Služba: dolžnosti in značilnosti poklica

Pisarniško delo je značilna usmeritev dejavnosti večine podjetij, organizacij in zasebnih podjetij, kar vključuje zbiranje, obdelavo in shranjevanje celotne dokumentacije. Od pravilnosti in pismenosti priprave dokumentov je odvisna učinkovitost pridobivanja in obdelava informacij, kar vodi k pravočasnemu sprejetju učinkovitih rešitev. Skladno s tem je v stanju katerega koli poslovnega subjekta uradnik, katerega naloge se nanašajo na vzdrževanje obtoka dokumentov. Kakšna je odgovornost uradnika?

Značilnosti poklica

Službenik, katerega naloge se lahko razlikujejo od dokumentacije do operativnih odločitev, je vedno na trgu dela. Lahko dela v kateri koli družbi, kjer je potek dela. Za danes je v skladu z zakonodajo vsako podjetje, ne glede na področje in obliko lastništva, dolžno ustrezno izdati spremne dokumente o dejavnostih in financah, za njihovo vodenje pa je odgovoren uradnik. Prihajajo na ta poklic iz povezanih delovnih mest: operaterja dispečerja, sekretarja, pisarne ali zaposlenega referenčne službe. Dober uradnik je nenadomestljiv strokovnjak in zanesljiv pomočnik glave. Pisar, katerega dolžnosti so že dolgo porasle banalno oblikovanje dokumentacije, lahko postane osebni asistent glave. Strokovnjak v tem poklicu je predvsem zaposleni, ki je odgovoren za organizacijo in shranjevanje evidence podjetij. Najpogosteje dela v pisarni in vodi davčna, civilna, sodna zakonodaja. V malih podjetjih je uradnik, katerega naloge se nanašajo samo na izpolnjevanje dokumentov, sam opravlja svoje naloge. Možno je, da sta on in tajnica ena oseba. V velikih podjetjih in podjetjih v državi je več zaposlenih v tej usmeritvi, ki obdelujejo dokumente o določenem številu vprašanj.

Funkcionalne dolžnosti uradnika

Njegova glavna naloga je vzdrževati potek dela podjetja:

• Sprejema, povezuje, vrste, pošilja vse poslovne dokumente in pisma;
• vodi poslovna korespondenca;
• vodi evidenco v posebnih revijah in spremlja nerazkritje občutljivih informacij ter nadzira pravočasno in pravilno izvajanje dokumentov;
• pripravlja vsa potrebna gradiva za vodjo in poslovne sestanke;
• organizira delo arhiva.

Zahteve, ki jih je treba izpolniti

Pisatelj mora imeti diplomo visokošolskega izobraževanja (ekonomski, pravni), obstajajo primeri, ko je dovolj in srednješolsko izobraževanje. Kandidat mora kompetentno obvladati jezik, poznati ključna pravila vodenja poslovnih dokumentov. Ta poklic zahteva od strokovnjaka ne samo profesionalnost in intelektualne sposobnosti, temveč tudi takšne osebne značilnosti, kot so natančnost, organizacija, točnost, dobronamernost. Oseba, ki želi delati kot uradnik, mora imeti možnost, da koncentracija, odličen spomin, psihološka stabilnost, komunikacijske spretnosti in konstruktivno zaznavanje kritike. Pogosteje kot ne osebne lastnosti in diplomo o izobrazbi, ki kandidat pripravi druge zahteve, na primer znanje tujih jezikov. Danes mnoga podjetja sodelujejo s tujimi podjetji, in da bi se izognili nesporazumom, mora uradnik imeti tuji jezik, najpogosteje angleščino.