Pogoji in obdobje hranjenja primarnih dokumentov v računovodstvu

Praksa kaže, da je praktično v katerem koli sodobnem domačem podjetju računovodski oddelek največji obseg dokumentacije. Seveda, to

Dokumenti, dokumenti,

Če navajate statistične podatke o količini proizvedene dokumentacije, se izkaže, da je v skoraj vseh sodobnih domačih podjetjih računovodstvo vir 80-90% papirnih dokumentov. Jih morate shraniti z razlogom. Omejitve določajo ne le tisto, kar je minimalno obdobje hranjenja primarnih računovodskih dokumentov, pravilnih (ponavadi se giblje od petih let do desetletja), ampak tudi v kakšnih pogojih naj bi bili ti objekti nameščeni. Hkrati je treba zapomniti, da je delitev v dokumentacijo za začasno hrambo in trajno.

Vendar, kot kaže praksa, menedžerji v mnogih podjetjih niso zainteresirani za razumevanje zapletenosti, kaj so pogoji shranjevanja primarnih dokumentov. Za lajšanje glavobola lahko uporabite storitve specializiranih arhivskih podjetij. V takem podjetju točno vedo, kakšne vrste dokumentov, kako dolgo je potrebno za shranjevanje, pod kakšnimi pogoji, pod kakšnimi pravili. Poleg tega v taki organizaciji obstaja tehnična zmogljivost za uničenje dokumentov, zaupanih skladiščenju, ko rok poteče. To je zelo priročno, vendar je vredno denarja. Če želite prihraniti denar, boste morali dodeliti poseben prostor arhivu in spoznati, kakšno je obdobje hranjenja primarnih računovodskih dokumentov v organizaciji po zakonu.

Hočem - nočem

Problem, mimogrede, ne izhaja iz nič. Veljavni zakoni določajo pogoje skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov in v okviru katerega koli podjetja morajo biti upoštevani. Iz zakonodaje izhaja, da je za ohranitev dokumentacije zavezujoča pravna oseba. To pomeni, da oblika vloge ne igra - ne glede na to, ali gre za zasebnega podjetnika, samega vodenja podjetja ali velike skrbi, boste morali še naprej upoštevati vodenje računovodskih izkazov in druge dokumentacije. Pomembno je preučiti zakonodajo o uveljavljenih pogojih skladiščenja elektronskih primarnih dokumentov, papirnih, tako da v primeru konflikta z izvajalcem ali če ga nadzorni organ preveri, ne najdite sebe v neudobnem položaju. Poleg tega lahko neupoštevanje predpisanih časovnih intervalov povzroči precejšnjo kazen pri preverjanju. Sedanja zakonodaja vsebuje predpise, ki urejajo minimalno obdobje hranjenja primarnih računovodskih dokumentov. Pomembno je, da je podjetje varno in da je poslovanje v naši državi zakonitost, skladnost z uveljavljenimi pravili.

125. zvezni zakon, ki je bil sprejet oktobra 2004, govori, kako dolgo so shranjeni elektronski primarni dokumenti, papirni dokumenti. Na podlagi imena je namenjen arhivom in pravilnemu poslovanju. V tem uradnem dokumentu so upoštevane posebnosti shranjevanja uradnih dokumentov, ki jih pripravi računovodski oddelek. Tu lahko najdete obe funkciji, ki vam omogočata, da razmejite dokumentacijo začasnega in trajnega shranjevanja ter pogoje, ki so značilni za določeno vrsto vrednostnih papirjev.

Koga se širi?

Odgovornosti za upoštevanje minimalnih pogojev za shranjevanje primarnih dokumentov se dodelijo:

• primeri lokalne samouprave;
• državni organi;
• podjetniki;
• podjetja;
• osebe, ki se ukvarjajo s podjetniško dejavnostjo.

Skladnost z zakonodajo bo morala veljati za arhivsko dokumentacijo, vključno s tistimi, ki se nanašajo na osebje. Časovno obdobje, določeno v zakonu, mora biti na varnem mestu. Poleg zveznih zakonov so posebnosti časovnega skladiščenja primarnih dokumentov in računovodskih registrov obravnavane v številnih regulativnih dokumentih, ki delujejo tako v državi kot celoti in v vsaki posamezni regiji. Najpomembnejši dokument pa je omenjeni 125. zakon, ki vsebuje popoln seznam dokumentov, ki urejajo trajanje skladiščenja računovodskih vrednostnih papirjev.

