Nadzor nad izvajanjem dokumentov: faze in cilji

Pomemben vidik vodstvenih procesov katerega koli sodobnega podjetja je organizacija nadzora nad izvajanjem dokumentov. Sama kontrola predpostavlja kompleksno strukturirano zaporedje ukrepov, ki omogočajo nadzor nad dejstvom izvajanja dokumentacije v skladu z zakoni, predpisi, predpisi, odredbami vodje izrazov. Odgovornost za skladnost s pogoji je dodeljena določenemu zaposlenemu ali oddelku. Vse njihove naloge morajo biti pravilno zabeležene pri njihovih nalogah.

Zakaj in kako?

Namen nadzora nad izvajanjem dokumentov je zagotoviti kakovost in pravočasno izvajanje dokumentacije. Zaposleni, ki so odgovorni za to, so odgovorni za kakovost informacij, na podlagi katerih se ocenjuje, v kolikšni meri različne službe, oddelki podjetja in določeni uradniki učinkovito izpolnjujejo naloge, ki so jim dodeljene. To pomaga analizirati dejavnosti podjetja, opredeliti, v kolikšni meri njegovi upravljavci učinkovito upravljajo svoje oddelke, prepoznajo učinkovitost dela izvajalcev in vodijo splošno analizo podjetja. Na podlagi informacij, pridobljenih med raziskavo, je mogoče razviti najučinkovitejši potek izboljšanja kakovosti dela podjetja.

Nadzorni sistem za izvajanje dokumentov prevzema celovit pristop k analizi, kako različne osebe delajo v podjetju. Hkrati se ocenjujejo številni dejavniki in kazalniki. Po uvedbi takega sistema na podjetju je mogoče razumeti, v kolikšni meri se zaposleni v podjetju držijo uspešne discipline in tudi izdelajo ukrepe za njegovo izboljšanje.

Kaj naj storim?

Nadzor nad izvajanjem dokumentov in navodil se začne z oblikovanjem takega sistema, preko katerega lahko spremljate, kdaj se izvaja dokumentacija v podjetju. Sistem je treba izdelati tako, da se prikažejo tako dohodni dokumenti kot tudi tisti, poslani zunanjim prejemnikom, ki so oblikovani in namenjeni interni interakciji. Seveda pozornost ne smemo dati vsem, brez izjeme, temveč najprej pomembne dokumente, o katerih so vodje oblikovali svoja navodila o nadaljnjih dejavnostih in dejavnostih. Zaposleni, ki so odgovorni za izvajanje takega sistema, morajo povzeti informacije, pridobljene pri analizi celotnega obsega dokumentacije, jih prinesti voditeljem. Njihova naloga je zagotoviti informacije tako, da jih je mogoče enostavno razumeti, zaznati, analizirati in narediti pravilne sklepe. Uradniki so po potrebi odgovorni za pojasnila glede zbranih statističnih podatkov.

Program za nadzor izvajanja dokumentov vam omogoča, da razumeš, katere težave so v podjetju, kakšne pomanjkljivosti se opazijo in s tem oblikovati predpostavke glede izboljšanja sedanjega sistema. Ideje, ki pomagajo pospešiti pretok dokumentacije, njihovo obdelavo in s tem krepitev discipline izvajalcev, se lahko uresniči - to ostaja v presoji upraviteljev podjetja. V vsakem primeru je nadzorni sistem, ki je glavni vir uporabnih objektivnih informacij. Brez njih ni mogoče sprejeti ustreznih odločitev glede izboljšanja delovnega procesa.

Kaj sledimo?

