Poklicni tajnik-referent. Referent je ...

Mnoga dekleta sanjajo o karieri kot sekretarju. To je povsem normalno in upravičeno prizadevanje. Le tukaj je, da se vse ne razmišlja o tem, kaj je potrebno za to (razen za privlačen videz). Ampak to bi bilo vredno. Konec koncev, referent ni le "lep obraz" poleg vodje. To je rajši "referenčna knjiga" o vseh vprašanjih: poznavalec in pameten, iskanje izhoda iz katerekoli situacije. Gremo podrobneje.

Kaj morate storiti

V vsaki organizaciji je naloga tajnika sekretarja. Vsebuje seznam (včasih podrobno, včasih ne zelo) delovne odgovornosti. Te vključujejo spretnosti in sposobnosti. Oseba, ki ima dovolj sreče, da bi se tako zaposlila, bi morala biti sposobna komunicirati s strankami, se pogajati (osebno in telefonsko), izbrati in sistematizirati gradiva, pripravljati abstrakcije govora in še več. To pomeni, da mora biti znanje te osebe precej veliko. Posebnost je odvisna od smeri podjetja. Tako je na primer pravni pregledovalec dolžan razumeti pravne lastnosti. To se zgodi, da je ta objava povezana z zmožnostjo reševanja organizacijskih vprašanj. Z drugimi besedami, referent je "desna roka" vodje. Vedno je pozoren, mora vedeti vse, kar potrebuje šef za njegovo delo.

Nekaj ​​"posebnih" vprašanj o stroki

Tukaj je treba malo razjasniti, kaj je ponavadi "skrito za prizorom". Ker je referent oseba, ki najpogosteje komunicira z šefom, mora imeti nekatere diplomatske sposobnosti. Zakaj? Preprosto: vodja (zlasti velika skupina) nima časa, da bi se ukvarjal z vsemi odtenki odnosov. Ponavadi je človek poslovanja. Ko ima nekdo rojstni dan, kdo bo rodil, kdo ima otroke - to je njegov interes le v povezavi z delovnimi trenutki. Vse te "male stvari" padejo na ramena tajnika. Šefu mora povedati, ko je praznik, da obvesti o napetosti, ki se je pojavila v kolektivu (če je vredno njegove pozornosti). Izkazalo se je torej, da mora tajnik-referent najprej ugotoviti vse, odvrniti odveč, in nato "Download" vodja. To delo ni enostavno! Toda s področja neuradnih dolžnosti.

Glavne funkcije

Na deležu sekretarja-referentka v malih podjetjih izstopa praktično vsa pisarna. V velikem delu. To pomeni, da se je treba naučiti pisati črke, pravilno oblikovati sprejem in pošiljanje, registracijo, distribucijo (če je) in tako naprej. Jasno je, da brez idealnega znanja ruskega ne more storiti. Pisma z napakami so korumpirani obrazi podjetja. Včasih je za to mesto potrebna oseba, ki ima znanje tujih jezikov. Nato je referent oseba, ki povezuje zaposlene v podjetju (ali njenih oddelkih). Njene funkcije vključujejo pravilno razporeditev informacijskih tokov med strukturnimi enotami, ki delujejo za eno veliko stvar. Referent je precej zapleten poklic, saj je potrebno upoštevati veliko podrobnosti in dejstev. Vse to je potrebno za voditelja, da se počuti udobno, ne pa ga moti s pastmi iz glavne črte.

Osebne lastnosti

Ker delo referenta temelji na komunikaciji, izbere osebo, da je družabna, nekonfliktna. V vsakem podjetju je to "ključna" delovna mesta. Oseba, ki jo zaseda, ima velik vpliv tako na vodjo kot tudi na kolege. Zato je spodobnost preprosto nujna. Še en referent za tajništvo bi moral biti točen, pameten, celo ustvarjalen. V vsaki situaciji moraš najti sprejemljivo pot. Referent najprej razmišlja o "obrazu" njegovega delodajalca, nato pa o sebi. Raven odgovornosti ni samo visoka, ampak globalna. Tega ne dela vsakdo. Zato morate pozorno premisliti, preden zahtevate tak položaj. Tajnik-referent na delovnem mestu mora biti sposoben postaviti svoje interese v ozadje. Na prvi - vse, kar je potrebno za delo vodje. Mimogrede, zato najpogosteje ta položaj zasedajo dekleta, saj skrbijo soseda pri ženskah v krvi.

