto zveni veliko bolj trdno, toda dejstvo, da so naloge upravitelja urada drugačne od sekretarjev (čeprav imajo gotovo veliko skupnega), redko kdorkoli skrbi o tem primeru.

Kakšna je odgovornost tega zaposlenega? Najprej naloge upravitelja pisarn vključujejo delo z dokumenti. Zaposleni sprejme sprejemljivo korespondenco, jo registrira, pošlje naslovniku in ga po potrebi pošlje arhivu. Prav tako sprejema prijave od drugih zaposlenih, jih prenese na podpis izvršnega direktorja, jih potrdi s pečatom in jih nato vrne. V Ljubljani dolžnosti upravnega urada vključuje delo z interno dokumentacijo: izpis naročil ter njihova prijava, shranjevanje, pošiljanje v arhiv in računovodstvo, delo z odhajajočo korespondenco. Če je potrebno, mora biti sposoben delati s katero koli pisarniško opremo: telefaksom, optičnim bralnikom, kopirnim strojem ter tudi dokumenti za tiskanje in tiskanje. Priprava prostora za predstavitve, vodenje zapisnikov sestankov, srečanje in sprejem gostov in strank podjetja sta tudi del naloge vodje pisarne.

Pogosto se mora zaposleni ukvarjati s tradicionalnimi tajniškimi nalogami: distribucijo povabljenih partnerjev ali menedžerjev v hotelih, rezervacijah sob, letalskih vozovnic in vlakovnih vozovnic. Odvisno od specifičnosti podjetja, je lahko upravni urad sam zastopnik svoje družbe v poslovnih pogajanjih in opravlja tudi del nalog vodja osebja: iskanje novih sodelavcev, ustvarjanje spodbudnih in izobraževalnih programov, promocijo dela. Včasih se ukvarja z izvajanjem informacijske tehnologije, razvojem novih programov.

Naloge upravitelja urada vključujejo vedenje:

1. Zakonodajni akti in predpisi, ki urejajo pravne, informacijske, poslovne dejavnosti družbe.
2. Osnove managementa, trženja, podjetništva in poslovanja.
3. Osnove sociologije, psihologije, etike poslovno komuniciranje, Sodelujte z osebjem in javnostjo.
4. Postopek priprave poslovnih predlogov, poročil, načrtov, pogodb in dogovorov.
5. Osnove managementa, osnove ergonomije in zaščite delovne sile.

Poleg teh nalog so naloge vodje pisarne tudi popis urad in zagotavljanje potrebne za potrošni material (pisarniški material, papir in drugi dodatki), ki so potrebne za delo zaposlenih. Prav tako je dolžan voditi evidenco o teh materialov, da se zagotovi njihovo izdajo, da se ugotovi, kako pridobiti, organiziranje in spremljanje plačil za dobavo. Naloge vodje urada je, da spremlja stanje pisarniško opremo, ki vključuje: operativni izziv, da bi obvladali za popravila, pravočasni zamenjavi potrošnega materiala (kot so kartuše), ko je to mogoče popraviti - zamenjavo pisarniške opreme.

Glede na pravila, sprejeta v družbi, in njena velikost vodja pisarne ali je potrebno klicev in faksov, ki jih posreduje na pravo osebo, pošiljanje faksov in prstan gor stranke in partnerje, ali nadzoruje delo tajnice, vključno s spremljanjem kulturo svojega govora. Tudi v dolžnosti vodja urada je nadzorovati sanitarno stanje urada, načrtuje organizacijo vzdrževanja, pokličite tehnično osebje za odpravljanje težav (na primer zamenjava svetilk ali umivalnik stikala).

Na splošno se lahko ta seznam poveča ali zmanjša glede na kraj dela. Zato je v fazi razgovora potrebno vprašati, kaj dela pisarniški vodja (naloge zaposlenega v tej družbi).