Poročajte o dokumentih za potovanje za namestitev

Vsaka naloga, ki je zaupana zaposlenemu, pomeni predložitev računovodskih izkazov o njenem izvajanju. In poslovno potovanje v drugo poravnavo v tem primeru ni nobena izjema. Odhod zunaj mesta s posebno nalogo uprave, mora delavec poskrbeti, da ob vrnitvi nosi z njim računovodske dokumente za potovanje. To pravilo je obvezno za vse zaposlene v podjetju.

Potrebni dokumenti za poslovno potovanje

Specifičnost številnih organizacij (podjetij) zagotavlja stalno komunikacijo s partnerji. Toda mnogi od njih so pogosto zunaj naselja. Zato so nekateri zaposleni prisiljeni potovati v drugo mesto, da bi rešili pomembne proizvodne težave.

Da bi potrdili izpolnjevanje določene naloge ob prihodu, morajo izpolniti ustrezne dokumenti za poročanje za poslovne potnike. Šele po tem bo računovodski oddelek sposoben plačati delavcem stroške, ki nastanejo za obdobje izvajanja njihove službene naloge. Seznam zaposlenih, ki so upravičeni do potovanja, ter trajanje in druge podrobnosti potovanja so običajno določeni z določenimi sporazumi, različnimi lokalnimi predpisi ali kolektivno pogodbo. V vsakem primeru mora zaposleni na potovanju opraviti:

1. Potrdilo o potovanju. Čeprav je že od leta 2015 uradno ukinjena, mnoga podjetja jo še vedno uporabljajo na star način.
2. Ustrezni vrstni red glave.
3. Uradna naloga.

To so osnovni dokumenti o potovalnih dokumentih, brez katerih potovanja delavca nimajo nobene podlage.

Plačilo poslovnih potovanj

Izračuni z zaposlenimi za opravljene računovodske naloge se postopoma ustvarjajo. Prvič, pred odhodom se zaposlenemu daje predujem, katerega znesek se izračuna na podlagi razpoložljivih norm. Ta sredstva so namenjena plačilu potovanj, najemu stanovanj, dodatnim stroškom nastanitve (dnevnice) in drugim potrebam, ki jih dovoljuje delodajalec. Končni izračun se po vračilu delavec preda izdanim računovodskim dokumentom za poslovne potnike. Vsebovati morajo:

• Vnaprejšnje poročilo, ki navaja vse nastale stroške;
• obvestilo v primeru, da mora zaposleni uporabiti svoj prevoz ali ga najeti za delo.

Poleg predhodnega poročila računovodskemu oddelku je treba tudi predložiti potno listino, ki mora vsebovati oznake tistih podjetij, ki jih je obiskal zaposleni, ki izpolnjujejo uradno nalogo, ki mu je bila dodeljena. Ime organizacije mora ustrezati tistim, kar je bilo prvotno navedeno v naročilu. Če je bilo v primeru proizvodne potrebe potrebna gostujoča podjetja iz drugih naselij, je treba to dejstvo navesti v poročilu o misiji.

Čas potovanja

Za odhod na službeno potovanje se zaposlenemu izda dva osnovna dokumenta (dovoljenje za potovanje in potovanje), ki se načeloma podvajajo. Obe vsebujejo informacije o namembnem kraju in času potovanja.

Prvi dan potovanja je odhod zaposlenega iz svojega stalnega delovnega mesta. Datum odhoda je označen na vozovnici uporabljenega vozila (avtobus, vlak, letalo). In dan šteje do 24 ur. Kasneje se šteje naslednji dan. To je treba upoštevati pri nakupu vozovnic. Zadnji dan je določen z datumom povratka, ki je določen tudi v vozovnici. Do leta 2015 je bil izračun izveden na podlagi informacij, navedenih v dovoljenju za potovanje. Toda po začetku veljavnosti Resolucije Ruske federacije št. 1595 z dne 29. decembra 2014, zadostuje predstavitev potnih listin v obliki vozovnic za potovanje, da potrdi odhod. Kot dokazilo o trajanju potovanja bodo služili računovodski službi, ki bo plačal delavcu "dnevno" (dodatni stroški, povezani z nastanitvijo). Ta sredstva se zagotavljajo za hrano osebe, ki je v domovini v zvezi z opravljanjem uradnih dolžnosti v imenu uprave. Morda zato se ti stroški včasih imenujejo "terenski dodatek", ki se izračuna na podlagi norm, ki jih je odobrila vlada Rusije.

