Poslovno srečanje - faze priprave in ravnanja.

Poslovno srečanje je ena od oblik poslovno komuniciranje, katere namen je kolektivna diskusija, razumevanje problemov in vprašanj podjetja (organizacije) in sprejetje ustrezne odločitve.

Vrste poslovnih srečanj so namenjene glavnemu cilju ali nalogam, ki jih je treba obravnavati: načrtovanje, motiviranje, notranja rutina dejavnosti, spremljanje dejavnosti zaposlenih in drugo.

Pridobivanje in priprava poslovnega sestanka ima določeno tehnologijo, s katero lahko enostavno obvladujete to obliko poslovnega komuniciranja.

Korak 1. Določitev namena sestanka in dnevnega reda.

Poslovni sestanek ni samo sestanek zaposlenih. Njegov cilj bi moral biti ciljni rezultat, to je sprejemanje konkretne odločitve. Zato je treba ta rezultat oblikovati vnaprej. Bolj natančno je oblikovanje odločitve, bolj učinkovito bo srečanje potekalo in rezultat bo dosežen. Pri določanju cilja mora organizator odgovoriti na vprašanje: Ali lahko to težavo reši določen delavec v trenutnem delovnem stanju? Ali je mogoče srečanje zamenjati z drugo obliko rešitve?

Dnevni red se pripravlja vnaprej. Udeležence srečanja je treba seznaniti s prihajajočo razpravo s potrebnimi gradivi, da bi lahko preučili rešitev. Poleg tega mora vsaka postavka na dnevnem redu imeti lasten cilj. Poleg točk dnevnega reda so udeleženci srečanja obveščeni o času, dodeljenem za razpravo o vsaki izdaji.

2. korak. Opredelitev časa gospodarstvo in število udeležencev.

Tradicionalno, poslovna srečanja (razen sestankov v sili) potekajo na določen dan v tednu popoldne. Identificirajte krog udeležencev na način, da upravljate najmanjše število zaposlenih. Najboljša možnost je 6-7 ljudi. Konstruktivna rešitev problemov in problemov je odvisna od prisotnosti samo zainteresiranih oseb. Srečanje je bolje zaupati tistim zaposlenim, ki so najbolj kompetentni v tej temi.

Korak 3. Organizacija prizorišča.

Organizatorji morajo, kolikor je to mogoče, predvideti združljivost udeležencev srečanja. To vam bo omogočilo, da uredite stole in postavite ljudi, da bi povečali učinkovitost komunikacije. Informacije se dojemajo bolje in hitreje, če lahko jasno vidite osebo, oči, geste zvočnika.

Korak 4. Vodenje sestanka: trajanje in urnik.

Poslovno srečanje ima nekatere sestavine, ki neposredno vplivajo na učinkovitost odločanja. Trajanje ne sme presegati 40-45 minut. Psihološko, kolektivni duh ne more delovati produktivno nad tem časom. Če je treba nadaljevati razpravo, je priporočljivo, da odmori vsaj 30 minut, kar poveča zdravstveno stanje, pozornost.

Poslovno srečanje mora imeti časovni razpored govora. Za spremljanje skladnosti s predpisi je odgovoren predsednik. Vendar pa spoštovanje predpisov vseh udeležencev sestanka kaže usposobljenost osebja.

Korak 5. Zapisnik sestanka.

Priprava uradnega dokumenta, ki določa glavne faze zasedanja, imena govornikov, predlogov in odločitev, ki so potrebni sestavni del poslovnega srečanja. Na podlagi protokola ima upravljavec pravico zahtevati izvajanje sprejetih odločitev.

Korak 6. Analiza priprave in vodenja sestanka.

Poslovno srečanje velja za uspešno, če je mogoče pozitivno odgovoriti na vprašanja: Kako dobro je krog udeležencev sestanka? Ali lokacija udeležencev prispeva k učinkovitosti komunikacije? Kako zainteresirani so bili udeleženci razprave? Kaj je služilo kot spontane strategije odločanja? Katera protislovja med osebnimi in kolektivnimi cilji so se izkazala? Kateri so bili razlogi za spore (če so se pojavili)? Ali je bil čas srečanja učinkovit?