Zahteve za arhiviranje. Osnovna pravila arhivov organizacij

Arhiv lahko obstaja kot ločena strukturna podrazdelitev organizacije ali pa je sestavni del pisarniškega dela. Odvisno od obsega obstoječega delovnega toka.

Kako ga organizirati

Ustvarjanje arhiva katerega koli podjetja ali organizacije zahteva izvajanje določenih dejavnosti:

1. Potrebno bo izbrati ustrezno skladišče za dokumente in ga ustrezno opremiti.
2. Treba je paziti, da bi ustvarili takšne pogoje, ki bi ustrezali normativnim.
3. Potrebno ga je opremiti s tehničnega vidika - za nakup in namestitev potrebne opreme za arhiv.
4. Depozitar mora organizirati postopek za organiziranje arhiviranja vseh potrebnih dokumentov.
5. Ureditveni okvir te enote je treba razviti in odobriti.

Izvajanje teh ukrepov zagotavlja ohranjanje arhivskih dokumentov in njihovo vzdrževanje v zahtevanem stanju.

Kdo je arhivist?

In kakšne so zahteve za tiste zaposlene, ki bodo sodelovali pri organizaciji arhivov in nadaljnjem shranjevanju dokumentov? Ali se staliśća njihovega skrbnika in, na primer, uradnika ali sodnega tajnika zdrużijo?

Arhivar je specialist, katerega naloga je organizirati arhivske dejavnosti. Za varnost dokumentov, ki so mu zaupani, je v celoti odgovoren. Njegovo delo je nemogoče brez določenega pouka ali celo (po potrebi) pripravništva pri ustanovitvi državnega arhiva.

Njene funkcije se lahko prenesejo na drugega zaposlenega, kar je delo s krajšim delovnim časom. Praviloma so naloge arhiviste dodeljene posameznemu zaposlenemu, če je obseg shranjenih dokumentov dovolj velik. V velikih organizacijah tabela za kadrovanje predvideva ločeno delovno mesto za ta namen. V istem primeru se običajno navede uradna izjava o vrstah dela, ki so dodeljene arhivu, ter o njegovih dolžnostih in pravicah.

Glavna stvar je red

Arhivi organizacije se prenesejo po posebnem načrtu. Njeno kompilacijo bi bilo treba uskladiti z vodji vsakega od strukturnih oddelkov, ki naj bi prenašali dokumente in jih odobril tudi arhiv. Ker se delovni dokumenti v arhivu ne shranjujejo le, temveč se redno uporabljajo, je treba določiti pravila za njihovo izdajo (če je potrebno) v skladu z zahtevki, ki jih predložijo zaposleni v organizaciji, pa tudi tretje zainteresirane strani.

Izdajanje dokumentov je treba navesti v nekaterih knjigah za registracijo. Za obdelavo postopka obstajajo zahteve-naročila, akti za prenos primerov postopka začasne uporabe zunanjim organizacijam (med drugim lahko vključujejo tožilstvo in sodišče). Dokumenti se izdajo do enega meseca svojim zaposlenim in do treh mesecev predstavnikom zunanjih struktur.

Osnovna pravila arhivov organizacij

Arhiv deluje, kakor tudi vsaka strukturna enota, na podlagi posebnega predpisa, ki ga odobri vodstvo. Njegovi zaposleni pri svojem delu upoštevajo lastne opise služb. Predpisi, sprejeti v podjetju, določajo osnovna pravila za delovanje arhivov organizacij (status, funkcionalnost, merilo pravic in odgovornosti ter sestavo potrebne dokumentacije). Njegove glavne naloge so:

1. Dokončati arhiv z dokumenti, katerih sestava je navedena v posebnem oddelku te uredbe.
2. Voditi evidenco o materialih in zagotoviti njihovo varnost.
3. Razviti znanstveni in referenčni aparat na razpoložljive dokumente.
4. Omogočite postopek za uporabo materiala, shranjenega v arhivu.

