Pisarniški manager. Uradne naloge

V položaju "Office Manager" večina delodajalcev vidi zaposlenega, ki opravlja precej široko paleto odgovornosti. Namen kadrovska miza Ta enota - zagotavlja nemoteno delovanje pisarne ali celo več služb, odgovornih za to. Če ne potrebujete navadnega tajnika, odgovarjate na klice, prejmete pošto in obiskovalce, potem je seveda upravitelj urada, saj ta delavec potrebuje določena pooblastila in pooblastila. Brez tega ne bo mogel učinkovito opravljati nalog, ki mu pripadajo.

Kot del svoje glavne naloge mora seznam odgovornosti, ki jih mora upravitelj urada opraviti, obsegati vsaj pet področij. Hkrati je treba razumeti, da urad ni prostor, v katerem sedi šef, temveč mesto, kjer se še vedno izvajajo upravne in vodstvene funkcije. Zato bo njihova kakovost in čas izvedbe odvisna od tega, kako bo gradil upravljavec pisarne.

Vodstvene naloge. Vključujejo načrtovanje dela pisarne, organiziranje njene strukture, upravljanje zaposlenih, uvajanje korporativne kulture, razvoj politike komuniciranja z nasprotnimi strankami in spremljanje njegove skladnosti.

Upravne funkcije. Zajemajo organizacijo pisarniškega dela, vzpostavitev odnosov med storitvami, distribucijo pisarniških prostorov med zaposlenimi.

Gospodinjstvo odgovornosti. Office Manager organizirati nakup pisarniške opreme, pisarniške opreme, zalog, gospodinjske opreme. Poleg tega mora zagotoviti čiščenje pisarniških prostorov, vzdrževanje pisarniške opreme, pravočasno plačilo računov za komunalne storitve, najem in podobno.

Nadzor odgovornosti. To je Smer dejavnosti vključuje izvajanje revizij, revizij, popisa materialnih sredstev, dokumentacije.

Prijavljeno. Vključujejo pripravo poročevalskih dokumentov (informacij) za upravitelja.

Glede na velikost organizacije je ta delavec lahko ločen izvajalec z upravljavskimi pooblastili (za mala podjetja) in lahko vodi celotno storitev. Hkrati mora vodja organizacije razumeti, da želja po univerzalizaciji zaposlenih, pripisovanju njihovih dolžnosti stvari, ki spadajo v pristojnost drugih storitev, ni vedno upravičena. Takega zaposlenega na primer ne smete naložiti v knjigovodstvo, upravljanje osebja itd. Takšno mešanje običajno negativno vpliva na kakovost dela. Razlog za to je v tem, da so te odgovornosti veliko širše od odgovornosti za zagotovitev dela urada, prežemajo celotno organizacijo kot celoto. Zato, povzetek, vodja pisarne bi moral poudariti delovne izkušnje in veščine na zgornjih petih področjih dejavnosti, namesto da bi jih razširil v preširoko vrsto odgovornosti, ki se pogosto ne nanašajo na vzdrževanje pisarn. Hkrati delodajalec, ki išče kvalificiranega zaposlenega na tem področju, ne sme pozabiti, zakaj potrebuje tega zaposlenega in ne predloži presežnih, neosrednjih zahtev.