Dokumentacija o dejavnostih upravljanja in njenih osnovnih pojmov

Dokumentacija pomeni beleženje podatkov v skladu z urejenimi pravili, to je postopek izdaje dokumentov v posebnem naročilu. Ker se postopek evidentiranja podatkov lahko izvede na različne načine, so dokumenti v praksi upravljanja zelo raznoliki: rokopisni, grafični, tipografski, fotografski in video materiali.

Dokumentiranje upravljavskih dejavnosti je reguliran postopek, ki mu zagotavlja pravno veljavnost - kakovost, ki je na seznamu veljavne zakonodaje.

Do danes se uporabljajo različna načina dokumentiranja: od preprostih (kot so svinčniki in običajne kemične svinčnike) do bolj zapletenih elektromehanskih (to vključuje kasetofon, video kamere, fono kamere itd.) In računalniško podprtih računalnikov. Od uporabljenih sredstev so odvisne tudi metode dokumentacije. Lahko je tekstualna, elektronska, filmska in fotografska.

Dejavnosti upravljanja Uporablja praviloma besedilne dokumente, napisane ročno ali ustvarjene v računalniku. Zato so prejeli ime upravljavske dokumentacije.

Dokumentacija je vedno na določenem nosilcu določena kakršna koli informacija s posebnimi potrebami, po kateri se opravi njegova identifikacija. Dokumentiranje vodstvenih dejavnosti ustvarja načine in razloge za urejanje dejavnosti kot ločene uradni, ter finančne ali organizacijske akcije celotnega podjetja.

Dokumentacija se lahko razlikuje glede na njegove funkcije, namen, vsebino, stopnjo tajnosti in dostopnost informacij. Usmerjevalni dejavniki omogočajo, da jih razvrstimo v interorganizacijske in zunanje. Prvi, ki ne presega omejitev ene institucije ali organizacije in se izvaja med njenimi udeleženci, se imenuje uradno. Druga - zunanja dokumentacija - poteka med organizacijami različnih vrst, posameznimi uradniki, ki niso neposredno podrejeni drug drugemu.

Tehnična dokumentacija se izvaja v skladu z ustaljenimi normami, ki so za vse vrste dokumentov lastne. Za vsako vodstveno dejavnost je to še posebej pomembno, ker dokumentacija postane zakonita, kar je najprimernejši dokaz pristnosti informacij, ki jih vsebuje.

Dokumentiranje dejavnosti upravljanja določa posebne odgovornosti za uradnike ali organe upravljanja, ki ga izvajajo. Torej, v času oblikovanja uradnih dokumentov je treba upoštevati veljavno zakonodajo, pravila o registraciji, ki so na ravni države. Poleg tega mora vsak dokument nujno spremljati tudi podrobnosti organizacije, pravno pomembne: njeno ime in ime dešifriranje, podpisi in pečate vodstva ali določenega oddelka podjetja, datum sestavljanja in številka v registru, pooblaščeni gojitelji itd. Končno mora dokumentacija upravljavskih dejavnosti vsebovati dokumente, ki so strogo v njihovi pristojnosti.

Dokumenti se razlikujejo glede na stopnjo avtentičnosti. Osnutki ali kopije iz glavne dokumentacije vsebujejo le določeno besedilo in ne vsebujejo take pravne veljavnosti kot originali. Dokument, ki vsebuje informacije in zgornje zahteve, ki potrjujejo njeno veljavnost in verodostojnost, se šteje za pristen.