Vzorec standardnega opisa dela arhiva

Mesto arhiviste se imenuje arhivist. Glavna naloga strokovnjaka na tem področju je ugotoviti delo samega arhiva in promet dokumentacije v njem. Takšni strokovnjaki so potrebni, kjer je velik promet uradnih dokumentov, zlasti v organizacijah, povezanih z zavarovanjem, financami in zlasti v državnih podjetjih. Glavni dokument, na katerega naj se sklicuje novi zaposleni, je opis delovnega mesta arhiva.

Splošne določbe

Arhivar lahko sprejme ali zavrne le vodja podjetja. In na prvem mestu se mora sklicevati na veljavno zakonodajo države. V navodilu je treba navesti osebo, ki je neposredni nadzornik strokovnjaka, ki zaseda to funkcijo.
Če želite delovati kot arhivist, mora oseba pridobiti začetno poklicno izobrazbo, nato pa lahko zasede položaj tudi brez izkušenj na tem področju. Obstaja možnost, da bo oseba, ki ima povprečno ali splošno izobrazbo, prejela delo, potem pa mora prejeti posebno usposabljanje v tej smeri. Izkušnje v tem položaju so neobvezne.

Kaj morate vedeti

Opis delovnega mesta arhiva podjetja predpostavlja, da mora imeti zaposleni določeno znanje: dolžan je preučiti predpise, navodila in celoten seznam pravnih dokumentov, ki se nanašajo na arhiviranje v tej organizaciji. Poleg tega mora vedeti, kako hraniti, uporabljati dokumente in tudi, katere standarde jih je treba sprejeti in predati. Njegovo znanje mora vključevati enoten državni sistem vodenja evidenc. Poleg tega je dolžan razumeti, kako se zbirajo opisi shranjenih dokumentov, katere od njih je treba stalno hraniti in katere - le začasno, in tudi zbirati dejanja v zvezi z njihovim uničenjem.

Opis dela pomočnik arhivar pomeni, da je treba vedeti, kako so stvari, ki, kakšna pravila, ki se pripravlja za kasnejšo uporabo in varnost kot pa računovodstvo in poročanje v podjetju. Ta oseba mora razumeti strukturo družbe, v kateri je zaposlen in pravili uporabe opreme in vseh tehničnih sredstev, potrebnih za opravljanje dela v arhivu. Poleg tega mora vedeti vse notranje predpise in zakone organizacije, vključno z zdravjem in varnostjo, požarne varnosti, urnik in več za.

Odgovornosti

Opis dela arhivar proračunski zavod predlaga, da mora opravljati nekatere naloge: izvajanje del v zvezi z arhivskim poslovanja, vzdrževanje dokumentacije, ki je priložena v arhiv, registracija prejetih dokumentov, razvoj območja in preverite veljavnost primerih, pred dobavo v arhiv. Če obstaja takšna potreba, potem šifrira enoto za shranjevanje, so sistematizirati dajanje zadeve in jih shrani v registru.

Opis naloga arhiviste zdravstvene ustanove predpostavlja, da mora pripraviti povzetek opisov shranjene dokumentacije, njegovo distribucijo za začasne in večne enote. Voditi mora zapise in uničevati dokumente, ki so potekli pravočasno, ter razviti sistem, kjer lahko hitro in enostavno najdete dokument, ki ga potrebujete.

Druge funkcije

Poleg tega njegova delovna dolžnost zahteva navzočnost strokovnega znanja o dostopnosti dokumentov za znanost in ne le. Zagotoviti mora, da dokumenti ostanejo varni, če je potrebno, z njimi opravljajo restavratorska dela. Tudi ta specialist poskrbi, da so vsi potrebni pogoji za običajno shranjevanje dokumentov v arhivski sobi.Arhivist mora spremljati izvajanje pravil požarne zaščite in uporabljati sodobna tehnična orodja za delo z dokumenti. Na zahtevo zaposlenih in obiskovalcev organizacije je dolžan izdati kopije ali izvirnike arhivskih dokumentov, izdati potrdila z uporabo informacij, ki so na voljo v arhivu, in pripravi poročila o svojem delu.

Pravice

Opis dela medicinskega arhivista predvideva, da ima določene pravice. Lahko zahteva in prejme dokumente, ki se nanašajo na njegovo delovno aktivnost. Če je potrebno, lahko sodeluje s strokovnjaki iz drugih oddelkov podjetja ali iz drugih organizacij, če mu to pomaga pri reševanju njegovih pristojnih vprašanj. Če obstaja takšna potreba, lahko zastopa interese svoje družbe v drugih organizacijah o vseh vprašanjih, ki neposredno zadevajo delo arhiva.

Odgovornost

Arhivar opis dela kažejo, da je odgovorna za neizpolnjevanje svojih nalog, in slabe kakovosti dela, za zagotavljanje napačne ali zavajajoče informacije o opravljeno delo, za neupoštevanje naročilu nadrejenih.

Poleg tega je odgovoren za situacijo, če so odkrili kršitve, varnostne kršitve ali druga dejanja, ki ogrožajo normalno delovanje podjetja, delavec pa jih ni obvestil in ni sprejel ukrepov za rešitev problema. Arhivar je odgovoren za kršenje norm s področja delovne discipline.

Delovni pogoji

Opis dela arhiva predvideva, da mora vodstvo organizacije določiti ure svojega dela v skladu z delovno zakonodajo. V primeru proizvodne potrebe mora podjetje zagotoviti delovno mesto ob upoštevanju vseh norm in standardov ter vse, kar je potrebno za poslovna potovanja, vključno z lokalnimi. Prav tako ima pravico podpisati dokumente, ki spadajo v njegovo pristojnost.

Zaključek

Glavni dokument, na katerem se mora strokovnjak sklicevati na to delovno mesto, je opis delovnega mesta arhiva. Ne glede na organizacijo, v kateri deluje, pravice, dolžnosti, funkcije in znanje praktično sovpadajo in se lahko razlikujejo glede na potrebe posameznega podjetja in katere naloge upravljavska skupina dodeljuje svojim zaposlenim.

Takšno delo vključuje pozornost, skrbnost, poznavanje pravil varnosti pomembnih dokumentov, poznavanje vrednotenja določenih dokumentov ter sposobnost sistematizacije, hitrega iskanja in šifriranja dokumentov. Pomemben dejavnik je tudi sodelovanje z ljudmi, ker poklic arhivista vključuje izdajanje in sprejemanje različnih dokumentov, preverjanje točnosti njene kompilacije in avtentičnosti. Samo pozorna oseba, ki je pripravljena delati z veliko informacijami in zastopati interese družbe v drugih organizacijah, bo lahko na tem položaju pravilno in zanesljivo opravljala delovne naloge.