Memorandum - izdelujemo v skladu z zahtevami

Promet dokumenta katerega koli podjetja je zbirka dokumentov druge narave, sistematizirana na določen način. Eden od dokumentov je memorandum.

Splošne značilnosti in namen dokumenta

Najprej je treba opozoriti, da je memorandum poslovni dokument, ki je informativen in hkrati priporočljiv v naravi. Zasnovan je tako, da se zagotovi upravitelju podjetja ali neposrednemu nadzorniku. Ta dokument lahko pripravi kateri koli zaposleni v podjetju iz dveh razlogov:

1. Na pobudo samega delavca.
2. Po navodilih vodstva.

V vsakem primeru pa tak dokument vsebuje podrobne informacije o določeni, posamezni zadevi. Dejansko je to mnenje delavca, izraženo v pisni obliki. Obstajajo primeri, ko mora vodja za odločitev o sprejemu odločitve poznati stališča svojih podrejenih o okoliščinah primera. Potem je zaposlenec dolžan obrazložiti odgovor in na koncu dodati svoje osebno mnenje v obliki konkretnih predlogov in priporočil. Tako obvestilo postane že zasebno mnenje določene osebe.

Ne bodite zmedeni

Pri pripravi dokumenta je treba natančno vedeti, kaj je potrebno zagotoviti. Nekatere vrste poslovna korespondenca zelo podobni drug drugemu in jih je mogoče zlahka zamenjati. Na primer, poslovne opombe so tri vrste: uradna, poročila in pojasnila. Hkrati pa obstajajo tri pomembne razlike med njimi, ki osebi, ki ji je znano, ne omogoča, da naredi to napako. Ti dokumenti se razlikujejo:

1. Po naslovniku, to je tisti, za katerega so namenjeni. Za razliko od uradnika je pojasnilo napisano na ime neposrednega nadzornika, poleg tega pa lahko poročilo o poročilu neposredno pripiše direktorju podjetja.

2. Na temo in semantično obremenitev predstavljenih informacij. Pojasnilo je jasno razvidno iz naslova. Urad je del poslovne korespondence med strukturnimi enotami družbe. Tema poročila je lahko drugačna:

• periodično poročanje;
• samski zagotavljanje informacij o vprašanju obresti.

3. Če storitev in pojasnilo služita za uporabo v podjetju, je lahko memorandum notranje ali zunanje narave. V prvem primeru je namenjen direktorju družbe in v drugem primeru za višji organ.

Ko je dokument pripravljen

Memorandum je prisilni ukrep. Zbira se, ko je trenutna situacija izven nadzora in ogroža podjetje z resnimi težavami. Z drugimi besedami, stanje mora biti kritično. Na tej točki zaposleni prinaša informacije upravi in ​​podrobnosti razkrije dejstva, ki so mu znana. To je lahko grožnja za izpolnitev načrta ali prejem pričakovanega dobička. Cilj dokumenta je pritegniti pozornost managerjev na problem in poskušati odpraviti razmere. Vsak specialist na svoj način predstavlja rešitev položaja. V poročilu podrobno opisuje svojo različico in v zvezi s tem izraža svoja stališča. Za udobje zaznavanja informacij je ta dokument sestavljen v popolnoma brezplačni obliki. Ta slog popolnoma dopušča vsakemu zaposlenemu, da izrazi svoje stališče o določenem, enotnem vprašanju, ne da bi se preganjal z drugimi.

Razlogi za pripravo dokumenta

Obstaja več razlogov, zakaj je memo mogoče sestaviti. Seveda je mogoče vzorec ali edinstveno predlogo za vse možne primere. Toda vsakokrat posebej vzeti dogodek zahteva individualni način predstavitve. Razlogi so lahko zelo različni:

• pozno na delo;
• odsotnost;
• neizpolnitev obveznosti;
• konflikt med zaposlenimi;
• izjavo o rezultatih izvedene revizije;
• obveščanje o napaki;
• grožnja neuspeha načrtovane naloge;
• informacije o nesprejemljivem vedenju zaposlenega.

Obstaja veliko razlogov in vsak od njih zahteva individualni pristop in konkretno sojenje. Po prejemu informacij iz prve roke mora šef temeljito preiskovati in sprejeti pristojno odločitev. Pogosto je treba pridobiti dodatne informacije od drugih udeležencev težave. Prisiljeni bodo predstaviti svoja pojasnila vodstvu glede postavljenega vprašanja.

Če je kdo zlomil nekaj

Kršitve v proizvodnih pogojih niso neobičajne. Brez njih je potek dela in komunikacija med ljudmi nemogoč. Najpogosteje je poročilo o kršitvi delovna disciplina. Obnašanje delavca na delovnem mestu je vedno dvoumno. Vsako odstopanje od splošno sprejete norme se navadno zaznava kot kršitev in zahteva ustrezno kaznovanje. Kaznovala upravičen le vodja podjetja, tako da je ostalo osebje, vključno s takojšnjo nadzornika lahko ga samo obvesti o tem, kaj se je zgodilo, in ponuditi svojo različico vpliva na malomarno kolega. Algoritem za sestavljanje takšnega poročila je naslednji.

