Pravila za komunikacijo po telefonu

V poslovnem pogovoru je vedno treba narediti vtis, da je strokovnjak viden v vas. In to je treba storiti v prvih minutah pogovora. Podoba in uspeh podjetja sta v mnogih pogledih odvisna od tega, kako dobro komunicirajo ljudje in kako dobro se lahko pogovarjajo s potencialnimi strankami in partnerji. Za učinkovitost dela mora vsak zaposleni vedeti nekaj pravil komunikacije.

Kakšna pravila komunikacije po telefonu obstajajo

Najprej pozorno spremljate svojo intonacijo. Ker se v pogovoru sogovornik morda ne vidi, to ne izključuje dejavnika, ki ga ne sliši. Zato poskusite govoriti prijazno. In to bo spodbudilo nasmeh in dobro razpoloženje skozi pogovor. Pravila poslovno komuniciranje na telefonu pomenijo popoln nadzor nad njihovimi čustvi.

Drugič, med pogovorom morate nadzorovati svojo držo. Če ste med pogovorom razpadali na stolu, bi lahko uničili vaš ugled. Če stojite ves čas med pogovorom, bo govor postal prepričljiv in energičen, kar bo v prvi vrsti prispevalo k dejstvu, da bo postalo prehitljivo. Treba se je prilagajati določenemu ritmu pogovora.

Tretjič, morate pozdraviti. Pozdrav je eden najpomembnejših elementov, ki sestavljajo pravila komuniciranja. V tem primeru obstajajo prefinjenosti in odtenki. Na primer, namesto "Pozdravljeni" je bolje reči "Dober dan". Ta izraz je veliko lažje izgovoriti. In za dojemanje je veliko lažje. V nobenem primeru ne odgovarjata na klice z besedama "allo" in "yes". Najprej morate navesti podatke o podjetju in nato o položaju, ki ga imate.

Vedno se morate predstaviti pravilno. Prvič, tisti, ki pokliče. Ne imejte imena in položaja le, če prave osebe ni tam. V primeru, da pokličete nekomerno telefonsko številko, se po predstavitvi sami seznanite z razpoložljivostjo časa. Šele potem bi morali govoriti o namenu klica.

Pravila komunikacije prav tako pomenijo, da ne bi smeli čakati. Največji čas, potreben za dvigovanje slušalke, je približno šest piskov. Po tem lahko prenehate zvoniti. Približno po tretjem izbirnem tonu. Tako se bo čas klicatelja shranil. Vendar vam ni treba hiteti na telefon, drugače boste menili, da ste v prostem teku na delovnem mestu.

Ne pozabite, da mora biti trajanje klicev približno pet minut. Pravila lirskega odstopanja ne zagotavljajo komunikacije. Poleg tega traja preveč časa. Ne molite dolgo časa, ker pavze v poslovnem pogovoru niso potrebne. Samo delajo tisto, kar je nepopustljivo. In če ste molčali približno minuto, bi to pomenilo veliko pomanjkljivost za vaš ugled.

Poleg tega mora biti poslovni klic pripravljen vnaprej. Nikomur ne pozabljajte nepotrebnih klicev, da bi pojasnili informacije, ki vas zanimajo. Vsa vprašanja in podrobnosti je treba takoj razpravljati med prvim pogovorom. Da bi se izognili takemu problemu, lahko ustvarite poseben seznam z vprašanji. Vedno je vredno odgovoriti na postavljena vprašanja. Kratek odgovori ne bodo mogli podpreti svojega ugleda na ustrezni ravni in ne bodo pokazali vaše pristojnosti v zadevi, o kateri razpravljamo.

Zlata pravila komunikacije so bila izumljena samo za takšne primere. Če jih spremljate, bo vaša ocena kot odgovoren zaposleni visoka.