Pisarniški manager - kdo je to? Uradne naloge upravitelja

"Plankton", "upravljanje" - vse te nepristranske opredelitve se nanašajo na delo pisarniških delavcev. Ali je to delo nekoristno? Pisarniški manager - kdo je to? Kakšen je obseg njegovih nalog?

Pisarniški manager - kdo je to?

Poklicni vodja pisarne pogosto zmedeni s profesijo tajnika. Ampak še vedno obstaja razlika med temi posebnostmi. Torej, pisarniški manager - kdo je to?

Vodja tega področja je upravitelj ali administrator. Uredi pisarniško delo, ki je pomembna informativna povezava med zaposlenimi in nadrejenimi, strankami in zaposlenimi itd.

Bolj aktivna dejavnost organizacije, več težav ima z vsakodnevnimi majhnimi organizacijskimi zadevami in dokumentacijo. Njihova izvedba in zagotavlja poslovodja.

Zagotavlja, da so vsi aktualni dokumenti in naročila organov pravilno zasnovani. Istočasno je treba vodstvene naloge pravočasno dostaviti zaposlenim v podjetju, upoštevati je treba vse pritožbe obiskovalcev, predloge zaposlenih pa se predložijo oblastem.

Tako pisarniško delo kot tudi komunikacija v podjetju deloma padejo na ramena upraviteljev urada.

Kraj dela in plače

Pisarniški manager je potreben v vsakem podjetju, ki ima sedež, upravitelja in vsaj nekaj zaposlenih. V majhnih organizacijah je seznam nalog takega strokovnjaka veliko manjši kot na primer v veliki korporaciji. V velikem podjetju so lahko upravniki pisarn več in vsak od njih je dodeljen svojemu oddelku.

Izkazalo se je, da je povpraševanje po teh strokovnjakih precej visoko in verjetno še naprej raste. Vendar pa praktično ni možnosti za napredovanje v karieri. Še posebej, če poleg pisarniškega upravljanja oseba nima več nobenega poklica.

Glede na dejstvo, da naloge niso preveč zapletene, je konkurenca za eno delovno mesto, vsaj v Rusiji, precej visoka - 6 ljudi za prosto delovno mesto. Hkrati so plače nizke po kapitalskih standardih - 27 tisoč rubljev.

V kulturni prestolnici - St. Petersburg - plača teh zaposlenih je nižja za približno 5-7 tisoč, in konkurenca je večkrat višja. Čez daleč do obrobja države je nižja plača in več kandidatov za delovno mesto.

Potrebne osebne lastnosti

Naročila, ki jih prejme pisarniški upravitelj, običajno zahtevajo nujno in takojšnjo izvedbo. Zato je od prosilca za položaj najprej potrebna dolžnost, hitrost in točnost. Tudi dober spomin in sposobnost koncentriranja.

Oseba, ki ima ta položaj, mora biti prijazna in družabna, saj v nekaterih situacijah deluje kot predstavnik družbe.

Pisarniški vodja mora imeti kompetenten in logično zgrajen govor, pa tudi imeti poslovna etika, Ker se pogosto privlači organizacija poslovnih pogajanj in poslovnih srečanj.

Pomembno znanje, kot je telefonska številka dobrega električarja ali dostavna služba obrokov, prav tako ne moti. Konec koncev, v mnogih podjetjih, naročilo v pisarni, kot tudi sitosti zaposlenih, nadzoruje tudi upravitelj.

Zahtevane veščine vodje pisarne

1. Prva zahteva za takega zaposlenega je zaupna posest računalnika in interneta. Če bo poleg Worda in Excela prosilec imel tudi Photoshop ali "Office manager manager" - to je še en razlog, da ga najemite, in ne kdo drug.
2. Hitro tiskanje. Sposobnost hitrega vnašanja besedil je eden od glavnih za upravitelja pisarne.
3. Spretnosti v upravnem poslovodenju, pridobljene v prejšnjih delih, so obvezne, če je oseba zaposlena v veliki družbi.
4. Spretnosti opravljanja pisarniškega dela. Ohranjanje dokumentacije je ena glavnih nalog te vrste strokovnjaka, zato je brez osnovnega znanja nujno.
5. Samozavestna uporaba pisarniške opreme. Faksi, tiskalniki, skenerji - vse to mora biti v pristojnosti upravitelja.
6. Spretnosti za pismeno in diplomatsko komunikacijo. Upravni urad ne bi smel le kompetentno komunicirati, ampak mora biti sposoben rešiti konfliktne situacije, če je potrebno.
7. Poznavanje tujih jezikov. V velikih mednarodnih podjetjih mora imeti pisarniški direktor vsaj osnovni angleški jezik.

Splošne določbe opisa delovnega mesta

Pisarniško vodjo navodil odobri generalni direktor družbe. V različnih podjetjih se lahko za nekatere točke razlikuje, na splošno pa se njegove osnovne določbe ne spreminjajo. Z delovnim navodilom se je treba še pred podpisom pogodbe o zaposlitvi seznaniti, nato pa se ne pritožite, da ni bilo del vaših načrtov za izpolnjevanje določenih nalog.

Splošne določbe lahko določajo:

• ki je odgovoren za sprejem poslovodja za delo;
• ki ima pravico, da ga izpusti s položaja;
• ki posluša zaposlenega;
• ki se obrne na pisarniškega vodjo;
• ki v njegovi odsotnosti opravlja naloge vodje pisarne, itd.

Pisarniški vodje praviloma poslušujejo generalnega direktorja. Vodje pisarne so kurirji, vozniki, čistila itd.