1. Ime storitve ali enote. Označena je v levem zgornjem delu lista.
2. Naslovnik (vodja podjetja). Označena je v zgornjem desnem kotu.
3. Ime dokumenta. Pisal je malo z velikimi črkami z rdečo črto.
4. Številka dokumenta.
5. Kraj kompilacije.
6. Glava.
7. Besedilo dokumenta: in položaj storilca kaznivega dejanja, datum kršitve, vrsto kršitve, vzrok incidenta, ponudbo za izterjavo.
8. Položaj, polno ime in podpis zaposlenega, ki je sestavil dokument.

Če je bil kolega kriv

Zapisnik zaposlenemu lahko pripravi neposredni nadzornik ali kolega. Pogosteje so razlogi za njegovo pripravo negativni: kršitev, nepravilnost, neustrezno vedenje. V tem primeru je zapis namenjen ugotavljanju dejstva incidenta in prenehanju ponovitve podobnega v prihodnosti. Po prejemu takega dokumenta mora glava razumeti situacijo in sprejeti odločitev. V tem primeru je odvisno od tega, ali bo zaposlenim naložena kazen ali ne. Če se je prvič pojavil negativen dogodek, se lahko omejite na opozorilni in poučni pogovor. Če je prekršek prešel v sistem, potem bo kaznovana v skladu z delovno zakonodajo. Upravitelj mora naložiti vizum, v katerem bo odločitev zabeležena. Poročila se lahko pripravijo za zaposlene in iz drugih razlogov. Na primer, vodja enote ima pravico sestaviti beležko, naslovljeno na direktorja, o promociji podrejenega za vestno delo ali dobro izvedeno nalogo. Načelo kompilacije je enako, samo besedilo je pozitivno.

Ali je težko napisati poročilo?

Ni težko napisati memoranduma. Vzorec pisanja, če je potrebno, lahko vedno vzamete iz sekretarja. Veliko podobnih dokumentov poteka skozi njegove roke. Glavna stvar je jasno navesti bistvo tega, kar se je zgodilo. Ob branju takega dokumenta mora upravitelj imeti jasno predstavo o tem, kaj je želel izgovoriti to sporočilo. Dejstva je treba po korakih opisati v kronološkem vrstnem redu, da se jasna in jasna slika pojavi kot celota. Upoštevati je treba tudi, da je poročilo za interno uporabo običajno na pravilnem listu velikosti A4 (ali A5). Če se informacije zagotovijo organizaciji na višji ravni, je treba besedilo natisniti na naslovnico podjetja. Taka listina mora nujno dati glavi za podpis. Kot rezultat, ga bodo podpisali dva predstavnika podjetja: prvi - prevajalnik, drugi - direktor. Informacije se lahko potrdijo z dodatnimi informacijami. Običajno so priloženi glavni dokument v obliki oštevilčenih aplikacij.

Da bo vse v redu

Da bi se informacije slišale, je treba vedeti, kako napisati memorandum. Tak dokument običajno sestavljajo trije glavni deli.

1. Razlog, ki je služil kot izgovor za pisanje takšne note. Treba je jasno navesti stanje in navesti vsa znana dejstva.
2. Mnenje izvora o tem, kaj se dogaja. Moramo temeljito analizirati stanje in ponuditi našo rešitev problemu, ki se je pojavil.
3. Splošni zaključki in konkretni koraki.

Informacije morajo biti na kratko in čim bolj jasne, tako da pri branju naslovnika ne izgubi misli. V nasprotnem primeru se lahko opisana dejstva napačno razlagajo in sprejeta odločitev ne bo prinesla želenih rezultatov. V besedilu ni potrebno izraziti lastnih domnev ali izkrivljati resničnosti. Ta metoda je v nasprotju s pravili. Če je takšna potreba, se naslovnik sam zanima za mnenje originatorja, da bi razumel, kaj se je zgodilo, in da sprejme končno odločitev.

Zaporedje ukrepov

Na primer, lahko upoštevate poseben primer neizpolnjevanja obveznosti. Memorandum o zaposlenem sestavi neposredni nadzornik, da zagotovi vodstvo podjetja. Za začetek je zaposlenemu dana čas, da popravi napačne račune. V nasprotnem primeru vodja službe v prisotnosti 3 prič pomeni dejanje da delavec ni zaključil naloge v predvidenih rokih. Vdor mora nato napisati obrazložitev po celotni obliki z navedbo razlogov.

Zaposleni to ne more storiti. V tem primeru izgubi zadnjo priložnost, da se zaščiti. Obrazložitveni memorandum se pošlje na glavo za seznanitev. Končno odločitev izraža v obliki resolucije. Informacije so namenjene kadrovskemu oddelku za pripravo naloga za izterjavo. Stopnja kaznovanja je določena v skladu z zakonom. Če se je kaznivo dejanje izkazalo za precej resno in se je ponovilo, se lahko rezultat razreši z dela po ustreznem členu.