Dokumentacijski sistem je ... Definicija, opis, funkcije

Učinkovitost vodstvene dejavnosti določa učinkovitost vmesnih ravni upravljanja. Eden od njih je pisarniško delo. Zagotavlja hitro sprejemanje odločitev. Informacije, ki so prisotne v dokumentaciji, so potrebne za stabilnost dela katere koli organizacije.

Koncept dokumentacijskega sistema

Različni dokumenti so zbrani v okviru vodstvenih dejavnosti. Skupek dokumentov, ki so med seboj povezani glede na izvor, vrsto, namen, področje uporabe, enotne zahteve za registracijo, tvori določen sistem. Vsak nosilec teh ali teh podatkov je sama po sebi kompleksna informacijska struktura.

Dokumentacijski sistem je večstopenjski model. Sestoji iz številnih podsistemov, ki delujejo kot kompleksne neodvisne strukture glede na elemente, ki jih tvorijo.

Razvrstitev

Vsi prevozniki informacij so združeni v določene skupine - dokumentacijski sistem. To je je treba zagotoviti učinkovitost in učinkovitost upravljavskih nalog. Uvrstitev se opravi na podlagi posebnih značilnosti.

Obstajata dve vrsti sistemi dokumentacije. To je poslovne in funkcionalne skupine. Slednji se štejejo za najbolj trpežne in univerzalne. Dejstvo je, da je osnova za oblikovanje funkcionalni dokumentacijski sistemi znaki so postavljeni, ki se ne spreminjajo dlje časa. Trenutno je približno 40 velikih funkcionalnih skupin dokumentov.

Sistem za dokumentacijo podjetij sestavljajo nosilci informacij, ki se uporabljajo pri izvajanju nalog upravljanja na določenem področju državne dejavnosti, gospodarski sektor, v okviru ločenega podjetja. Ista skupina vključuje dokumente, ki se oblikujejo med življenjem posameznika ali določene družine.

Funkcionalne skupine

Vključujejo medijske informacijske sisteme, ki zagotavljajo izvajanje splošnih funkcij upravljanja na prvem mestu. Obstajajo enotnodokumentacijski sistemi:

• Načrtovano.
• Poročanje in statistični podatki.
• Primarno.
• Glede na delo.
• Računovodstvo.
• Poravnava in denarna, finančna.
• Oddelek in statistično poročanje.

Število funkcionalnih skupin vključuje tudi zbirke dokumentov, ki odražajo specifične dejavnosti nekaterih institucij in organizacij:

• Medicinski.
• Izobraževanje.
• Oblikovanje in gradnja itd.

Posebnost skupin podjetij

V takem dokumentacijski sistemi več funkcionalnih sistemov je mogoče kombinirati. V tem primeru bodo slednji predstavljeni kot vrsta podsistema.

Na primer, skupek nosilcev informacij, ki se uporabljajo na univerzi, je sestavljen iz poročevalskih in statističnih, računovodskih, organizacijska in administrativna dokumentacija.

Poslovni dokumenti

Ta dokumentacijski sistem pojavil se je eden od prvih. Tudi v starodavnem Egiptu se je uporabljal za urejanje družinskih, gospodarskih odnosov.

Sistem poslovnih dokumentov se oblikuje z akti upravne narave. Vsebuje zahtevo, ki daje podatke, ki so določeni na nosilcu materiala, pravni sili.

Računovodstvo in statistika

V XVI-XVII stoletjih. računovodski sistem se je začel oblikovati. V začetni fazi so se informacije odražale v posebnih knjigah računovodskih poslovnih transakcij, prejemkov. Ta primarna dokumentacija ki se uporabljajo za reševanje sporov. Nato so se pojavili bolj zapleteni dokumenti.

Trenutno primarna dokumentacija je osnovo računovodstva. Danes se kot začetni dokumenti uporabljajo denarna naročila, računi, računi in drugi razbremenilni dokumenti. V tem primeru je lahko primarno in organizacijska in administrativna dokumentacija. Zlasti gre za naročila, naročila vodje ali drugo pooblaščeno osebo.

