Upravitelj dokumentov o poklicih: opis delovnega mesta

Promet dokumenta je pomemben del dejavnosti in obvezen element upravljanja katere koli institucije, organizacije, podjetja. Poslovni dokumenti morajo biti pravilno sestavljeni, sistematično shranjeni in optimalno premaknjeni. Z razvojem gospodarstva se povečujejo pretoki informacij in število dokumentov na vseh področjih človeške dejavnosti. Zato v naših dneh raste povpraševanje po dokaj novem poklicu - strokovnjak za dokumente.

Kdo je upravitelj dokumentov?

Strokovnjak za dokumente je specialist, ki je odgovoren za evidentiranje in evidentiranje dokumentacije. Tesno poklici so sekretar, arhivist, pisar.

Navodila smernice je treba ustrezno pripraviti v skladu s predpisi in posredovati zaposlenim, natančno tistim, za katere so naročila namenjena. Dokumenti imajo lastnost, da postanejo zastareli in se iztekajo iz prometa. V tem primeru jih je treba razvrščati v skladu z zakonodajnimi akti o vodenju evidence in jih shraniti v arhiv. Vse to naredi upravitelj dokumentov.

Uradne naloge strokovnjaka za dokumente se lahko zdijo dolgočasne. Ampak to je samo na prvi pogled. S pomočjo strokovnjaka za dokumente, še posebej, če je odgovoren za obtok dokumentov v podjetju, prenašajo vsi tokovi informacij, lahko sledi dokumentom vseh oddelkov in razume mehanizme dejavnosti in razvoja podjetja.

V velikih organizacijah se običajno delijo naloge strokovnjakov za delo z dokumenti: registracija, registracija, vstop v elektronsko bazo podatkov, nadzor nad izvajanjem, skladiščenjem se ukvarjajo različni ljudje in celo celo enote.

Kakšen upravitelj dokumenta mora vedeti

Za pravilno sestavljanje dokumentov, v katerih so informacije predstavljene kratek, jasno in jasno, mora strokovnjak poznati namen in oblike zbiranja vseh vrste dokumentov. Če želite vedeti, kakšen je pravno veljaven dokument, mora imeti osnove prava.

Ker je danes večina dokumentov shranjenih v elektronskih medijih, potrebna je izmenjava računalniških informacij, upravitelj dokumentov mora razumeti programsko opremo. Ustvariti mora elektronske podatkovne baze in biti sposoben komunicirati s osebjem, ki služi avtomatiziranim sistemom za ustvarjanje, shranjevanje in prenos dokumentov.

Za shranjevanje dokumentov v arhivu mora strokovnjak poznati določena pravila in tehnične pogoje. Namen dokumentov in njihova zaupnost, pogoji, pogoji shranjevanja - na podlagi teh razlogov morate dokumente razvrstiti v arhivu in ustvariti učinkovit sistem iskanja.

Dolžnosti strokovnjaka za dokumente

Dolžnosti strokovnjaka za dokumente v instituciji vključujejo:

- zbiranje, obračunavanje, hramba in nadzor dokumentov;

- sistematizacija kroženja dokumentov in zagotavljanje pretoka dokumentov;

- organizacija optimalnega toka dokumentov v organizaciji;

- organizacija shranjevanja in razvijanja razvrščevalcev dokumentacije;

- razvrščanje, pregled vrednosti in prenos v arhiv dokumentov s potečeno veljavnostjo;

- Ureditev prihajajoče dokumentacije;

- razvoj standardnih obrazcev in tabličnih dokumentov;

- izdelava zbirk podatkov dokumentov z oblikovanjem registrskih številk in indeksov ter elektronskih naslovov za shranjevanje;

- priprava potrebnih gradiv za srečanja, pogajanja in srečanja.

Glavne naloge upravitelja dokumentov dejansko opravljajo enako, vendar z večjim deležem odgovornosti, poleg tega pa daje nalogam nižjim zaposlenim.

Naloge strokovnjaka za dokumente v izobraževalni ustanovi

Raziskovalec dokumentov v izobraževalni ustanovi mora poleg drugih zakonodajnih aktov vedeti tudi RF Zakon o izobraževanju. Ker so vrtci in šole omejena osebje, dokument, ki združuje naloge in sekretarja in Clerk in kadre, ki jih metodološka priporočila vodene, za delo z dokumenti v izobraževalnih ustanovah (dopis Ministrstva za šolstvo Ruske federacije 02.12.2000 №03-51 / 64).

Uradne naloge strokovnjaka za dokumente v vrtcu poleg tega vključujejo pripravo pogodb o zaposlitvi z zaposlenimi in registracijo osebnih map, vodenje otroške knjige. Prav tako dela z vojaško registracijsko pisarno in vodi ustrezno dokumentacijo, če ima institucija vojaško odgovorno osebje.

, Dokumentov dolžnosti v šoli dopolnjuje pripravo projektov upravnih dokumentov na gibanje čet in registracije osebnih zadev, ravnanje študentov abecede knjig in ob upoštevanju ur izobraževalnega dela šolskega osebja, obdelavo in oblikovanje dajanje osebne zadeve študentov v arhivu.

