Vzorci zapisnikov sestankov. Kako sestaviti zapisnik sestanka: vzorec

Srečanja potekajo v številnih organizacijah, ne glede na obliko lastništva, ki jo imajo. Na njih delavci in menedžerji izmenjujejo pomembne informacije in sprejemajo odločitve. Da bi bil dogodek uspešen, se ustvari protokol sestanka. Vzorec tega dokumenta v organizacijah je približno enak. Pravila za sestavljanje protokola so opisana spodaj.

Vrste sestankov

Te dejavnosti lahko narobe, če se ne pripravite na njih. Ta funkcija pade na upravitelja. Določiti mora naravo dogodka. Strokovnjaki razlikujeta več vrst srečanj:

1. Usposabljanje (konferenca), katerega cilj je zaposlenim zagotoviti znanje in izboljšati svoje znanje.
2. Informativno. Dogodek mora povzeti informacije in preučiti različna stališča o vprašanjih, ki so se pojavila.
3. Pojasnilo. Na takšnih sestankih vodje delavcev prepričajo delavce o pravilnosti izvajane gospodarske politike.
4. Problematično. Dogodek je namenjen razvoju metode za reševanje sedanjih problemov.

Ne glede na obliko srečanja je treba dokumentirati. To vam omogoča, da ga vodite kompetentno in na organiziran način.

Priprava

Za učinkovito srečanje se mora višje osebje zavedati naslednjih pravil:

1. Treba je jasno opredeliti temo in želene rezultate. To bo organizirano organizirano organizirano.
2. Skrbni razvoj dnevnega reda. Treba je določiti zaporedje obravnave vprašanj. Hkrati je bolje začeti s svetlobnimi vprašanji in se premakniti na bolj zapletene.
3. Udeležence je treba seznaniti z dejstvi, o katerih bomo razpravljali. To je bolje narediti pred sestankom.
4. Vabilo je potrebno vnaprej poslati osebam, ki se morajo udeležiti. Če nekateri ne morejo pomagati pri reševanju težav, vendar morajo poznati rezultate dogodka, potem morajo zagotoviti protokol.
5. Mesto srečanja je treba izbrati na podlagi njegovih ciljev. Pogoji nastanitve ljudi so pomembni pri ustvarjanju poslovnega okolja.

Ti odtenki so glavni pri pripravah na srečanje. Če bodo opazili, bo dogodek izveden učinkovito in organizirano.

Kakšen je protokol za srečanje?

Srečanja potekajo redno v vsaki organizaciji. Te vrste aktivnosti pomagajo rešiti številne akutne probleme, pravočasno sprejemati odločitve na zapletenih nalogah in oblikovati strategijo za razvoj podjetja. Pogosto srečanja ne določajo protokola, ki velja za normo. Vodstvo lahko samostojno določi seznam dejavnosti, v katerih se vodi evidenca. Prav tako določa, kje ni potrebno.

Glavni namen protokola je pisno določiti vsa vprašanja, naloge in mnenja, ki se pojavljajo na sestanku, ter skupno odločanje. Najboljša oblika je podroben protokol. Običajno se tak dokument uporablja pri dogodkih, ki bodo vplivali na prihodnji razvoj podjetja. Poleg tega je treba zabeležiti vsebino sestankov s podjetji in zaposlenimi v državnih institucijah. Vzorci zapisnikov sestankov za različne oblike dogodkov so podobni, le majhne razlike.

Narediti

Zapisnik sestanka vodi vodja podjetja. Toda to funkcijo lahko opravi drug zaposleni. Pred tem dogodkom je tajniku zagotovljen seznam povabljenih gostov in približen seznam vprašanj. Udeleženci bodo prejeli povzetke. To vam bo omogočilo, da pripravite predlogo za dokument, da pospešite razvoj dokumenta. Vzorci zapisnikov sestankov na takšnih prireditvah na vseh podjetjih so podobni.

Ko je veliko udeležencev, je bolje imeti registracijski list, kjer bo FI zabeležen. Z začetkom seje sekretar odobri seznam prisotnih. Zapisovanje podatkov zabeleži sekretar med dogodkom. Za povečanje natančnosti beleženja se uporabljajo zapisi diktafonov. Vse besede so zapisane na digitalnem mediju in nato v končni obliki protokola.