Zakon št. 129

Leta 1996 je bil izdan zvezni zakon, namenjen posebnostim računovodstva. Navaja, da računovodstvo lahko tvori svojo dokumentacijo na papirju, pa tudi z uporabo različnih strojnih orodij. Obenem mora družba samostojno izdelati kopije dokumentacije na papirju, tako da imajo vsi udeleženci operacij dostop do podatkov o njih. Če nadzorni organ zahteva dostop do dokumentacije, morajo zastopniki predstaviti takšno dokumentacijo. Pravica do tega je v zaposlenih tožilstva in predstavnikov sodišča.

Oblikovanje, skladiščenje s spoštovanjem pogojev skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov, dodeljevanje na zahtevo mora ustrezati obrazcem, določenim v zakonskih aktih. Dokumente je treba prosilcu poslati v papirni obliki. Če je mogoče uporabiti stroje, ki se uporabljajo pri delu, če se vsi udeleženci strinjajo, se lahko poročanje pošlje elektronsko. To dovoljujejo tudi zakoni naše države.

Shranimo po pravilih

129. zvezni zakon vsebuje sklicevanje na obvezno upoštevanje pogojev hranjenja primarnih računovodskih dokumentov. Zlasti člen 17 navaja, da mora vsaka pravna oseba nujno hraniti takšno dokumentacijo, vključno z registri in poročili. Dolžina časovne vrzeli določa pravila, ki urejajo arhivsko dejavnost na državni ravni. Trajanje tega obdobja ne sme biti krajše od 5 let.

Za dokumentacijo, ki ureja računovodsko politiko in nekatere druge kategorije (programi, ki se uporabljajo na strojih, ki obdelujejo podatke, delovni načrt računovodskih izkazov), se določi posebno obdobje hranjenja primarnih dokumentov. Seveda je trajanje tukaj tudi pet let (v nekaterih primerih se to obdobje lahko nastavi še več), vendar čas začne računati od trenutka, ko je podjetje nazadnje uporabljalo ta dokument. Vodja pravne osebe je oseba, ki je pravno odgovorna za vodenje vso predpisano dokumentacijo ob upoštevanju časovnih intervalov. To pomeni, da mora vsak izobraženi in odgovorni vodja vedeti obdobje hranjenja primarnih dokumentov v računovodskem oddelku, če želi ohraniti stanje v podjetju pod njegovim nadzorom.

Kot kaže praksa, mnoge organizacije redno pripravljajo popis uradne dokumentacije, lokalni zakonski akti pa določajo osebe, odgovorne za vodenje dokumentov oseb, s katerimi organi za preverjanje dejstev dejansko sodelujejo pri spremljanju spoštovanja pravila o arhiviranju.

Ustvarjanje in shranjevanje: vse po pravilih

Na podlagi veljavne zakonodaje lahko računovodje sestavljajo tako osnovno dokumentacijo kot povzetek ne le na papirju, ampak tudi v elektronski obliki, medtem ko je obveznost izdelave papirnih kopij dodeljena pravni osebi in na zahtevo zainteresirane osebe inšpekcijski organ je podjetje obvezano v najkrajšem možnem času pošljite papirne dokumente na naslov. Priprava in skladiščenje morata biti izvedena v obliki, ki jo določajo veljavni regulativni akti.

Obdobje shranjevanja primarnih dokumentov v računovodstvu, vrstni red tega postopka, govori seznam dokumentov, ki upoštevajo tipične dokumente o vodenju, ki se oblikujejo med delom katerega koli podjetja. Ti so bili ustanovljeni leta 2010 v dokumentu, ki sta ga odobrila Ministrstvo za finance in Rosarkhiv. Poleg tega je treba upoštevati zahteve Davčnega zakonika, ki ureja, da je vsak državljan naše države odgovoren za vodenje računovodskih evidenc za štiri leta. To velja za vrednostne papirje, povezane z računom odhodkov, sestavinami dohodka in potrjevanjem plačila davkov.

