Nadzor sedanje, predhodne in končne: zakaj in kako

Učinkovitost upravljanja je določen z doseganjem cilja, mora vodja na vseh stopnjah gibanja do rezultata spremljati in nadzorovati proces, vire in situacijo. Nadzor je ena najpomembnejših funkcionalnih funkcij upravitelja.

Koncept nadzora v upravljanju

Upravljanje je nujno za učinkovito organiziranje dejavnosti, racionalno porabo sredstev in doseganje ciljev. Upravljanje tradicionalno razlikuje pet osnovnih funkcij: načrtovanje, organizacija, motivacija, nadzor in usklajevanje. Vsak od njih ima svoje posebnosti in pomen. Torej, spremljanje, sedanje ali strateško, je pomembna dejavnost upravitelja v primerjavi rezultatov dela z načrtom v vseh fazah proizvodnega procesa, preverjanja rezultatov za skladnost s standardi in normami ter odpravljanje nastajajočih odstopanj.

Pomembnost nadzora je razložena s potrebo po odpravi negotovosti glede stanja v podjetju in napredka proizvodnega procesa. Nadzor je nepogrešljiv pogoj za uspešno delovanje. Omogoča vam, da ocenite stanje in preprečite nastanek kriz. Spremljanje in nadzor sta nujna, vendar lahko prevzamejo številne oblike in izvajajo več funkcij. Glede na slog upravljanja v organizaciji je nadzor mogoče osredotočiti v rokah enega direktorja, navadno višjega izvršnega direktorja ali delegiranega več zaposlenim.

Nadzorne funkcije

Nadzor - to je neprimerno za managerja in izvajalca trenutek dela, vendar je potrebno. Pri upravljanju je običajno govoriti o več osnovnih nadzornih funkcijah:

- Vrednotenje okolja, zunanje in notranje. Med nadzorom manager zbira informacije in odpravlja negotovost pri vprašanju razumevanja trenutnega procesa. Nadzor omogoča odkrivanje negativnih in ogrožajočih dejavnikov v zunanjem in notranjem okolju ter iskanje možnosti za njihovo odpravo ali obračunavanje izvajanja dejavnosti.

- Odzivanje na odstopanja. Upravitelj nadzoruje, da se zaveda vseh podrobnosti proizvodnega procesa in da se lahko odzove na spremembe in odstopanja. Nadzor omogoča, da vnaprej opazite napake in grožnje ter hitro obnovite proizvodni proces.

- Dodelitev sredstev. Taktični in tehnični nadzor omogoča najbolj racionalno uporabo razpoložljivega denarja, opreme in najde pravo mesto za usposobljenost zaposlenih. Obenem nadzor nam omogoča, da identificiramo rezerve in jih uporabimo produktivno.

- Ohranjanje povratnih informacij. Interaktivna kontrolna funkcija je, da med izvajanjem interakcije vzpostavijo med vsemi elementi sistema, med upraviteljem in izvajalcem.

- Vrednotenje dela osebja. Da bi kompetentno motivirali zaposlene in učinkovito plačali za svoje delo, je treba zgraditi jasen sistem ocenjevanja, pri čemer ta upravljavec pomaga nadzirati na vseh stopnjah proizvodnje.

Vrste nadzora

Zapletenost nadzornega postopka vodi v dejstvo, da obstaja več kontrolnih kvalifikacij.

Po pogostnosti postopkov so dodeljeni:

- Predhodni nadzor. Pred začetkom dela je treba sprejeti ukrepe za sledenje in vrednotenje ključnih virov: materialnega, človeškega, produktivnega. Njen cilj - preprečiti možnost negativnih posledic dejanj izvajalcev. Omogoča vam, da prilagodite načrt še pred njenim izvajanjem in preden naredite napake.

- Trenutni nadzor. Izvaja se med izvajanjem del, njegov namen je identificirati na stopnji videza in preprečiti napake in odstopanja. Njegov namen je spremljanje skladnosti z normami in standardi. Sedanji nadzor zahteva stalno informacijo o prejemu in hitro popravljanje napak.

- Končni nadzor. Izvaja se na stopnji povzemanja rezultatov in vrednotenja dosežkov rezultatov. Glavni namen te vrste nadzora je preprečiti podobne napake v prihodnosti. Podatki, pridobljeni v tej fazi, postanejo osnova za oblikovanje novih načrtov.

