Kako ustvariti profile za zaposlitev, da bi našli dragocene zaposlene?

Preden vsaka vodja ali vodja dela z osebjem prej ali slej postane vprašanje zamenjave prostega delovnega mesta. Izbira dobrega strokovnjaka ni lahka naloga. V ta namen vodje pogosto sestavljajo profile delovnih mest, ki pomagajo pri usmerjanju v zahteve za vlagatelja.

Opredelitev pojma

Profili delovnih mest so niz strokovnih in osebnih kompetenc, ki se morajo ujemati s kandidatom za določeno delovno mesto. Trenutno ni formalnega opisa značilnosti, ki bi jih imel predstavnik določenega poklica, zato te dokumente vodijo sami voditelji.

Lahko rečemo, da je profil delovnega mesta nekakšen standard, po katerem mora zaposleni izpolniti svoje naloge. Opis mora biti podroben in najpomembneje - realističen. Dokument mora vsebovati naslednje glavne elemente:

• kraj in pomen položaja v organizacijski strukturi posameznega podjetja;
• funkcionalne dolžnosti, ki jih mora zaposleni sprejeti na tem položaju;
• profil, ki navaja glavne kompetence, ki jih mora imeti kandidat za položaj;
• osebne lastnosti, ki so potrebne za izpolnjevanje določenih dolžnosti;
• Minimalni seznam zahtev, ki jih organizacija navaja svojim zaposlenim.

Tako lahko rečemo, da so profili delovnih mest skupek značilnosti, ki jih mora uslužbenec uskladiti. To je določen standard, ki opisuje dolžnosti, pa tudi kvalifikacije in osebne parametre prosilca.

Zakaj potrebujete profile za delo

Pred tem HR menedžerji se pojavi redno vprašanje o zaprtju prostega delovnega mesta. Ker ni opravil izčrpnega profila delovnega mesta, ni treba začeti neposrednega izbora zaposlenih. Ta dokument je nekakšen namig, ki se uporablja v naslednjih primerih:

• izbira kandidatov za prosta delovna mesta;
• za potrditev že delujočega osebja, da bi ugotovili stopnjo skladnosti s položajem (tudi za zaposlene, ki so opravili poskusno obdobje);
• z namenom oblikovanja načrtov za usposabljanje osebja in dvig ravni usposobljenosti;
• če morate ustvariti rezervno osebje za prihodnost;
• da bi načrtovali karierno rast in nadaljnjo promocijo zaposlenih na višjih položajih v organizaciji.

Pogosto je profil delovnega mesta kandidata za določeno delovno mesto zmeden z opisom delovnega mesta. Glavna razlika med tema dvema dokumentoma je, da je drugi sestavljen na podlagi zahtev zakona. Opis dela je splošni dokument, ki je sestavljen za poklic kot celoto, in ne za določenega uslužbenca določene organizacije. Določa glavne odgovornosti in delovne razmere. Profil profila je dokument lokalne narave, ki nima jasnih zahtev glede vsebine in strukture. Upravitelj človeških virov (ali drugo osebje) temelji na osebnih izkušnjah ali splošni praksi organizacije.

Strokovne kompetence

Za vsako delovno mesto mora zaposleni imeti določene pristojnosti. To so kvalifikacijske značilnosti, ki so potrebne za izvedbo določenega dela. Tako profil pristojnosti za delovna mesta običajno vključuje naslednje elemente:

• strateško razmišljanje (pomeni zmožnost oblikovanja dolgoročnih načrtov ob upoštevanju možnih tveganj in alternativ);
• vpliv na druge (sposobnost braniti svoje stališče in tudi prepričati druge v njegovo pravilnost);
• spretnosti za reševanje problemov (sposobnost ustreznega odzivanja na nestandardne situacije in težave ter hitro odkriti izhode iz njih);
• iskanje informacij (izbor in filtriranje podatkov, zmožnost iskanja in uporabe dejanskih virov);
• sposobnost dela s strankami in sogovorniki (interesi, razumevanje psihologije, zadovoljstvo želja in potreb);
• prožnost (hiter odziv in odločanje v skladu s spreminjajočo se situacijo);
• osredotočiti se na kakovost (znanje in izvajanje vseh zahtev in norm, kot tudi želja po nenehnem izboljševanju).