Podjetju se lotimo z umom

Pravilna organizacija postopka ob upoštevanju pogojev skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov predpostavlja strokovni pristop, ki vključuje osebje, odgovorno za evidentiranje dokumentacije, obdelavo arhivskih podatkov o organizaciji delovnega procesa. Trenutno v arhivu praktično ni prostora za specializirano usposabljanje, zato je iskanje resnično visokokakovostnega strokovnjaka pogosto težko. Po drugi strani pa postopna zakonodaja zahteva ohranitev pogojev za vodenje primarnih računovodskih listin, sicer se lahko soočijo s kategorično neprimernimi globami. Optimalna možnost za dovolj velik potek dela je ustanovitev oddelka, odgovornega za arhiviranje v stanju podjetja, in zagotavljanje rednega usposabljanja osebja, odgovornega za dokumentiranje osebja z notranjimi viri. To bo omogočilo nadzorovati inovacije, določene v zakonih, in izpolnjevati vse zahteve.

Druga možnost, ki omogoča upoštevanje obdobja hrambe primarnih dokumentov in jo opazuje pri delu, je sodelovanje z posrednikom, ki prevzema obveznosti za ohranitev vrednostnih papirjev stranke. Toda izbira arhivskega podjetja za vas tudi ni lahka naloga. Potrebno je skrbno analizirati vse razpoložljive možnosti, da bi dali prednost zanesljivemu podjetju in ne skrbi, da se lahko zapre in zgradba zgori.

Značilnosti shranjevanja določenih vrst dokumentacije

Kot je razvidno iz veljavne zakonodaje, je treba primarno dokumentacijo, pa tudi registre, račune in bilancne dokumente prenesti v arhiv. Vse te kategorije uradne dokumentacije, preden se pošljejo v arhiv, je treba hraniti v računovodskih prostorih, pravna oseba pa mora zagotoviti vse pogoje za varnost dokumentov: omare je treba zapreti, upoštevati je treba ogenj in drugo varnost. V podjetju je odgovorni osebi za ohranitev dokumentacije dodeljen poseben dokument.

Če podjetje uporablja obrazce za strogo odgovornost, po zakonu je treba te dokumente hraniti v varnem ali posebnem kabinetu, zaprtem prostoru in zagotavljati varnost dokumentacije. Primarno dokumentacijo trenutnega časovnega intervala, ročno ročno, je treba zbrati v skladu s kronologijo v registrih, ki se nato pošljejo v arhiv za trajno shranjevanje.

Na kaj še moraš biti pozoren?

Pri shranjevanju bančnih izpiskov, denarnih naročil in vnaprejšnjih poročil morate pravočasno shraniti vso dokumentacijo in prepletati za shranjevanje skupnega sistema. Nekatere posebne kategorije dokumentov (poročila o premikih, delovnih nalogih) je mogoče shraniti brez prepletanja, temveč vložiti v mape, tako da se nič ne izgubi in se ne uporablja za nepoštene namene.

Ohranjanje dokumentacije in pravočasen prenos v arhiv je predvsem področje odgovornosti glavnega računovodjo, čeprav lahko lokalni predpisi po potrebi vsebujejo prenos pooblastil na drugo osebo. Izdajanje primarne dokumentacije, poročanje, dokumenti o bilancah je možen le v določenih primerih z uradnim nalogom glavnega računovodja. Na splošno strukturne enote nimajo dostopa do računovodskih dokumentov. Zaseg dokumentacije je mogoč le, če obstaja posebna zahteva od preiskovalnih organov, sodišča ali drugih primerov, ki imajo ustrezna pooblastila po zakonu. Hkrati je treba predložiti formalno resolucijo, sestavljeno v skladu z zakonom. Pri umiku je treba sestaviti protokol, katerega en izvod se prenese na predstavnika organizacije proti podpisu.

Pojem skladiščenja primarnih dokumentov se odraža v spodnji tabeli.

Značilnosti delovnega toka

Izraz "potek dela" se uporablja za niz dejavnikov, povezanih s premikanjem dokumentacije od trenutka, ko je bil papir ustvarjen, da bi ga prenesel v arhivsko datoteko. Razvoj urnika je področje odgovornosti glavnega računovodjo, čeprav je pri nekaterih podjetjih prenesen upravitelj dokumentov. Kot kaže praksa, je najprimernejša vključitev takega razporeda v računovodsko politiko organizacije, ki se nato odobri s posebno izdano naročilo, ki ga podpiše glavni uradnik družbe.