Če na sestanku sodeluje veliko udeležencev, je treba voditi zapisnik. Takšno delo pospeši postopek, če se dogodek zamuja. Replike, komentarji, komentarji, ki niso pomembni za temo srečanja, niso vključeni v vsebino dokumenta. Protokol vključuje splošen pomen poročil, vprašanj in predlogov. Odločitve, naloge, ki jih vodja daje posameznim zaposlenim, so natančno zabeleženi.

Če upravitelj potrebuje natančne informacije, lahko zahteva poročilo, ki ga podpiše odgovorna oseba. Na sestankih se pogovarja o stanju stvari na splošno, zato vam ni potrebno podrobno vnašati. Kot rezultat, protokol vključuje potek srečanja: obravnavane teme, vprašanja, odločitve. Včasih upravljavci zahtevajo dobesedno fiksiranje vseh stavkov. To se dogaja na sestankih sodobnih organizacij, kjer se rešuje veliko operativnih vprašanj.

Dekoracija

Kako sestaviti zapisnik sestanka? Vzorec vsebuje osnovne podatke, ki jih je treba vključiti v dokument. V vladnih službah se protokoli vzdržujejo na podlagi posebnih obrazcev. Običajna oblika vzorčnega protokola sestanka je sestavljena iz:

1. Obvezni predpogoji (datumi, številke, imena podjetij, vrsta dokumenta z oznako dogodka, lokacija).
2. Seznam prisotnih (Ime, delovno mesto udeležencev). Lahko se uporabi seznam dobrodošlice, v katerem je podpisal vsak, ki je prišel.
3. Če se je dogodek udeležil oseb iz drugih institucij, jih je treba vpisati v razdelku »Vabljeni«.
4. Glavni del. Opredeljuje 3 dele: poslušanje (polno ime in položaj zvočnikov, teme za predstavitev, predstavitev bistva), ki jih je (polno ime in položaj osebe, postavljanja vprašanj ali zagotavljajo komentarje) odločili (voditelji dajejo naročila ali prekriva resolucijo, določi naloge roke).
5. Na koncu podpisa sta to zapisala tajnica in vodja. Tiskanje ni potrebno.

Na takšnem vzorcu protokola bo mogoče sestaviti ustrezen dokument. Številka mora biti oštevilčena za nadzor napredka sestanka. Dokument je pripravljen nekaj časa po srečanju. To lahko traja nekaj ur ali celo dni, vse je odvisno od količine informacij.

Vzorec protokola, ki se sestaja pod vodstvom direktorja, je povsem enak kot tisti, ki ga drži brez njega. Nato se dokument predloži v podpis vodji, vodilnemu dogodku. Protokol se pošlje zainteresiranim osebam ali ustvari uradne izjave z navodili za izvajalce.

Če je sestavljen protokol tehničnega sestanka, lahko vzorec vsebuje tudi posebne nianse tega dogodka. Toda na splošno bi morala vsebovati glavno bistvo, probleme in vprašanja, o katerih so razpravljali udeleženci. Protokol vzorca delavnice, predstavljen v članku, je lahko primer pri pripravi tega dokumenta.

Operativni sestanek

Ta dogodek ima naslednje značilnosti:

1. Posebna periodičnost, na primer, vsak teden.
2. Določena sestava prisotnih.
3. Podobne teme in vprašanja.
4. Kratko trajanje.

Protokol vzorca operativnega sestanka je enak kot pri rednem dogodku. Samo tajnica se seznani z algoritmom dela, vprašanji za razpravo. To pospeši delo na dokumentu, saj se večina oblikuje vnaprej. Protokol je pripravljen hitro, dokument se takoj predloži upravi za podpis.

Skladiščenje

Da bi rešili problem shranjevanja protokolov, se mora tajnik seznaniti z internimi dokumenti organizacije. Odvisno od specifičnosti podjetja. Dokumenti na sejah upravnih odborov ali delničarjev delniške družbe se stalno hranijo. Protokoli so prepuščeni lokaciji izvajalskega organa organizacije. Dokumenti sej se običajno hranijo za 3 ali 5 let, nato pa se arhivirajo in uničijo na podlagi navodil.

Zaključek

Zapisniki sestankov omogočajo udeležencem, da se spomnijo dnevnega reda in pravočasno izvedejo naloge. Zdaj obstajajo elektronska sredstva za operativno pripravo in odpošiljanje te dokumentacije. Zato bo sekretarju primerno, da zainteresiranim osebam predstavi različico protokola.