Prav tako je na splošno mogoče določiti določila, zaposlenega, s katerim nivojem spretnosti se lahko vzame za opisano pozicijo.

Neposredne dolžnosti

Naslednja točka v navodilu je naloga upravitelja.

Za nadaljevanje vloge za opravljanje dela so prosilci pogosto postavljeni v ločeno polje, katere naloge so opravili na prejšnjem delovnem mestu v pisarni. Torej delodajalec dobi več informacij o znanju kandidata.

Katere predmete lahko vključite v neposredne naloge vodje pisarne?

1. Nadzor telefonskih klicev. Zaposleni se mora odzvati na dohodne klice, po svojih zmožnostih, da odgovori na vprašanja njegovih nasprotnikov, in obvesti organe o podatkih, ki jih je prosil, da jih posredujejo.
2. Nadzor dokumentacije. Shranjevanje in vodenje dokumentov, nadzor korespondence, izvrševanje naročil itd. Ali so neposredne naloge upravitelja.
3. Razmnoževanje dokumentov. Na posebno nalogo vodje dela kopirni in pomnoževalni del.
4. Registracija pisem, zahtevkov - npr. vodenje korespondence s partnerji, strankami ali dobavitelji na zahtevo neposrednega nadzornika.

Naloge upravitelja lahko vključujejo vsaj šest drugih vrst dela. Toda v vsaki družbi se obremenitev strokovnjakov te kategorije določi posamično.

Pravice upravitelja Officeja

Vsako navodilo upravnega direktorja ne vključuje le dolžnosti, ampak tudi pravice.

1. Zagotavljanje popolnih informacij. Za opravljanje določenih nalog ima pisarniški upravitelj pravico zahtevati zagotovitev te količine informacij, vključno z zaupnimi informacijami, ki jih potrebuje.
2. Govori predlogi za racionalizacijo. Če so za organizacijo pisarniškega dela potrebne novosti ali dodatna naročila generalnega direktorja, ima upravitelj pravico, da jim ponudijo vstop.
3. Zahtevati pravilno delovne razmere. Če storitve ni mogoče izvesti zaradi pomanjkanja potrebnih pogojev, lahko pisarniški vodja zahteva, da jih je treba ustvariti.
4. Delovati v mejah pristojnosti. Po proučitvi opisa delovnega mesta ima delavec pravico odločati samostojno in izdajati naročila, vendar le v okviru njegove pristojnosti.

To je približno število pravic, ki jih ima upravitelj. Lahko jih dopolnimo ali zmanjšamo glede na posebnosti institucije.

Odgovornost

Pisarniški manager je poklic, ki prevzame tudi določeno odgovornost. Obseg in kaznovanje kršitev pravil določi vsak delodajalec na individualni osnovi. Najpogostejše točke, na katerih počiva odgovornost, v opisih delovnih mest izgledajo podobno.

1. Zaradi malomarnosti glede njihovih dolžnosti. Nepravočasna izvršitev naročil in kakršna koli druga malomarnost je napaka delavca, za katerega je treba odgovoriti.
2. Za razkritje zaupnih informacij. V pogodbah o zaposlitvi in ​​opisih delovnih mest morate skrbno prebrati klavzule o varovanju informacij. Za njeno razkritje lahko pogosto izgubite službo.
3. Za kršitev področja pristojnosti. Ukrepi, ki presegajo pristojnost zaposlenega, so nesprejemljivi.
4. Za kršitev predpisov o delu itd. Za kršitev delovnega načrta, požarne varnosti ali varnostnih predpisov je odgovoren tudi delavec.

Prednosti in slabosti poklica

Ta poklic ima, tako kot mnogi drugi, številne prednosti in slabosti. Torej, kakšne so prednosti dela za pisarniškega vodjo?

Povratne informacije delavcev, ki delujejo na tem področju, so predvsem povpraševanje po tem poklicu: po pridobivanju nekaterih izkušenj na tem področju, iskanje boljšega plačanega prostora ni težko. Tiste spretnosti upravne in gospodarske dejavnosti, ki so pridobljene v procesu dela, so pomembne v vsakdanjem življenju. Poleg tega, da delo kot upravnik pisarne vam omogoča, da razvijete svoje komunikacijske spretnosti.

Med minusi - povečano psihološko breme, ki ga doživljajo zaposleni, saj morate v enem delovnem dnevu rešiti veliko različnih vprašanj. Poleg tega upravljavci poleg neposrednih dolžnosti pogosto obremenjujejo upravitelje pisarn z osebnimi zahtevki in dodatnimi nalogami.

Kje poklicati študij?

Pisarniški manager, kdo je - je jasno iz zgornjega. Kje se lahko naučite tega poklica?

Posebna fakulteta, ki bi usposabljala vodje pisarne, ni na voljo na nobeni univerzi. Toda pogosto glava želi biti zasedena z osebo z visokošolsko izobrazbo. Kakšna izobrazba bo, ne bo vedno pomembna - glavna stvar je, da je prosilec diplomiral na univerzi. V pokrajinskih mestih se lahko to delovno mesto odvija tudi po 9 razredih izobraževanja. Vsako podjetje odloči posamezno, kateri upravljalec pisarn zahteva.

Predvsem delodajalec bo zanimalo druge značilnosti kandidаta:

• ali je delal na tem področju;
• kako dobro ima računalnik;
• ali pisarniško delo ve;
• ima v lasti jezike itd.

Sposobnosti komunikacije osebe ne morete popustiti. Če so ti kazalniki primerni - možnosti za povečanje delovnega mesta.