Glavna naloga nadzora v upravljanju

Vsak vodja opravlja osnovne funkcije upravljanja: načrtovanje, organizacija, motivacija, nadzor. Štiri elemente funkcije spremljanja: opredelitev kazalnikov in metod za merjenje rezultatov, merjenje rezultatov, ugotavljanje, ali so rezultati skladni z načrtom, in korektivni ukrepi.

Vse funkcije upravljanja: načrtovanje, organizacija, motivacija, nadzor so tesno povezani. So enako pomembni za učinkovito upravljanje. Ne morete jih razdeliti na glavno in sekundarno. Obenem pa vodstvene funkcije: organizacija, motivacija in nadzor temeljijo na premišljenem in učinkovitem načrtovanju.

• Načrtovanje je primarna, temeljna funkcija. Na podlagi strateških ciljev se pripravi načrt za njihovo doseganje, ki predvideva razporejanje določenih virov in povezavo te dodelitve v času. Načrtuje dokumentacijo o dodeljevanju sredstev in združuje prizadevanja posameznih enot in zaposlenih za dosego skupnega cilja. Za to so splošni cilji razčlenjeni v osebne cilje. Treba je zagotoviti načrtovanje in nadzor organizacije. Funkcije upravljanja poleg cilja določajo tudi pripravo seznama del, ki jih je treba opraviti v določenem zaporedju, da bi dosegli cilj. Hkrati je vsako delo vezano na čas začetka in konca, na sredstva, ki so ji dodeljeni, in na kasnejše (ali prejšnje) delo v času.
• Organizacija kot funkcija upravljanja je ustvariti strukturo, ki posameznim elementom sistema omogoča, da delujejo skupaj v skladu s predpisanimi pravili in racionalno porabijo dodeljene vire za doseganje zastavljenih ciljev. Organizacijsko strukturo opisujejo številni formalizirani predpisi - predpisi, predpisi, navodila.
• Motivacija kot funkcija upravljanja je spodbuditi zaposlene na vseh ravneh, da učinkovito sodelujejo pri doseganju svojih ciljev. To je najbolj humanistična in najmanj formalizirana funkcija upravljanja.
• Nadzor, kot funkcija, je proces upravljanja količinsko in kvalitativno upoštevanje rezultatov dela, to je proces, ki zagotavlja, da organizacija doseže svoje cilje

Namen nadzora

Nadzor je glavna funkcija upravljanja. Namenjen je za:

• Zmanjševanje negotovosti proizvodnega procesa in procesa upravljanja.
• Predvidevanje in preprečevanje zrušitev.
• Podpora za uspešne ukrepe.

Kontrola je nepredstavljiva brez merjenja. Da bi razumeli, da delo poteka v skladu z načrtom, je treba primerjati kvantitativne kazalnike, dosežene v času nadzora z nekaterimi predhodno načrtovanimi.

Kontrolni proces je sistem, ki vam omogoča načrtovanje, merjenje, določanje odstopanj in odpravljanje vseh poslovnih dejavnosti, kot so proizvodnja, pakiranje, dostava potrošniku in še veliko več.

Nadzorna funkcija v upravljanju je pomemben del procesa upravljanja.

V odsotnosti kontrolne funkcije, kateri koli nadzor izgubi svoj pomen. Ne boste se zavedali, ali ste dokončali, kar je bilo načrtovano, in na splošno, če je kaj storjeno.

Brez kontrolne funkcije je tudi nemogoče upravljati osebje.

Postopek upravljanja je funkcionalen proces za organizacijski nadzor, ki mora izhajati iz ciljev in strateških načrtov organizacije

Štirje elementi kontrolne funkcije

Za funkcijo upravljalnega upravljanja obstajajo štiri glavne faze:

1. Določiti kazalnike in metode za merjenje rezultatov.
2. Izmerite rezultate.
3. Ugotovite, ali se rezultati ujemajo z načrtom.
4. Uporabite korektivne ukrepe.

"Nadzor" pomeni seznam, ki se vzdržuje v dveh izvodih (kontrôle, contrerôle, latinščina proti - proti in rotus - pomikanje).

Določitev načrtovanih vrednosti in metod za merjenje rezultatov

Treba je oblikovati niz kazalnikov, pomembnih za nadzorovan proces, in določiti za vsako načrtovano vrednost v določenem času. Ko se meri ta čas, se izmeri dejanski rezultat, upravljavci sprejemajo signale o tem, kako se dogajajo in zato jim ni treba preverjati vsakega koraka izvajanja načrtov.

Kazalniki bi morali biti jasno opredeljeni, merljivi in ​​bistveni za spremljanje. V industrijskem podjetju kazalniki lahko vključujejo prodajo in proizvodnjo, učinkovitost delovne sile, varnostne kazalnike in tako naprej.

Po drugi strani pa bi morali pri zagotavljanju storitev kazalniki vključevati na primer število strank, ki so prisiljene čakati na svojo službo v banki ali število novih strank, vključenih v obnovljeno oglaševalsko akcijo.

Merilne točke na časovni lestvici bi bilo treba izbrati tudi ne naključno, temveč bolj povezano s kritičnimi časovnimi obdobji z vidika nadzorovanega procesa ali začetka / konca pomembnih faz procesa. Lahko je

• Začetek ali konec načrtovanega obdobja - premik, dan, teden ali mesec.
• Začetek ali konec pomembne faze: dokončanje priprave proizvodnje, začetek končne montaže izdelka, pošiljanje izdelka kupcu.
• Sprostitev izdaje novega izdelka ali doseganje načrtovanega obsega storitev.

