Zapisi o osebju in evidence osebja v malem podjetju

Praviloma je v majhnih podjetjih nerazumno ustvariti posebno kadrovsko službo. Ker je obseg dela z osebjem v majhnih podjetjih običajno majhen, je kadrovska dokumentacija dodeljena enemu od zaposlenih, najpogosteje sekretarju ali računovodji. In to je logično, v tem primeru ustvarjanje posebne stopnje preprosto ni gospodarsko donosno.

Posebne značilnosti malih podjetij so takšne, da je kadrovsko evidenco mogoče hraniti v najmanjši sprejemljivi količini, ki ustreza potrebam in zahtevam majhnega podjetja, medtem ko se izvajajo le najbolj potrebne funkcije. Treba je opozoriti, da je osebje, ki dela v manjših organizacijah poteka v glavnem kot je potrebno, ne pa ves čas, in se zmanjša za izbor in zaposlovanje, odpuščanje zaposlenih, vodenje plač in nadzor nad delovno disciplino, prioritizacije počitnic. Kljub temu kadrovska politika ne izgubi ključnega pomena pri oblikovanju strokovne in kohezivne ekipe.

Kljub odsotnosti specializiranega kadrovskega oddelka pri malem podjetju ni mogoče zanemariti organizacije vodenja kadrovskih evidenc. Kadrovska dokumentacija, čeprav v zmanjšanem znesku, bi morala potekati v skladu z ustaljenimi pravili in obstoječo zakonodajo, zato ni treba podcenjevati potrebe.

Pravno pravilna in racionalna organizacija pisarniškega dela omogoča optimizacijo kroženja dokumentov in zmanjšanje količine dokumentacije, povečuje učinkovitost kadrovskega dela. Vodenje evidenc osebja dokumentira delovna razmerja. Tudi minimalni seznam dokumentov, potrebnih za vodenje v malem podjetju, je precej velik. To so glavni dokumenti:

• naročila in naročila za zaposlitev;

• kadrovanje;

• pogodbe o delu;

• osebne izkaznice;

• naročila za praznike;

• urnik počitnic;

• naročila za prenos na drugo delovno mesto, kombiniranje delovnih mest;

• odredbe o odpuščanju;

• časovni listi;

• interni predpisi in delovna disciplina;

• zagotavljanje varstva osebnih podatkov;

• delovne knjige in knjigo njihove registracije;

• dokumentacija o varstvu delavcev.

Vsaka kadrovska dokumentacija s tega seznama ima pravno in pogosto komercialno vrednost, kar je potrditev pomembnosti njenega upravljanja in potrebe po ustrezni registraciji. Ti dokumenti potrjujejo pravice in obveznosti delodajalca in delavca ter po potrebi postanejo pomembni dokazi v spornih situacijah.

Dokumentiranje delovnih razmerij zagotavlja pokojninska, socialna in druga jamstva, zagotovljena zaposlenim po ruskem pravu. Osebje dokumentacija služi kot osnova za izračun plač, nadomestil, bonitet, za določitev zavarovanja in delovno dobo nastanka poslovnega dogodka pokojnin, tako pomemben in nezamenljiv odgovoren pristop k oblikovanju prvotnih virov. Neprimeren odnos do upravljanja dokumentov lahko negativno vpliva na blaginjo podjetja in njegovih zaposlenih.

Na žalost pomanjkanje poklicnih kadrovskih upravljavcev v malih podjetjih pogosto vodi k nizki kakovosti vodenja evidence osebja in posledično do kršitve delovna zakonodaja.

Za pomoč pri odpravi teh kršitev, preden jih identificira delovna ali davčna inšpekcija ali predstavniki sklada socialnega zavarovanja, se lahko opravi revizija. Revizija kadrovske dokumentacije zagotavlja vrsto ukrepov za preverjanje pravilnosti izvrševanja dokumentov in pravilnosti vodenja evidenc. Revizorji bodo strokovno ocenili tveganja v primeru odkritih kršitev in priporočila za optimizacijo HR-evidenc, da bi jih odpravili.

Z optimizacijo kadrovske dokumentacije je mogoče ne le izogniti kazni s strani inšpekcijskih organov, temveč tudi izboljšati nadzorljivost kadrov, zagotoviti preglednost delovnih razmerij in zaščito pravic svojih zaposlenih.