Protokol sestanka: struktura in vsebina

Zapisnik sestanka je dokument, ki odraža vse pomembne odločitve tega dogodka. Napačna sestavitev tega v smislu in pri registraciji lahko povzroči njeno izpodbijanje s strani udeležencev sestanka. Poleg tega obstaja potencialno tveganje za napačne odločitve o upravljanju, če protokol sestanka proizvodnje vsebuje izkrivljene informacije. Pravilno pripravi bo pomagal niz preprostih priporočil.

Besedilo tega dokumenta običajno vsebuje dva dela: uvodno in osnovno. Zapisnik sestanka (njegova prva polovica) vsebuje opis glavnih parametrov dogodka: položaji, ime, priimek, udeleženci, predsednik in tajnica. Ko ima nekdo poseben status (povabljen, strokovnjak, opazovalec itd.), Je to tudi navedeno v dokumentu. Če je na sestanku prisotnih veliko ljudi, zapisnik sestanka lahko vsebuje podatke o njih na posebnem listu, kar je neločljiva priloga dokumenta. Uvodni del se konča z dnevnim redom, ki vsebuje seznam obravnavanih vprašanj. Zaželeno je, da so pomembni, vendar lahko na seznamu vprašanj vplivajo tudi drugi dejavniki. Struktura dnevnega reda je lahko na primer odvisna od logične medsebojne povezanosti nekaterih njenih vprašanj ali zaradi zaposlovanja oseb, ki sodelujejo pri dogodku. Dokument sam je sestavljen na pisemski glavi organizacije (njena podrazdelitev), mora biti naveden, ko je potekal sestanek.

Zapisnik sestanka v glavnem delu mora ustrezati uvodnemu zapisu. Zlasti bi morale biti njene postavke v enakem vrstnem redu kot na dnevnem redu. Algoritem za sestavljanje besedila, ki zajame informacije o vsakem delu dnevnega reda, je naslednji: "poslušali", "delali", "odločili". Osnovno pravilo pri sestavljanju tega dela protokola je, da se ne bi smelo spremeniti v podobnost prepisa.

Predvsem podpostavka "Poslušana" opisuje, kdo je bil glavni govornik o tem vprašanju, ki ga je predlagal kot rezultat njegovega govora. Govorniki prav tako kažejo, kdo je rekel, da so ponudili. Odločitev določa končno stališče večine udeležencev zasedanja. Če je bila sprejeta z glasovanjem, kaže, koliko ljudi je bilo zanj, koliko proti, in tudi število vzdržanih glasov. Glede na pomembnost obravnavanih vprašanj lahko navedemo ime. ljudi, ki so vzeli eno ali drugo pozicijo.

Zapisnik sestanka pripravi sekretar, dokument pa s podpisom izvršitelja in predsednika seje. Vir informacij za njeno sestavo so ročno napisani osnutki, zapisi s pomočjo diktafona, prepisov. Če so za reševanje vprašanj, ugotovljenih na sestanku, potrebna pooblastila višjega uradnika, ki niso sodelovali na sestanku, se lahko za odločitve tega upravitelja zagotovi dodatna odobritev. Podpisani in registrirani protokol je mogoče poslati kot en sam dokument in v obliki izjav za uradnike, ki jih pokriva le del vprašanj.