Če ima organizacija dokumente, ki se lahko nanašajo na sklad za arhiviranje Ruske federacije, jih nato pripraviti in prenesti za trajno shranjevanje v državni repozitorij, je ena od zunanjih nalog te strukturne enote.

Njegova funkcionalnost

Funkcije arhiva sistematično sledijo nalogam, ki so mu dodeljene. Glavne so naslednje:

1. Ohranite sezname virov lastne pridobitve, to je organizacij ali strukturnih enot.
2. Prejmite od njih v urejenem dokumentu za shranjevanje.
3. Upoštevajte prejete materiale in zagotovite njihovo popolno varnost.
4. Ustvarite in vzdržujte sistem pomoči v zvezi z arhivsko dokumentacijo.
5. Ohraniti informacijski značaj vodstva in vseh strukturnih oddelkov svoje organizacije.
6. Organizirati izdajo in uporabo dokumentacije v skladu s prošnjami posameznikov in tretjih oseb, da se upošteva in analizira proces te uporabe.
7. Pripravite izjave in uradne odgovore na zahteve državljanov socialne in pravne narave.
8. Izvesti dejavnosti za oceno vrednosti posameznega dokumenta, organizirati postopek za njihovo prenašanje v trajno shranjevanje v občinski ali državni arhiv (v primeru, ko je ta organizacija med viri nabave zgornjih arhivov).
9. Za preverjanje pravilnosti registracije in oblikovanja arhivskih primerov v virih pridobivanja - tako v lastnih strukturnih enotah kot v drugih organizacijah.
10. Organizirajte delo pri vodenju poslovne nomenklature podjetja.
11. Zagotoviti praktično in metodično pomoč pri delu z dokumentacijo vsaki strukturni enoti.
12. Sodelujte v procesu razvijanja arhivov in podpore za upravljanje dokumentov.
13. Udeležba na dogodkih, namenjenih izboljšanju spretnosti arhivskih delavcev in zaposlenih na delovnih mestih, povezanih z dokumentacijsko podporo vodstva.

Kje ga postaviti

Poglejmo, kakšne so zahteve za namestitev arhiva. Najpomembnejše, kar je treba upoštevati, - da se da v nobenem primeru ni dovoljeno v stavbah starih stavb znakov lesenih stavb, ki je lahko surov, ne le glavno sobo, vendar podstrešja v kleti, kot tudi v stavbah, s segrevanjem peči.

Če je struktura v celoti prilagojena hrambi papirnih dokumentov, je za arhiv nujno rezervirana izolirana soba.

Če vaša organizacija načrtuje, da bo v bližnji prihodnosti ustvarila svoj arhiv, si lahko ogledate seznam zahtev, ki jih je treba upoštevati pri pripravi. Torej, kakšne so osnovne zahteve za arhiviranje, katerih naloga je, da skrbno in zanesljivo shranite vso potrebno dokumentacijo?

Seznam, kaj mora biti na voljo

1. Arhiv.
2. Prostori, namenjeni sprejemanju dokumentov, njihovemu začasnemu shranjevanju in aklimatizaciji.
3. Prostor, v katerem bodo dokumenti uporabljeni.
4. Delovna soba (ali soba) za zaposlene.

Ko kraj ni dovolj ...

V primeru, da območje arhiva ne dovoljuje dodelitve več sob, mora biti prostor razdeljen na območja, ločena s pregradami. Glavna zahteva, ki jo je treba v tem primeru strogo držati - ločeno od kraja shranjevanja dokumentov in dela z njimi.

Posebno stavbo ali stavbo, ki je posebej zgrajena in prilagojena kot skladišče dokumentov, ki se uporablja kot arhiv, je treba odstraniti z nevarnih predmetov glede možnosti požara. Primeri teh so parkirišča, bencinske črpalke ali garaže. V neposredni bližini stavbe ali lokacije arhiva ne sme biti nobenih predmetov, ki bi služili kot viri onesnaževanja zraka.

