Opis zaposlitve pisarniški vodja in nekateri drugi zaposleni v podjetju

Opis delovnega mesta je opredelitev delovnih obveznosti, pristojnosti, odgovornosti in delovnih pogojev zaposlenih v podjetju v skladu s svojo specializacijo.

Za izvedbo interakcije s strankami, kot tudi opravljanje administrativnih in vodstvenih nalog v strukturi organizacije, se oblikuje ločen oddelek - urad. Eden od vodilnih delavcev v tem delu podjetja je pisarniški vodja.

Opis delovnega mesta upravitelja pisarne združuje zagotavljanje in organizacijo dela urada ter interakcijo z drugimi enotami, ki so na voljo v podjetju.

Če se neposredno obvladuje vodji (direktorju) podjetja, skrbnik pisarne sodeluje pri nakupu, namestitvi in naročanje pisarniške opreme, razvoja in načrtovanja preventivnega in rutinskega vzdrževanja, razgradnje in odlaganja opreme, ki je izčrpala svojo življenjsko dobo.

Opis delovnega mesta upravitelja pisarne Vključuje tudi:

1. Zagotavljanje priprave in organizacije dela pisarne.
2. Sklenitev pogodb za dobavo potrošnega materiala.
3. Vzdrževanje proračuna stroškov, organizacija plačil in vpis pooblastil.
4. Popis pisarniških prostorov.
5. Organizacija dokumentacije v pisarni, sprejemu in odpošiljanju dopisov.
6. Organizacija potrebnega servisiranja strank podjetja, vodenje poslovnih pogajanj z registracijo dokumentov in nadaljnjo analizo.
7. Usklajevanje in nadzor dela pisarniškega osebja, porazdelitev njihovih nalog med njimi, z redno analizo učinkovitosti njihovega dela.
8. Razvoj in izvajanje sistemov disciplinske odgovornosti in motiviranje zaposlenih urada, pa tudi spremljanje njihovega izvajanja.
9. Zagotavljanje v okviru svojih organov pomoč zaposlenim v primeru operativnih težav.
10. Pripravite koordinate in zaključite nov delovni dan.
11. Priprava poročil.

V nekaterih primerih lahko pisarniška navodila upravnega urada vključujejo izvajanje nadzora nad zasnovo pisarne, pripravo in objavo gradiv za ocenjevanje za izdajo strankam.

Opis delovnega mesta upravitelja pisarne določa njegov razpored dela in stopnjo njegove odgovornosti. Zaposlenost je mogoče sprejeti ali zavrniti s sklepom vodstva podjetja. V skladu z uveljavljenim postopkom se imenuje oseba, ki je upravitelj urada v njegovi odsotnosti. Opis delovnega mesta pisarniškega vodje prevzame tudi odhod zaposlenega na službena potovanja.

V strukturi podjetja je specializiran oddelek, ki zagotavlja upravljanje zaposleni v podjetjih v skladu s kadrovsko politiko, vzpostavljeno v organizaciji.

Opis delovnega mesta kadrovske službe vključuje naslednje glavne določbe:

1. Delo na izbiro, sprejem in namestitev zaposlenih zahtevanih specialitet, poklicev in kvalifikacij.
2. Organizacija potrjevanja zaposlenih, opredelitev zaposlenih, ki so predmet ponovnega potrdila.
3. Priprava potrebnih dokumentov za predložitev institucijam socialne varnosti, vodenje evidenc v delovni knjigi, izdajanje potrebnih potrdil zaposlenim za zagotavljanje zahtev na določenem mestu.
4. Izvedba sistematične analize dela kadrovske strukture podjetja.
5. Organizacija časovnih evidenc, urnikov za oddajo, disciplinskega nadzora.
6. Krepitev discipline, zmanjšanje promet na podjetju.
7. Izvajanje sistematičnega dela, katerega namen je ustvariti rezerve podjetja.
8. Računovodstvo zaposlenih v podjetju.