Višje izobraževalne ustanove ne izvajajo samo izobraževalne dejavnosti, ampak tudi znanstvene.

Naloge dokument specialist za predelavo v srednji šoli, da vsaj na splošno razumeti profil določenem fakultete, ker je imel za pripravo dokumentov za sestanke in kongrese in vzdržujejo svoje evidence in telefonske klice v imenu dekana.

Osebne lastnosti upravitelja dokumentov

Mindfulness je najpomembnejša kakovost strokovnjaka za dokumente. Natančnost, natančnost in odgovornost dopolnjujejo seznam osebnih lastnosti, ki so potrebne za delo s poslovnimi dokumenti. Napake v podatkih, kršitev zakonodaje, izguba dokumentov so lahko za podjetje ob sklenitvi pogodbe ali kadrovske revizije drage.

Količina informacij, s katerimi upravlja upravitelj dokumentov, zahteva dober pomnilnik.

Če želite delati na katerem koli področju, potrebuje skrbnost in pismenost pri delu z dokumenti ter na področju kadrovskega menedžmenta - in organizacijskih veščin ter ustvarjalnosti in komunikacijskih spretnosti.

Določiti prave cilje in delo s strukturo podjetja, tako imenovane podjetniške kvalitete, potrebujete dokument za organizacijo optimalnega poteka dela in razvrščevalnika.

Pogosto v malih podjetjih upravitelj dokumentov deluje sam. Samoorganizacija, disciplina in samokontrola pomagajo organizirati učinkovito delo.

Zahteve za upravitelja dokumentov

Trden regulativni okvir za kroženje dokumentov zahteva strokovno usposabljanje. Zato, ko zaprosijo za službo se zahteva diploma visokošolskega zavoda ali srednjega specializiranega izobraževalnega zavoda na področju "Dokumentologija", "Dokumentarna podpora podjetja". Obstajajo tudi povezane posebnosti "Dokumentacija v pravu" ali "Informacijska podpora podjetja".

Zakonodajni in podzakonski akti, regulativni, regulativni in upravni dokumenti višjih organov, povezani s kroženjem dokumentov, so splošne zahteve za dokumente, ki jih mora upravitelj dokumenta poznati. Uradne dolžnosti zahtevajo znanje ali vsaj svoje temelje v metodah analize, raziskovanja, oblikovanja, izvajanja in razvoja dokumentacijskih sistemov, oblikovanja in delovanja avtomatiziranih nadzornih sistemov, organizacije arhivov in osnove programiranja.

Prednosti in slabosti poklicnega upravljanja z dokumenti

Poklic strokovnjaka za dokumente je univerzalen. Diploma in znanje o posebnosti omogočata diplomantu, da dela v kateri koli organizaciji, saj je kroženje dokumentov povsod. To je glavna prednost poklica.

Druga prednost se lahko šteje za priložnost za delo kot administrator, arhivist, pomočnik, pomočnik tajnika, vodja pisarne, pomočnik direktorja in ne samo strokovnjak za dokumente.

Tretji plus je, da je kljub navidezni rutini dela upravitelj dokumentov v središču informacijskih tokov v organizaciji in ima v lasti skoraj vse svoje skrivnosti. Včasih je, razen višjega vodstva, edini lastnik teh skrivnosti.

Izkušnje in podjetniške vene omogočajo upravitelju dokumentov, če želite, organizirati svoje podjetje za zagotavljanje informacijskih storitev.

Pluse poklica je mogoče pripisati tudi delu v pisarni v dobrih pogojih, ne glede na profil podjetja in strogo razporejanje dela.

Pomanjkljivosti poklicev strokovnjaka za dokumente so enotnost in, kar je najpomembneje, velika odgovornost.

Kje lahko upravitelj dokumentov deluje?

Ker so strokovnjaki za dokumente, ki so se izobraževali na terenu, sposobni delati z vsemi vrstami dokumentov (računovodske, kadrovske, znanstvene in tehnične), jih lahko zahtevajo v različnih organizacijah:

- v vladnih organih, tako na lokalni kot državni ravni;
- v organih vodenja oddelkov;
- storitve arhivske dokumentacije v inženirskih in tehničnih in projektantskih, raziskovalnih ustanovah, v javnem zdravstvu, arhivu, knjižnici in muzeju, organi pregona;
- v upravnih storitvah in oddelkih komercialnih struktur: pisarniško delo, pisarniški management, upravljanje s kadri;
- v poslovnem razvoju informacijskih sistemov, dokumentarnega svetovanja, revizija varnosti informacij.

Karierna rast strokovnjaka za dokumente je odvisna od delovnega mesta. V velikih strukturah se lahko dvigne na vodjo zadev, v majhnih strukturah - do pomočnika glave. Na vrh kariere dokumentologa se lahko šteje za pripravo dokumentov za vlado in predsednika Ruske federacije.