Popis dokumentov. Vrste in pravila njene kompilacije

Izraz "popis" je dobro znan ne le za pisarniške delavce, temveč tudi za strokovnjake iz drugih industrij in struktur. Pogosto se najde tako v dokumentih za posebne namene kot v spremnih dokumentih.

Organizacija dela v arhivu

Po tem, ko dokumenti izpolnjujejo svoje osnovno poslanstvo, v tem trenutku postanejo praktično nepotrebni. Nekateri so uničeni, ostali pa so poslani v posebne skladišča, ki se imenujejo arhivi. Tu so dokumenti obdelani, sistematizirani in shranjeni za shranjevanje v vnaprej določenih prostorih. Ta faza se šteje kot zadnja v pisarni. Vsi materiali so zaključeni glede na rok uporabnosti, popis začasnih in trajnih dokumentov za hrambo ter primeri osebja pa se sestavi ločeno. Vsako podjetje (organizacija) ob koncu leta zbira servisno dokumentacijo za prenos v arhiv. Te težave običajno obdelujejo arhivisti. Če v tabelo zaposlenih podjetje nima takšne enote, delo opravljajo strokovnjaki kadrovske službe pod vodstvom zaposlenih v arhivu. Pripravljajo popis prenesenih vrednostnih papirjev za ločene oddelke, na podlagi katerih se oblikuje konsolidiran seznam dokumentov o podjetju.

Skupek dokumentov za delo

Včasih je za reševanje določenega vprašanja državljan ali organizacija dolžna predložiti ne le enega, temveč več uradnih dokumentov. Vzemite, na primer, situacijo, ko je za gradnjo predmeta tekmovanje med udeleženci za pravico do zaključka pogodba o delu. Vsak predlagatelj mora Komisiji predložiti dokumentacijo, ki je zelo različna: komercialna ponudba, dovoljenja za gradbene dejavnosti, sestavni in drugi dokumenti. Vse to je zbrano v enem paketu in poslano članom komisije za obravnavo. V njej je treba popisati dokumente, v katerih je vsa navedena pošiljka poslana v imenu določene organizacije. To je vrsta seznama ali seznama. Tak papir je običajno pripravljen glede na določen vzorec. Vse je zelo preprosto. V zgornjem delu lista je v sredini napisan naslov "Popis dokumentov". Malo nižje pojasnjuje, kje in iz katere organizacije so zagotovljene. Nato pride miza, ki je sestavljena iz štirih stolpcev:

1. Številka po vrstnem redu.
2. Ime dokumenta.
3. Strani v dokumentu z __ in __.
4. Število strani v dokumentu

Tabela se zaključi s povzetkom, ki označuje skupno število strani v prenesenem nizu. To omogoča preprečitev izgube ali morebitne zamenjave vrednostnih papirjev, predloženih v obravnavo.

Izvedba primerov

S pravilnim upravljanjem vodenja evidenc se vsi dokumenti v podjetju ob koncu leta obdelujejo in združijo v primere. Oprema je izdelana v skladu s potrjeno nomenklaturo in upošteva splošno sprejeta pravila:

1. Dokumenti so ustvarjeni v enem koledarskem letu. Izjemoma je, če obstajajo poslovni dokumenti tekoče narave, mogoče združiti servisno dokumentacijo v enem primeru že več let.
2. Plačilo vrednostnih papirjev je narejeno od zgoraj navzdol.
3. Vsi listi morajo biti oštevilčeni. To se naredi za zagotovitev celovitosti informacij med skladiščenjem. Oštevilčevanje je treba opraviti s preprostim svinčnikom v zgornjem desnem kotu.
4. Po potrebi se notranji popis dokumentov sestavi s podpisom strokovnjaka, ki ga je sestavil.
5. Papirji so zašiti.
6. Zbrani je list za priče.
7. Za vsak primer se vzpostavi kritje ugotovljenega vzorca. Navede polno ime podjetja in določeno enoto. Sledi poseben digitalni indeks, ki ustreza nomenklaturi. Po tem so navedeni datumi institucije in konec primera. In na samem dnu označenega roka uporabnosti.

Poštnina

Ko pošiljate nekaj paketov, paketov ali dragocenih črk, skupaj z vsebino, pošljete popis dokumentov. Obrazec lahko vzamemo v kateri koli veji komunikacije. Izvede se po obrazcu št. 107 in je vrsta dokumenta, ki vsebuje podrobne informacije o količini in vrednosti vsebine. Vprašanje cene odloča sam pošiljatelj. Če verjame, da dokument ni posebej pomemben, se pomakne v ustrezno stolpec obrazca. Popis je v kuverti ali pakiran neposredno na pošti. Zaposleni v podružnici preveri pravilnost registracije in potrdi obrazec s pečatom. Popis je treba izdelati v dveh izvodih. Eno se pošlje skupaj z dokumenti, druga pa mora ostati pri lastniku parcele. To se naredi tako, da se v primeru konfliktne situacije lahko potrdi vsaka investicijska enota. Po tem je ovojnica (paket ali paket) zapečatena in poslana naslovniku.