V XVI-XVII stoletjih. začeli oblikovati statistični račun. Za odzivanje informacij so uporabili pisarje in popisne knjige. Prvi so vsebovali opise županij in mest, drugič pa zabeležili podatke, pridobljene med popisom gospodinjstev.

V 18. stoletju. Statistično poročanje je nastalo.

Komercialna dokumentacija

Nastala je v drugi polovici 19. stoletja. Sistem komercialnih dokumentov vključuje različne pogodbe, sporazume, obveznice, delnice in tako naprej.

Med razvojem mednarodnih odnosov je postalo potrebno skleniti pogodbe s tujimi državami. Tako se je začel oblikovati sistem diplomatskih dokumentov. Sčasoma se je razširil, vključno z vsemi novimi podsistemi:

• Diplomatska korespondenca.
• Dokumentiranje dejavnosti konzulatov v tujini itd.

Vojaški dokumenti

Začeli so se pojavljati po nastanku centralizirane države. V celotnem obdobju cesarstva se je sistem vojaške dokumentacije znatno razširil. Vključevalo:

• Vedomosti, registrirani seznami, časovni listi.
• Naročila (naročila, naročila, naročila).
• Pojasnila (navodila, pravila, navodila).
• Dokumenti, ki so odražali potek oboroženih konfliktov (dispositions, dislocations, magazines).

Organizacijski in administrativni dokumenti

Ta skupina velja za enega največjih med vsemi sistemi. Vključuje dva podsistema, včasih obravnavanih kot ločene enote: organizacijska (organizacijska in pravna) ter administrativna dokumentacija.

Prvi je sklop dokumentov, ki določa pravila, predpise, standarde, ki opredeljuje status organizacij, podjetij, ustanov, kot tudi njihovo sestavo, pristojnosti, število zaposlenih, so dejavnosti, itd so vključeni število organizacijskih in pravnih dokumentov .:

• Predpisi.
• Časovni razpored osebja.
• Listina.
• Opisi delovnih nalog itd.

Regulativni dokumenti so namenjeni urejanju dejavnosti organizacij, podjetij in institucij. Ti vključujejo odločitve, naročila, naročila, odločitve, navodila itd.

Informacijsko-referenčni in analitični dokumenti

Izvajajo storitveno vlogo v zvezi z organizacijska in administrativna dokumentacija. Informativno-referenčni akti so memorandumi, zapisniki, izjave, pisemske pisemske pisma, poslovna pisma, telegrami, elektronska sporočila in številne druge.

Informativno-analitični dokumenti so povzetki, reference, mnenja, mnenja, sezname itd.

Sistem osebja

Vključuje širok spekter dokumentov. Zapisi osebja vsebujejo podatke o osebju organizacij, institucij, podjetij, dejavnosti oddelkov za kadre. Glavni del dokumentov je oseben. Med njimi je bil časopis pripravljen:

• Državni organi. Takšni dokumenti vsebujejo pravna dokazila o informacijah, ki jih zagotovijo državljani. Vključujejo, na primer, potni list, delovno evidenco, diplomo, potrdilo, vojaško vozovnico, zdravniško potrdilo itd.
• Na podjetju, v instituciji, organizacija za potrditev vseh pravnih dejstev. To so lahko značilnosti, peticije, potrdila o plačah, opustitve, potrdila itd.
• Državljani za napotitev upravi ali sindikatu na prenehanje, ustanovitev, spremembo delovnega razmerja in druga pravna razmerja. Takšni dokumenti vključujejo avtobiografije, povzetke, izjave, pojasnila itd.

Število osebja vključuje uradne dokumente. Karakterizirajo poklicne, poslovne, osebne lastnosti zaposlenega, vendar niso namenjeni za prenos zanj. Takšni dokumenti so vloge za imenovanje na delovna mesta, potrdila, memorandume in tako naprej.

Združeni dokumentacijski sistem

Potreba po videzu je nastala konec 20. stoletja. Ustvari enoten dokumentacijski sistem na področju upravljanja je bil posledica hitrega razvoja digitalne tehnologije in zapletov gospodarskih odnosov.