V idealnih razmerah morajo biti arhivi vedno nameščeni v ločeni zgradbi, ki je zgrajena le za to stavbo, zgrajeno v skladu z vsemi potrebnimi predpisi in predpisi. Toda na žalost realnost narekuje njegove pogoje, v večini organizacij pa se dokumenti shranjujejo v že obstoječe prostore, pretvorijo in prilagodijo za te namene.

Kaj pravijo pravila

Spoznajmo se zakonske zahteve za stavbe in prostore arhiva. Ti so naslednji:

1. Stavba, kjer naj bi bilo predvideno, da se bo skladiščilo v prihodnosti, je treba obravnavati kot upravno. Strogo je prepovedano postaviti arhiv, kjer se nahajajo gostinske storitve, zaloge hrane, se shranjujejo snovi iz kategorije ognjevarne in agresivne ter se uporabljajo ustrezne kemične tehnologije.
2. Ni ga mogoče namestiti v neogrevani prostor in kjer se ne upoštevajo sanitarne in higienske zahteve. Nedopustnost razpadle arhivske stavbe je že omenjena zgoraj.
3. Še posebej pomembno je upoštevati požarne zahteve za namestitev arhiva. Njena varnost za morebitne požare je eden od osnovnih pogojev za zanesljivo shranjevanje dokumentacije. Januarja 2009 je Ministrstvo za kulturo Rusije s sklepom št. 3 sprejelo več regulativnih zahtev, določenih v posebnih pravilih požarne varnosti državnega in občinskega arhiva Ruske federacije. Ko shranjujete dokument, je treba to uredbo strogo upoštevati.
4. Gradnja stavbe mora zagotoviti, da je ni mogoče poplaviti. Prostor mora imeti rezervni izstop. V nobenem primeru ni mogoče preiti skozi cevovod (vodni ali plinski).

Ali je mogoče arhivirati v kleti?

Zelo priporočljivo je, da se arhivsko shranjevanje ne skladišči v kleti, v zgornjih nadstropjih, ali pa se kot tak ne znova opremi.

V primeru akutne nujnosti lahko obstajajo izjeme tega pravila. Sprejmejo se, če je klet suha in dobro ogrevana, opremljena z umetnim prezračevanjem, ki lahko v eni uri omogoči dve ali trikrat izmenjavo zraka. Arhiv v zgornjih nadstropjih ali v podstrešju je možen le, če je zagotovljen ustrezen režim temperature in vlažnosti.

Zelo pomembno je, da arhiv postavite v povezavo z napravo za ožičenje. Zaprta mora biti s hermetičnimi vtičnimi vtiči. Vrvice prenosne električne opreme so opremljene z izolacijo iz gume. V prostorih ne morete imeti skladišča splošnih ali nadstropnih stikal.

Neprasilni in neagresivni materiali so izbrani kot gradbeni materiali za dodelavo arhivskih skladišč. Sistem za gašenje požara morajo imeti osebje z nevtralnimi sredstvi, varno za dokumente. V skladišču ni dovoljeno uporabljati ognja, vklopiti grelne naprave ali postaviti tuje predmete.

Povzemimo rezultate

Po tem, ko izbrano področje uskladite z vsemi zgornjimi zahtevami za arhiviranje, se sprejme končna odločitev, ali je primerna ali neprimerna za uporabo. Takšna odločitev je možna po preverjanju s sanitarno-epidemiološkim pregledom in državnim gasilskim nadzorom. Arhiv lahko postavite tam, kjer je načrtovan, šele po postopku za podroben pregled.

Njegov namen je pojasniti požarno odpornost prostorov in določiti ustrezno stopnjo, preveriti glavne strukture trajnosti, preveriti trdnost tal med tlemi glede potencialne obremenitve (oprema za arhiv in težo shranjene dokumentacije), preveriti razpoložljivost in trenutno stanje prezračevalnih in ogrevalnih sistemov.

V revizijo sodelujejo predstavniki organizacije (navadno zaposleni v prihodnjem arhivu) in zaposleni vseh relevantnih služb - gradbeništva, ognja, varnosti itd. Rezultati pregleda se odražajo v končnem aktu.