Upravno osebje je nujna povezava v poslovni verigi

Do zdaj nekateri poslovneži menijo, da je upravno osebje izguba sredstev in odvečna birokracija. Vendar takšna izjava velja le za zelo majhna podjetja, kjer upravljavec prevzame vse odgovornosti. Dejansko je administrativno osebje pomembna povezava v poslovni verigi. Tisti, ki organizira delo podjetja, je odgovoren za njeno komunikacijo z zunanjim svetom, za pravočasno izvajanje pogodb, naročil, spremlja prejem plačil.

Tudi odsotnost za eno dnevna tajnica, vodja pisarne, osebni asistent kaže, kako je potrebno v poslovnem administrativnem osebju. Pozicije, ki smo jih navedli zgoraj, so glavna opravila te vrste. Vendar pa niso omejeni na te vrste dejavnosti. Kdo pripada administrativnemu osebju skupaj s tajnikom? Clerk, zaposleni v klicnem centru, pisarniški vodja, osebni asistent, tajnik-tolmač. Napačno je verjeti, da takšno delo katera koli oseba lahko sledi po kratkih tečajih. Da bi kakovostno organizirali dejavnosti podjetja, ne potrebujejo le osebne lastnosti, kot so diplomacija, objektivnost, točnost. Upravno osebje so ljudje, ki imajo dostop do zelo pomembnih informacij, na katerih je pogosto odvisno delovanje celotnega podjetja. Zato je potrebno preprosto pisarno, hitro tiskanje, natančnost, vestnost in organizacijske sposobnosti. Poleg tega je potrebno tudi posebno znanje. V idealnem primeru so administrativno osebje zaposleni z visokošolsko izobrazbo, ki ni nujno profil. Glavna zahteva bo sposobnost obdelave pomembnih informacij in dokumentov.

Pisarniški vodja mora poleg predstavitvenega videza in načina komunicirati tudi z obiskovalci podjetja, saj bodo med njimi partnerji in potencialnih kupcev. Včasih je takemu strokovnjaku zaupano tudi promocija blaga ali storitev družbe. V vsakem primeru je koordinator dela vseh storitev in komunikacija z upraviteljem. Odgovoren je tudi za ohranitev delovnega urnika, razporejanja sestankov in pogajanj. Osebni pomočnik pomaga upravljavcu pri organizaciji poslovnih potovanj po državi in ​​tujini. Podjetniki poskušajo izbrati ta objava oseba z znanjem tujih jezikov, poslovni bonton, pismen in točen. Praviloma sekretarji in pomočniki delajo ženske pa v nasprotju s splošnim prepričanjem niso mlade, temveč izobražene ženske, starejše od 25 let. Toda pisarniški vodja je lahko moški, vse je odvisno od industrije. Dodatna prednost bodo ne samo delovne izkušnje, temveč tudi strokovno znanje s področja upravljanja dokumentov. Presenetljivo, toda z vsemi obilico pismenih in izobraženih strokovnjakov, mladi diplomanti visokošolskih ustanov najdejo kvalificirano administrativno osebje - to ni lahka naloga. Navsezadnje je pomembno le profilno znanje, temveč tudi osebne lastnosti: nekonfliktna, objektivnost, sposobnost poslušanja in vodenja, organizacijske sposobnosti.