Zaupne informacije

Jasno je, da bo s tako tesno komunikacijo referenca znana veliko dejstev, ki jih ne bi smeli objaviti. To niso samo strokovne skrivnosti in poslovne skrivnosti. Pogosto je sekretarju, kot bliskemu prijatelju, zaupan in ima osebne podatke. Ali je treba omeniti, da mora biti referent sposoben shraniti zaupne informacije. To je ena glavnih strokovne spretnosti.

Kakšno izobraževanje je potrebno?

Glava poskuša izbrati lastnega referenta, ki izhaja iz linije dejavnosti. To pomeni, da mora imeti prosilec diplomo, ki ustreza delu podjetja. Poleg tega pogosto ta položaj izberejo ljudje z pravno izobraževanje. To je priročno, če pogosto sklepate posle, pripravite druge dokumente. Med najpreprostejšimi zahtevami: prosto razpolaganje z vsemi računalniškimi programi (pisarna), možnost tiskanja (hitro in pravilno). Ker je referent dejansko svetovalec, morate imeti spretnosti za iskanje informacij tako na spletu kot offline. Inteligentna oseba s hitrim odzivom se pogosteje kot taka nosi kot "pravilna" diploma, ki ne more hitro obvladati situacije.

Kraj dela

Takšno stališče, kot referentka sekretarja, je zdaj praktično v kateri koli pisarni. Pogosto se tako imenuje samo, vendar funkcije osebe opravljajo drugačne. Vse je odvisno od velikosti podjetja, nalog, števila zaposlenih. V nekaterih podjetjih sekretar opravlja naloge računovodje, v drugih pa odvetnika in podobno. To je odličen začetek za osebo, ki si prizadeva za rast kariere. Za kratek čas se lahko naučite veliko spretnosti, obvladate različne poklice, najpomembnejše je razumevanje dela podjetja, da se vse dotaknete s svojimi rokami. Toda "predenje" bo imelo zelo hitro. Ker bo veliko informacij treba obdelati v hitrem načinu. Ampak, če se vse izkaže, potem je dovolj znanja, da začnete samostojno vzpenjanje do meja, ki ga sami opredelite sami. Toda to ni potrebno. Ker je poklic referenta, če ga vzamete resno, je samo po sebi zanimiv. To ne dovoljuje da se počiva v ožji smeri, da se vedno izboljša vse nove količine znanja.

Kako opraviti intervju

Če se odločite, da se boste spopadli s tako odgovorno službo, morate predložiti povzetek razpoložljivih prostih delovnih mest. Potrebno je preveriti pismenost odgovorov. Upoštevajte, da bodo črkovalne napake zmanjšale vaše možnosti na nič takoj. Stylistics bi morala biti tudi omejena podjetja. Vsaka vaša beseda bo skrbno pretehtana in upoštevana. Nato se bodo začeli "testi". Boste morali posvetiti nekaj časa, da dokažete, da boste lahko bili dragoceni pomočnik vodje. Vsako podjetje pripravi svoje lastne metode. Vendar pa bodite pripravljeni na dejstvo, da se morate pogovoriti z različnimi uradniki, pripraviti več uradnih dokumentov in odgovoriti na nekaj telefonskih klicev. Upoštevati moramo tudi, da bo vaš videz strogo nadzorovan. To je "preučiti" od glave do pete. Najpogosteje boste morali pokazati poslovni stil v oblačilih (ličila, pričeska). Prav tako ni zaželeno uporabljati močnih okusov. Pomisli na vsako malo stvar! Vse v vas bi moralo biti nizko, a privlačno. Nasvet: skromno, vendar samozavestno. Bodite pametni, a ne arogantnost. Potem se vse nujno izkaže!