Funkcije načrtovanja in nadzora pri upravljanju so zelo tesno povezane in brez smisla nimajo smisla. Nenadzorovan načrt se pretvori v prazen kos papirja. Funkcije upravljanja vključujejo tudi motivacijo in nadzor.

Merjenje rezultatov

Merilni rezultati kontrolnih točk in jih primerjajo z načrtovanimi kazalniki bi bilo treba izvesti na podlagi proaktivnega pristopa, tako da se odstopanja lahko odkrijejo čim prej, ali celo napovedal, preden se pojavijo, da bi se izognili ali zmanjšali korektivne ukrepe.

Če so kontrolne točke pravilno načrtovane in so na voljo orodja, ki natančno določajo, kaj delajo podrejeni, bo ocena trenutne in pričakovane uspešnosti točna in enostavna.

Vendar pa je veliko dejavnosti, v katerih je težko določiti natančne kontrolne točke, obstajajo tudi številne dejavnosti, ki jih je težko izmeriti.

Precej preprosto je, na primer, določiti časovni indeks za proizvodnjo množične proizvodnje in prav tako je enostavno meriti dejanske vrednosti za te kazalnike

Stanje je bolj zapleteno s tehnikami, ki so daleč od inženiringa. Na primer, delo delavca za delovne odnose ni lahko spremljati, saj ni enostavno razviti jasnega sistema kazalnikov.

Upravitelj te vrste se pogosto opira na nejasne kazalnike, kot so odnosi s sindikati, navdušenje in lojalnost podrejenih, promet zaposlenih in / ali delovne spore. V takih primerih so rezultati merjenja podrejene tudi nejasni.

Uskladitev rezultatov z načrtom

To je preprost, vendar zelo pomemben korak v procesu nadzora. Vključuje primerjavo izmerjenih rezultatov z vnaprej določenimi načrtovanimi kazalniki. Na tej stopnji je predhodno razvita primerjalna tehnika izjemno pomembna. Ta dokument mora jasno opredeliti, kaj se meri, v kakšnem času in pod kakšnimi pogoji. Slediti tej tehniki mora biti strog, v nasprotnem primeru bodo rezultati meritev in primerjava z načrtom nezanesljivi.

Če kazalniki ustrezajo načrtovanim, lahko uprava domneva, da je vse pod nadzorom. V tem primeru ni treba posegati v vsakodnevno delo organizacije.

Korektivni ukrepi

Ta stopnja postane najpomembnejša v primeru, da indikatorji ne dosežejo načrtovanih, analiza pa kaže na potrebo po korektivnih ukrepih. Takšni korektivni ukrepi lahko vključujejo spremembe v enem ali več vidikih vsakodnevnih dejavnosti organizacije.

Na primer, vodja podružnice banke bi se moral odločiti, da je v dvorani potrebno zasedati več operativcev, da bi lahko vzdržal predhodno uveljavljen kazalnik največ petih minut čakanja.

Ali pa se upravitelj trgovin odloči, da operaterje nadur opravi, da izpolni roke za dostavo.

Nadzor pomaga tudi pri določanju nepravilno določenih ciljev, v tem primeru pa bo korektivni učinek popravil cilje in se ne bo boril za spreminjanje trenutnih izmerjenih vrednosti.

Pravočasnost korektivnih ukrepov

Vedno moramo razviti konstruktiven način, da kazalce približamo načrtovane vrednosti, v nasprotnem primeru se bo zamujalo, da se je napaka že pojavila. Čim prej nastavimo napako ali napako, bolj verjetno je, da se popravi ali dohiti. In manj časa bodo materialni in delovni viri porabljeni za njegovo popravo.

Odstopanja, najdena v kasnejših pogojih, je včasih nemogoče popraviti. V tem primeru ima organizacija do konca svojega delovanja občutljive finančne in ugledne izgube.

Slaba novica je danes boljša kot jutri.

DS Chadwick

Povezava funkcij upravljanja

Funkcije upravljanja: motivacija in nadzor sta medsebojno tesno povezani. Da bi ustvaril učinkovit sistem motivacije, podrejeni upravitelj potrebuje dostop do točnih in pravočasnih rezultatov nadzora.

Nadzor se lahko izvaja na podlagi skladnosti:

• načrtovani kazalniki;
• standardi kakovosti;
• korporativne politike;
• zahteve za varnost in zaščito delovne sile;
• Zahteve državnih ali javnih organizacij, ki nadzorujejo javne organizacije.

Kontrola je lahko tudi periodična in enkratna, načrtovana in nujna, zasebna in kot del splošne revizije dejavnosti organizacije.

Zaključek

Glavna naloga nadzora v upravljanju je zagotoviti izpolnitev načrta in s tem dosegati cilje organizacije. Dodatne funkcije - podpora organizaciji in motivaciji ter interakcija z njimi. Nadzorna funkcija v upravljanju je najpomembnejša. Občutek nadzora ni obsoditi enote ali zaposlene pri neuspehu načrta in jih kaznovati. Pomen je v pravočasnem odkrivanju odstopanj od načrta. Potem obstaja možnost za korektivne ukrepe. Dobro premišljena organizacija kontrolnih procesov je obljuba natančne in pravočasne izvedbe načrtov in doseganja zastavljenih ciljev.