Odstranljivo ohišje

V službenem potovanju mnogi zaposleni predhodno rezervirajo sobe v hotelih. To zagotavlja, da lahko ostanejo tam ob prihodu. Včasih pa takšne storitve ni mogoče uporabiti zaradi pomanjkanja razpoložljivih sedežev ali zaposlenega, da bi to vprašanje rešili na kraju samem. V tem primeru mora biti zadovoljna s najeto nastanitvijo. Ta možnost je prav tako mogoča.

Ob vrnitvi bo moral to okoliščino navesti s pripravo računovodskih dokumentov za potovanje. Za bivanje v stanovanju bo prejel odškodnino, katere velikost je odobrena z ločeno določbo. Skupni znesek bo sestavljen iz dnevnega plačila, pomnoženega s številom dni, porabljenih za poslovno potovanje. V nekaterih primerih upravljanje podjetja izposodi stanovanje v kraju, kjer zaposleni najpogosteje zapustijo za reševanje proizvodnih vprašanj. To znatno poenostavlja stanovanjsko vprašanje za zaposlenega. Prav je v najetih sobah, ne da bi porabil lasten denar. Posledično podjetje po vrnitvi ne bi mu povrnilo ničesar.

Povračilo stroškov

Po vrnitvi domov lahko zaposlenec računa na povračilo stroškov, ki jih je imel na svojem poslovnem potovanju. Včasih so celo nesorazmerni z dejanskimi stroški. To se lahko zgodi v primeru, da oddelku za računovodstvo ni predložil dokazil ali samovoljno neupravičeno presegel najvišje dovoljene standarde. V tem primeru se mora zaposleni osebno ukvarjati z vodstvom. Kaj je treba vključiti v računovodske dokumente za potovanje? Vzorec končnega vnaprejšnjega poročila je seznam vseh finančnih stroškov zaposlenega.

Praviloma se povrne naslednje:

1. Dnevnice, katerih velikost je odvisna od števila dni na službenem potovanju. Potrjujejo jih vozovnice ali potovalne listine. V Rusiji obstajajo enotne sprejemljive plačilne stopnje, po katerih naj bi delavec za dneve, ko naj bi zaposloval 700 rubljev (znotraj države) in 2500 (ko potujejo v tujino).
2. Stroške prevoza potrjujejo originali vozovnic, kupljenih na vozovnici.
3. Življenjski stroški. Povračilo se opravi na podlagi predloženih pregledov in računov.

Razlika med predplačilom in dejansko porabljenim zneskom zaposlenega bo lahko prejel ob izračunu plače za tekoči mesec.

Nastanitev v hotelu

Zapustitev poslovne potrebe, zaposleni, praviloma rešuje različne pomembne za podjetniška vprašanja. Mnogih od njih ni mogoče rešiti v enem dnevu. In ko je v drugem mestu, mora nekje prenočiti. Najpreprostejša možnost je hotel. Vsak obiskovalec lahko najde vse, kar je potrebno za prebivanje.

Kakšni so dokumenti za poročanje hotelov za poslovne potnike? To je običajno potrdilo (račun) za plačilo nastanitvenih storitev. To je a stroga oblika poročanja obrazec 3-G, ki odraža naslednje podatke:

• hotelske potrebščine;
• ime dokumenta, številko in datum njegove registracije;
• podatke o obiskovalcu (ime, država prebivališča, podrobnosti o potnem listu, naslov registracije in datum prihoda);
• izračun življenjskih stroškov z odbitnim DDV;
• pečat podjetja.

Skupaj z računom v računovodskem oddelku morate predložiti gotovinski račun, ki se izda na istem mestu v hotelu, po plačilu. To bo potrdilo stroškov, ki jih je treba povrniti. Dodatne storitve (rezervacija, kavarna, pranje perila, parkiranje, telefon, letališki prevoz in drugo) se lahko vključijo v račun. Vendar se plačujejo le, če jih določi kolektivna pogodba podjetja ali z osebnim dovoljenjem vodstva.