Odvisno od zadevnega položaja lahko seznam kompetenc razširite ali zožite. Profesionalni položaj profila ne vsebuje le zahtev, ampak tudi stopnjo njihove resnosti (osnovno, visoko, maksimalno). Ta indikator lahko določimo z rezultati razgovora ali s posebnimi psihološkimi testi.

Kako se zbira

Priprava profila objave je precej težaven proces. Potreba je zaradi dejstva, da vam ta dokument omogoča določitev parametrov, ki bi jih imel dragocen delavec. Pravilno oblikovanje profila, kadrovsko osebje močno olajša proces iskanja in izbiranja novih zaposlenih. Pri pripravi dokumenta je treba upoštevati številna priporočila in pravila:

• Naslov stališča mora biti kratek in jasno odražati njegovo bistvo. Povedano je tudi, da je kratek opis, ki vsebuje seznam glavnih dolžnosti zaposlenega. Lahko se predstavi v obliki seznama nalog. To bo osnova profila posta.
• Seznam osnovnih informacij o delovnem mestu mora vključevati ne le postopek dela, ampak tudi znesek plač, ki bo eden od ključnih trenutkov v razgovorih. Prav tako je vredno opisati hierarhijo podrejenosti in približni seznam oseb, s katerimi bo novi sodelavec moral delovati.
• Za opravljanje nalog zaposlitve potrebujete niz specifičnih kompetenc. Ta seznam ne bi smel biti prevelik (ne več kot 10 točk). Lahko ga sestavimo na podlagi osebnih izkušenj, teoretičnih študij, opazovanj zaposlenih in sociološkega raziskovanja. Kompetence lahko razdelite v več skupin (na primer specifične in korporativne).

Profil mora biti hkrati jedrnat in jedrnat. To vam bo omogočilo, da pridobite izčrpne informacije, ne da bi porabili preveč časa pri obdelavi.

Glavne faze ustvarjanja

Razvoj delovnega profila vključuje več zaporednih stopenj:

• V prvi fazi priprave dokumenta, opisi delovnih mest, pa tudi vse informacije o specifičnosti dela podjetja, je treba natančno preučiti. Lahko govorite z osebjem ali sociološka raziskava z uporabo enotnih obrazcev.
• Potem se določi krog oseb, ki bodo neposredno sodelovali pri delu. Najpogosteje to vprašanje obravnavajo strokovnjaki oddelka za človeške vire. Kljub temu je pomembno, da se vključijo tudi upravitelji drugih storitev, za katere so zbrani profili. Delo se lahko izvede skupaj ali ločeno, rezultati pa se lahko združijo v končni delovni dokument.
• Tretja stopnja vključuje preučevanje organizacijske strukture podjetja z namenom določitve kraja določenega delovnega mesta v njem. Določiti je treba podrejene in takojšnje nadrejene, pred katerimi bo novi vodja vodil evidenco.
• Nato podroben opis funkcionalnih odgovornosti, ki ustrezajo določenemu delovnemu mestu. Osnova se ne upošteva le regulativni pravni akti, ampak tudi osebne izkušnje v določenem podjetju.
• Na peti stopnji mora vodja kadrovskih služb (ali drugi strokovnjak, ki se ukvarja z razvojem profila) določiti seznam znanj in spretnosti, ki bodo potrebni za opravljanje dela. Gre za profesionalne kompetence.
• Po odločanju o kompetencah je pomembno, da jih razdelimo glede na stopnjo pomembnosti in raven, na kateri bi jih moral specialist. To bo olajšalo izbiro osebja.
• Poleg tega morajo udeleženci delovne skupine ugotoviti, katere osebne značilnosti mora imeti kandidat za izpolnjevanje prostega delovnega mesta. Včasih so znacilne lastnosti še pomembnejše od strokovnih kompetenc, saj je slednje mogoče razcleniti in prvi lahko postanejo resna ovira v delovnem procesu.
• V osmi fazi je treba določiti splošne zahteve za zaposlene. Običajno gre za spol, starost, stopnjo izobrazbe ali delovne izkušnje itd. Treba je omeniti, da prvi dve znaki niso vedno primerni za uporabo, saj jih lahko z njimi obravnavajo kot diskriminacijo.
• Zadnja stopnja pomeni opredelitev meril, v skladu s katerimi se bo določila učinkovitost dela zaposlenega. Uporabijo se lahko v poskusnem obdobju ali za redno ocenjevanje kakovosti dela obstoječih delavcev.

