Organizacija dela z dokumenti

Organizacija dela z osebni dokumenti ima poseben vpliv na kakovost delovanja upravnega aparata, pa tudi na oblikovanje in kultura dela zaposleni. Bolj strokovno delo je, uspešnejša je dejavnost podjetja kot celote.

Notranji potek dela vsakega podjetja vključuje različne dejavnosti za pripravo, vzdrževanje, polnjenje, kopiranje, prenos poslovnih informacij. Kot kaže praksa, približno sedemdeset odstotkov vseh zaposlenih porabi za te dejavnosti. To je treba reči organizacija dela Dokumenti postajajo vse pomembnejši. Danes se ta dejavnost šteje za enega glavnih dejavnikov konkurenčnosti sodobnega podjetja.

Organizacija dela z dokumenti prevzema poseben pristop k prejetim in obdelanim poslovnim podatkom, koordinaciji procesov oblikovanja in spremembi distribucije informacij. Ustrezna organizacija dela z dokumenti zmanjšuje čas iskanja, poveča natančnost, pravočasnost podatkov in odpravo odvečnosti.

Ob upoštevanju dolgoročne prakse smo razvili tri glavne vrste dela z dokumentacijo: mešani, decentralizirani in centralizirani.

Slednji obrazec predvideva koncentracijo različnih obstoječih strukturnih operacij pri upravljanju enote v podjetju. Taka podrazdelitev je lahko splošna ali kadrovska služba, kanceri in podobno. Dokumentacijo lahko vodi ena oseba, ki je sekretar. V vsakem primeru bo odgovornost enote ali enega zaposlenega vključevala izvajanje celotnega cikla obdelave od potrdila do prenosa na arhivski oddelek. Te dejavnosti vključujejo sprejem, obdelavo poslovnih informacij, registracijo, shranjevanje, nadzor nad izvajanjem, odpremo, referencami in informacijami, sistematizacijo pred prenosom v arhiv.

Centralizirana organizacija dela z dokumenti se šteje za najbolj racionalno in v tem pogledu in bolj priporočljiva. To še posebej velja za mala podjetja. Pri uporabi tega načina sistematizacije dokumentacije se stroški dejavnosti obdelave informacij znatno zmanjšajo. Poleg tega se je bistveno izboljšalo organizacija dela zaposleni. S to obliko organiziranosti dela je pisarniška oprema najučinkovitejša, dosežena enotnost v metodoloških in upravljavskih dejavnostih, povezanih z obdelavo dokumentacije.

Nasprotno centraliziran sistem je decentralizirana shema. V tem primeru se za vsako enoto oblikuje lastna dokumentacijska storitev. V teh enotah se vse operacije izvajajo samostojno. Decentraliziran sistem je bolj značilen za tiste institucije in organizacije, ki se razlikujejo po ozemeljsko neskladnem aparatu. Poleg tega je ta sistem dela primeren tudi za tista podjetja, pri katerih se dokumentacija razlikuje v določeni specifičnosti (na primer, potreba po zagotavljanju varstva informacij).

Najpogostejša oblika je mešani sistem. V tem primeru se v osrednji enoti izvede določen del vseh operacij (praviloma za sprejemanje in obdelavo poslanih in prejetih dokumentov, shranjevanja, replikacije). V strukturnih oddelkih podjetja se izvajajo aktivnosti za tiskanje (izdelava), naročanje, shranjevanje in priprava za dostavo v arhiv.

Izbira tega ali tiste sheme dela z dokumentacijo poteka v skladu s strukturo podjetja samega.