Leta 1971 je vlada ZSSR sprejela resolucijo, ki predpisuje pospešitev dela na poenotenju dokumentov in klasifikatorjev tehničnih in gospodarskih informacij. Razvoj je temeljil na funkcionalnih sistemih.

Ključni cilj združevanja je vzpostavitev racionalne sestave dokumentiranih oblik in sklopa medsebojno povezanih socialnih, tehničnih in ekonomskih kazalnikov. V tem primeru je poseben dokumentacijske zahteve.

Vrednost poenotenja

Enotni sistem upravljanja dokumentov določa:

• Zmanjševanje stroškov dela pri izvajanju izmenjave informacij. Oseba se najmanj trudi pri oblikovanju ali branju informacij.
• Široka uporaba digitalnih tehnologij. Združena dokumentacija je prilagojena za elektronsko obdelavo. To zagotavlja informacijska, tehnična, programska združljivost dokumentov, uporaba njihovih ustreznih obrazcev, slovarjev, razvrščevalcev in drugih pomožnih materialov.
• Racionalizacija informacijskih tokov.
• Zmanjšanje števila dokumentov.
• Nadaljnje izboljšanje vodenja evidence.

Vse to bistveno izboljša učinkovitost upravljavskih dejavnosti, saj se prejemanje kakovostnih informacij pojavi hitreje. Poleg tega se zmanjša število napak, ročnih operacij, obsega stroškov, vključno s finančnimi.

Združeni sistem je niz državnih standardov, ki določajo:

• Osnovna pravila za kroženje dokumentov.
• V njej je vključena enotna oblika dokumentov.

Kategorije

Jedro enotnega sistema je posebej razvita oblika dokumentacije. Njihova ločitev poteka v skladu s stopnjo homologacije. Obstajajo naslednje kategorije obrazcev:

• Vse ruski.
• Oddelek (industrija).
• Regionalno.
• Korporativno (uporablja se v podjetjih, organizacijah in institucijah).

Danes v Rusiji obstaja 8 enotnih dokumentacijskih sistemov:

• Bančništvo.
• Organizacijski in administrativni.
• Poročanje in statistični podatki.
• Glede na delo.
• FIU.
• Zunanjetrgovinske transakcije itd.

Tabela obrazcev

Nastane v institucijah, organizacijah in podjetjih po rezultatih poenotenja. Tabela je enotni normativni akt - seznam oblik dokumentov, ki so potrebni in zadostni za učinkovito reševanje nalog upravljanja.

V jedru je referenca. V tabeli so v pravilni obliki določeni obrazci, ki se uporabljajo pri podjetju, v organizaciji ali instituciji, ter v fazah priprave in formalizacije dokumentov. Izgleda praviloma v obliki tabele.

Raziskovalni dokumenti

Ustvarjajo se med izvajanjem raziskovalnega, znanstvenega in tehničnega razvoja. Glavne vrste dokumentov so:

• Poročila o rezultatih eksperimentalnega oblikovanja, eksperimentalnega oblikovanja, tehnološkega dela.
• Poročila o znanstvenih in tehničnih poslovnih potovanjih, ekspedicije.
• Raziskovalni programi.
• Opombe, pregledi, študije izvedljivosti.
• Mnenja, komentarji, mnenja, sklepi.
• Disertacije, monografije, druge znanstvene publikacije.
• Vloženi rokopisi.
• Primarni dokumenti, nastali med raziskavami. Med njimi so, na primer, revije eksperimentov, rezultati laboratorijskih analiz,

Znanstveno-raziskovalna dokumentacija se uporablja pri praktičnem izvajanju inovativnega razvoja. Informacije iz nje se uporabljajo na podlagi različnih navodil, priporočil, receptov itd.

Zaključek

Iz pravilne organizacije kroženja dokumentov je pogosto odvisen rezultat upravljanja. To je zlasti pomembno za vladne agencije. Zato državne agencije v svojem delu uporabljajo enotne sisteme dokumentov.