Treba je opozoriti, da ta algoritem ni obvezen za skladnost v vseh organizacijah. Odvisno od velikosti podjetja, pa tudi specifičnosti njene organizacijske strukture, je mogoče nekatere faze zamuditi, dodatne pa se lahko uvedejo.

Zbirka vzorcev

Trenutno ni enotne oblike, v skladu s katero bi bil oblikovan profil zahtev za delovno mesto. In za poklice same, se lahko določijo posebne zahteve za vsako podjetje. Kljub temu so vodje zaposlenih že razvili določeno prakso, v skladu s katero je bil oblikovan profil delovnega mesta. Vzorec je lahko takšen:

• naziv delovnega mesta glede na urnik zaposlenih;
• kratek opis (kaj mora storiti delavec);
• bistvene pogoje (delovni načrt, raven plač itd.);
• zahteve, ki jih je prosilcu treba položiti (stopnja izobrazbe, delovne izkušnje na določenem področju, določene posebne spretnosti);
• razširjen seznam opisov delovnih mest;
• kompetence podjetij, ki jih mora imeti potencialni zaposleni v določeni organizaciji;
• psihološke preiskave in druge metode ocenjevanja primernosti zaposlenega na določenem položaju.

To je približen vzorec. Najpogosteje ima ta struktura profil delovnega mesta. Vzorec se lahko razširi ali zoži, odvisno od strukture organizacije. Za določene objave lahko vnesete tudi dodatne parametre.

Profil vodje osebja

Vodja kadrovske službe je eden od najbolj odgovornih delovnih mest v podjetju, saj je zaposlenec, ki določi kvalitativno sestavo zaposlenih. Zato ima osebje posebne zahteve, ki se odražajo v takem dokumentu kot profil delovnega mesta. Vzorec je lahko naslednji:

• spretnosti dela z ljudmi (vodja osebja mora imeti spretnosti dialoga in odločitev o spornih vprašanjih);
• hitro vključevanje (Specialist za človeške vire ne bi smel biti ravnodušen, bi moral imeti zanimanje za reševanje določenih vprašanj);
• pobuda v zadevah, povezanih z izboljšanjem strukture in kakovosti osebja;
• odprtost do komunikacije (ta kakovost je potrebna zaradi posebnih značilnosti delovnega mesta);
• navdušenje za reševanje aktualnih vprašanj;
• pozitivno razpoloženje, ki bo posredovano vsem ostalim članom ekipe;
• sposobnost vodenja pogovora (vodja, ki ima vodilno vlogo v pogovoru s potencialnimi in resničnimi zaposlenimi);
• vodstvene lastnosti;
• veščine javnega govora (za predstavitev poročil in poročil najvišjemu vodstvu, pa tudi seminarji za podrejene);
• nestandardno razmišljanje za ustvarjalne odločitve v izrednih razmerah;
• oratorske sposobnosti, prepričljivost izgovora;
• hitrost razmišljanja in hitrosti v akciji;
• sposobnost prilagajanja spreminjajočim se pogojem (kot tudi pomoč novozaposlenim osebjem);
• odsotnost strahu pred tveganjem (ta značilnost mora biti zmerno izražena);
• neodvisnost pri odločanju;
• sposobnost eksperimentiranja in iskanja novih pristopi k upravljanju;
• smisel za humor, ki pomaga odpraviti stresne in stresne situacije.

Pri tem je treba posebno pozornost posvetiti profilu vodje, odgovornega za izbiro osebja, saj je ta položaj eden ključnih v katerem koli podjetju. Oseba, ki uveljavlja to stališče, mora v celoti izpolnjevati zahteve, ker je na njegovih ramenih odgovorna za oblikovanje osebja.