S pomočjo urnika je možno uskladiti organizacijske procese in poenostaviti nalogo načrtovanja v podjetju. Urnik kroženja dokumentacije primarne dokumentacije je seznam izvajalcev, časovni intervali, v katerih je treba dokument poslati računovodskemu oddelku, ter časovno obdobje, v katerem jih računovodje obdelujejo. Obdobja poročanja, vključno s poročanjem bilance stanja, so nujno opisana. Pogosto računovodska usmeritev vsebuje ureditev pogojev za shranjevanje primarnih dokumentov, to obdobje je bodisi enako zakonsko, ali pa je imenovano veliko, če to zahteva posebnost dejavnosti družbe. Ko se predložijo letni računovodski izkazi, se dokumentacija pripravi v določenem vrstnem redu in prenese v arhivsko skladišče. Hkrati se upošteva, da bo v prihodnosti morda treba pridobiti uporabne podatke iz količine, prenesene v skladiščenje. Če želite to narediti, je skupna razdelitev datotek v mape, skupina pa je razložena z vsebino. Vsaki mapi je dodeljen ustrezen naslov.

Značilnosti shranjevanja primerov

Celotna dokumentacija, ki je nastala med dejavnostmi podjetja, kot je navedeno zgoraj, je razdeljena na začasno hrambo in trajno. Pri prenosu vrednostnih papirjev v arhiv je potrebno vsako od teh kategorij ločeno, brez mešanja uradnih dokumentov v eni mapi. V tem primeru je treba kopije hraniti ločeno od originalov. Tudi v ločenih mapah je treba razvrstiti dokumentacijo, ki prikazuje poročila, načrte za leto in četrtine po mesecih. En primer mora vsebovati en del dokumentacije.

Če želite združiti en primer, lahko uporabite dokumente, ustvarjene v enem obdobju (četrtletje, leto, mesec). Izjema so tako imenovane prehodne kategorije - na primer osebne datoteke, katerih zaključek ni časovno določen v koledarskem letu. Če datoteka vsebuje dokumentacijo, ustvarjeno v nekaj mesecih, je treba vsak mesec ločiti od drugih s posebnim listom in določiti, v kakšnem obdobju dokumentira blok, ki stoji za njim. Hkrati je dovoljeno združiti do 250 listov v eno datoteko. Mapa v debelini je lahko 4 cm ali manj.

Na kaj še moraš biti pozoren?

Kot je razvidno iz pravil arhiviranja, če dokumentacija vsebuje priloge, morajo biti tisti (ne glede na to, kdaj so bili pripravljeni) priloženi dokumentaciji, ki jo spremljajo. Na splošno je zelo pomembno zaporedje arhiva računovodske dokumentacije, zato jo je treba strogo upoštevati. Praviloma najprej objavite izjave, nato pojasnjevalne opombe, po katerih se preostanek dopolni s priloženimi dokumenti.

Pri organizaciji shranjevanja osebnih računov zaposlenih v podjetju je za to treba dodeliti ločen primer, v katerem je dokumentacija določena skozi leta s strogo spoštovanjem kronologije. Letna korespondenca se oblikuje v mapah z navedbo koledarskega leta in se sistematizirajo v skladu z datumi. Vsakemu zahtevku mora slediti odgovor na to.

Nekatere funkcije

Obdobja skladiščenja, predpisana v davčnem zakoniku, se lahko razlikujejo od tistih, določenih v zakonih, ki urejajo dejavnost računovodske službe. Pri opazovanju takšne razlike priporočamo, da najprej upoštevamo časovni interval, ki je daljši - to bo po potrebi omogočilo dostop do dokumentacije, da jo uporabite, četudi je eno od veljavnih pravil že poteklo. Poleg tega se nadzornim organom ne bo treba pritoževati. Pomembno je tudi, da se spomnimo posebnega seznama, izdanega leta 2000, ki navaja dolžino skladiščenja določenih skupin dokumentacije. Ta seznam se redno posodablja in dopolnjuje, zato mora glavni računovodja podjetja in oddelek, odgovoren za tok dokumenta, spremljati trenutne informacije.

Če so bili pogoji za hrambo kršeni, je za to odgovoren vodja družbe, kljub temu, da je za varnost najprej odgovoren glavni računovodja. Če je naročilo kršeno, se bo podjetje kaznovalo z denarno kaznijo. Za uradnika se kazen običajno razlikuje v mejah od dveh do treh tisoč rubljev. Če pa sploh ni primarne dokumentacije, se lahko kaznuje z denarno kaznijo pet tisoč rubljev in več.