Pravice in dolžnosti sekretarja

Mnogi od njih ne v celoti poznajo nalog sekretarja. Vendar pa je treba jasno razumeti, kaj natančno je vključeno v opis delovnega mesta ta zaposleni, preden dobi službo. Takšen poklic kot sekretar se je prvič pojavil v starodavnem Rimu. In ta post se je štel za pomembnega in mu je dal veliko moč, zato bi lahko samo tajnik opravljal dolžnosti tajnika. Šele do konca 19. stoletja so ženskam dobile priložnost opravljati pisarniško delo.

Zahvaljujoč sodobni kinematografiji lahko mnogi menijo, da je ženska v tem položaju samo z lastnim videzom, izdelavo kave in delo z dokumenti. Vendar so naloge sekretarja precej obsežne, od absolutnega lastništva računalniških programov, zaključka s poslovnimi etiketami in dela s strankami. Če se odločite razumeti vse subtilnosti poklica, bi morali biti pripravljeni na odsotnost jasnega delovnega dne in absolutno nereguliranega urnik dela. Navsezadnje se morate v celoti prilagoditi značilnostim podjetja in običajnemu vrstnemu redu šefa.

Dejstvo je, da dolžnosti tajnika sekretarja predpostavljajo prisotnost visokošolskega izobraževanja in tekoče govore v angleščini, saj je pomočnik upravitelja na neki način njegova oseba, ki je glavna sestavina ugleda podjetja. Skupna podoba spolno izobražene, a neizobražene ženske v življenju je popolnoma neuporabna, ker noben partner ali stranka ne bo resno obravnaval takega voditelja.

Torej, kaj so funkcionalne odgovornosti sekretar? Najprej morate sprejeti dohodne klice in odgovoriti na vsa vprašanja v tej objavi. Da bi se zavedali, morate jasno vedeti urnik šefa in razumeti tanke specifike dejavnosti podjetja. Odgovor na kateri koli telefonski klic je treba uporabiti stabilni izrazi, to pomeni, da morate govoriti od tretje osebe. Ljudje so drugačni in sekretar mora biti sposoben ohranjati samokontrolo v vseh situacijah in ne pasti na grobost ali zvišanje tonov. Na ta način, kultura komuniciranja velja za enega najpomembnejših trenutkov.

Poleg tega je treba razumeti, da preko sekretarja poteka veliko različnih dokumentov v zvezi z glavnimi dejavnostmi podjetja in neposredno pripada vodstveni skupini. Treba je imeti možnost sistematizirati pretok dohodnih dokumentov v kratkem času, da po potrebi lahko poiščete zahtevano mapo. Pomembno je tudi pravočasno organiziranje učinkovitega usklajenega dela, saj naloge sekretarja vključujejo sprejem obiskovalcev, vključno z organizacijo nenačrtovanih srečanj.

V nekaterih podjetjih je ta delavec odgovoren za nadzor razpoložljivosti pisarniškega materiala, ki zagotavlja normalno delo, ne le v sekretariatu, temveč v celotni pisarni. In seveda, morate kupiti osnovne izdelke, da bi ohranili podobo gostov podjetja bi morali ponuditi čaj, kavo in prigrizke. Zelo pomembno je, da upravnik najde zaposlenega, ki lahko natančno in pravočasno sledi njegovim navodilom, kar zagotavlja učinkovito delo pisarne. Pristojni tajnik mora biti pristojen za številne finančne zadeve, saj je zelo pogosto potrebno, da izpolnite finančne dokumente in jih pošljete v druge primere. Seveda, če naredite napake, oseba v podjetju trpi.

Tako pametni vodja samostojno obravnava vsakega kandidata za mesto tajnika. Med intervjujem poskuša razumeti, kako je izobražena oseba, komunikativna in sposobna sprejemati odločitve v ekstremnih situacijah.