Zahteve za prodajalca

Precej pogosto lahko najdete tako prosto delovno mesto kot vodja prodaje. Kljub temu, da mnogi mladi začenjajo svoje delo na karierni lestvici s tovrstnim delom, že na tej stopnji zahtevajo resne zahteve za prosilce. Tipičen profil položaja vodje prodaje je naslednji:

• pripravljenost za stalno komunikacijo s široko paleto ljudi (dobavitelji, kupci, kupci in tako naprej);
• sposobnost hitrega odločanja o rezultatih pogajanj z nasprotnimi strankami;
• sposobnost vzdrževanja optimističnega razpoloženja v pogovoru in ustvariti vzdušje zaupanja;
• ustvarjalnost mišljenja (pomembna je pri predstavitvi izdelka);
• sposobnost racionalnega organiziranja svojega časa (ker delo vključuje številna dnevna srečanja in pogajanja);
• diplomatski ton pri obravnavanju izvajalcev in strank;
• čustveno ravnovesje, sposobnost, da ostanejo mirni v stresnih situacijah in hitro najdejo izhod iz konfliktov;
• sposobnost iskanja skupnega jezika z različnimi vrstami osebnosti;
• zvestobo prodanemu izdelku.

Treba je omeniti, da je podan zelo približen profil položaja. Primer je mogoče razširiti ali zmanjšati glede na potrebe določene organizacije.

Glavni pristopi k profilu delovnega mesta

Razvoj profila profila se lahko izvede v skladu z dvema glavnima pristopoma:

• Situacijski pristop pomeni, da je dokument pripravljen v nujnem vrstnem redu, ko je nujno treba nujno zapriti prosto delovno mesto. Ker je čas zelo omejen, je dokument sestavljen zelo približno, kar nakazuje samo osnovne zahteve za potencialnega zaposlenega. V prihodnosti lahko ta javna naročila oblikujejo polnopravni profil.
• Metodični pristop pomeni temeljito delo, kar bo povzročilo razvoj jasnih funkcij dela, potrebnih kompetenc, osebnih lastnosti, funkcionalnih področij odgovornosti. Vsebuje vse izčrpne informacije, zato bo kot delovni dokument pri iskanju in izbiri osebja. Ker bo organizacija izvedla kakršnekoli reforme, se bo profil spremenil.

Sklepi

Treba je omeniti, da je za uspešen izbor kadrov pomembno, da se profil delovnega mesta pripravi na podjetju. Primer enotnega dokumenta je težko prinesti, saj to vprašanje ni urejeno z zakonom, ampak ostaja v presoji upraviteljev družbe.

Profil je eno od glavnih orodij, ki se uporablja pri izbiri kandidatov za polnjenje prostega delovnega mesta. Poleg tega je v skladu s tem dokumentom mogoče opraviti redno ocenjevanje osebja ali nadaljnjo revizijo poskusno obdobje. Glede na rezultate študije je mogoče opredeliti področja za izboljšanje stopnje usposobljenosti.

Pri sestavljanju profila lahko uporabite enega izmed dveh pristopov. Stanje se zgodi, ko je nujno treba zapreti prosto delovno mesto. V tem primeru se opis delovnega mesta lahko precej približa z navedbo samo glavnih značilnosti. Če govorimo o metodološkem pristopu, se razvije temeljit podroben dokument, ki se nenehno uporablja pri zaposlovanju.

Značilen proces razvijanja delovnega profila vključuje več zaporednih korakov. Najprej se proučijo značilnosti poklica, pa tudi zahteve, ki jih prinašajo regulativni in pravni akti. Prav tako je potrebno ustanoviti skupino usposobljenih strokovnjakov, ki bodo sodelovali pri zbiranju dokumentov. Profil je sestavljen ob upoštevanju organizacijske strukture podjetja, zato ga je treba skrbno preučiti. Glavni del dokumenta je opis opisa delovnega mesta potencialnega zaposlenega, pa tudi zahteve za kompetence. Prav tako je treba posvetiti pozornost osebnim lastnostim (komunikacijske veščine, odpornost na stres in tako naprej).