Na podlagi rednosti izvajanja nadzornih ukrepov, strateškega, taktičnega in operativni nadzor. Po funkcionalni pripadnosti strokovnjaki kličejo finančno, produkcijo, trženje in osebje vrste nadzora. Še vedno pa je mogoče na podlagi usmeritve ukrepov dodeliti zunanje in notranje vrste nadzora.

Strateški in taktični nadzor

Najpomembnejše orodje za izvajanje načrtov podjetja je strateški in taktični nadzor. Naloga teh vrst upravljanja je spremljanje pravilnosti načrtov in ukrepov. Strateški nadzor je sistematično preverjanje skladnosti globalnih ciljev, strateških programov in ukrepov. Naloge te vrste dejavnosti so: ugotavljanje pravilnosti izbranih dolgoročnih ciljev in pravilnost načina njihovega doseganja, prepoznavanje potencialnih priložnosti za podjetje. Taktična kontrola je povezana s preverjanjem doseganja kratkoročnih, neposrednih ciljev. Njegov instrument je tehnični nadzor, katerega namen je prepoznati strogost skladnosti proizvodnega procesa s predpisi, standardi in predpisi.

Nadzor na stopnjah priprave

Celoten proces upravljanja je prežet s kontrolnimi fazami. Obstaja tradicija postopne klasifikacije, v tem primeru se razlikuje: predhodna, tekoča in končna kontrola. Vsak od njih opravlja svoje funkcije in ima značilnosti. Predhodni nadzor pred začetkom dela je sestavni del načrtovanja. Njegov namen je ustvariti pogoje za učinkovit zagon proizvodnje. Na tej stopnji se ocenjuje pripravljenost in usposobljenost osebja, razpoložljivost potrebnih virov, dokumentacija dejavnosti.

Kontrolni tok v nasprotju s predhodnim časom v časovnem toku sovpada s stopnjami proizvodnje. Njegova glavna naloga je izboljšati potek dela. Vodja nenehno spremlja skladnost vseh proizvodnih postopkov in ukrepov izvajalcev z odobrenimi načrti in standardi. Včasih se ta stopnja imenuje tudi "vmesni nadzor", ki poudarja njegovo glavno značilnost - prepoznavanje pomanjkljivosti in odstopanj na poti do cilja. Uporablja se za presojo rešitve sedanjih in strateških nalog. Poseben pomen je končna ali končna kontrola. Zelo se razlikuje od drugih stopenj svojih nalog in pretoka.

Končni nadzor: specifičnost

Končna faza proizvodnega procesa vključuje več pomembnih nalog. To je določitev stopnje skladnosti ciljev in rezultatov, ocenjevanja dela osebja, sestavitve seznama napačnih izračunov in napak, tako da lahko začnejo novo fazo načrtovanja. Končni nadzor je treba izvajati v skladu z ustaljenimi merili, tako da izvajalci razumejo, kako se njihovo delo preverja in kako bo to vplivalo na plačilo svoje zaposlitve. Ta vrsta nadzora je povezana z oceno izdatkov virov, z določitvijo učinkovitosti strategije in taktike ter s presojo pravilnosti predhodno sprejetih odločitev. Rezultati te faze so izjemno pomembni za prihodnost organizacije, saj se njegovi rezultati lahko izognejo napakam pri oblikovanju načrtov za prihodnost.

Kontrolni postopek

Kontrola, trenutna in končna, se izvajajo v skladu z enim algoritmom.

Na prvi stopnji se zbirajo informacije, nato pa se oblikujejo ocenjevalna merila za vsako operacijo in postopek, cilji in metode nadzora pa se dodatno opredelijo. To je pripravljalna faza. Poleg tega nadzor vstopi v fazo pravilnega vrednotenja procesa in ukrepov. Zadnja faza je analiza prejetih informacij in oblikovanje sklepov, je sinonim za končno kontrolo. Kot posledica vseh teh dejanj se mora izdati vodstvena odločitev.

Načela nadzora

Vodja, odgovoren za spremljanje, tekoče, strateško ali dokončno, se mora spomniti osnovnih načel njegovega ravnanja. Te vključujejo:

- Pravočasnost. Med nadzornimi postopki bi moral obstajati nekaj časa, ne sme biti preveč pogost, zato zaposleni ne čuti, da mu ne zaupajo. Toda tudi ne bi smeli porabiti preveč redko, da delavec ni imel vtisa pomanjkanja nadzora.

- Prilagodljivost. Prilagajati se mora trenutnim razmeram.

- Ekonomično. Njegov cilj - prihraniti sredstva, zato sam ne bi smel zahtevati velikih naložb.