Nadzor nad izvajanjem dokumentov v pisarniškem delu se izvaja v zvezi z določenimi kategorijami dokumentacije - ni potrebe po vsem, brez izjeme spremljati dokumente, ki prihajajo v podjetje, ki se oblikujejo znotraj ali pošljejo zunanjim prejemnikom. Obvezna naloga mora najprej nadzirati navodila, dokumente, priporočila, ki jih podjetju pošiljajo višje oblasti, strukture, organi. Enako pomembni so regulativni dokumenti, ki jih je sprejela družba, in posebna dokumentacija, ki se izvaja na podlagi izbranega pristopa k upravljanju podjetja. Če je vodja določil roke za izvršitev, jih je treba brezpogojno upoštevati. Če je bila sprejeta odredba glede neke vrste dokumentov, ki urejajo časovne intervale, jih je treba upoštevati tudi brez najmanjšega odstopanja.

Ne vedno je račun in nadzor izvrševanja dokumentov - področje odgovornosti službe kroženja dokumentov. Uprava se lahko odloči, da bo te dajatve uvedla za vse zaposlene v podjetju. Trenutno se ta praksa širi bolj in bolj. Včasih upravitelji prevzamejo nadzor nad sabo, včasih imenujejo odgovorne, na primer vodje oddelkov, oddelkov. Dodeli lahko nadzor nad pripravo dokumenta vsakemu zaposlenemu, ki mu je zaradi specifičnosti njegovega položaja čim bliže. Služba, pristojna za upravljanje dokumentov, bi morala centralizirati vse procese, spremljati izvajanje pomembnih vrednostnih papirjev. Samo ta pristop pomaga, da delo na papirju znotraj podjetja učinkuje učinkovito in se izogne ​​"punktu".

Korak za korakom

Splošno sprejeti postopki nadzora nad izvajanjem dokumentov vključujejo dosledno določitev uradnega dokumenta za nadzor, preverjanje dejstva, da je bil vložen pri izvršitelju, predhodno sledenje odločb, nastalih med njegovim izvajanjem. Istočasno lahko glava ureja izvajanje naloge. Kot rezultat dela se dokumentacija odstrani iz kontrole, po kateri se vsi rezultati analizirajo, upoštevajo, povzamejo.

Prvi in ​​najpomembnejši korak pri registraciji in nadzoru izvrševanja dokumentov je ugotovitev, da je v določenem uradnem papirju takšna obdelava v podjetju. Ustanovitev nadzora se dejansko zgodi v trenutku, ko se neki dokument oblikuje v podjetju ali prihaja od zunanjega naslovnika. Že besedilo lahko vsebuje strogo določen datum, na katerega morajo biti izpolnjena vsa navodila. V nekaterih primerih so roki določeni s posebnim seznamom za standardno dokumentacijo - to se nanaša na položaj, v katerem uradni list sodi v enega od postavk na seznamu. Uredba za nadzor je storitev, ki izvaja delovni potek v podjetju. Zaporedje je preprosto - registracija, naslednja - nastavitev za nadzor. Posamezni roki se lahko dodelijo upravljanju podjetja tako, da pregledajo prispeli dokument in oblikujejo resolucijo o njem. To tudi postane razlog za nastavitev nadzora.

Tehnologija nadzora nad izvajanjem dokumentov zahteva posebno pozornost posvečati pozornost vrsti dokumentacije, ki jo obdeluje služba, odgovornim osebam. Če pripada številu upravnih, je treba nadzirati vsako odločitev, predstavljeno v besedilu uradnega dokumenta. Klasičen primer je vrstni red višjega organa. Za vsako postavko je potreben jasen, brezpogojni nadzor. Če ima dokument naloge, naloge, je treba njihovo spremljanje spremljati tudi.

Kdaj bo pripravljen?

Nadzor nad roki za izvedbo dokumentov kaže, da odgovorne osebe vedo, koliko časa morajo pripraviti odgovor ali izvajati ukrepe, ki jih zahteva uradni dokument. Če govorimo o periodični dokumentaciji, pa tudi o tistem, ki se znotraj naše države oblikuje precej pogosto, potem bo treba upoštevati standardne pogoje. To velja za dejavnosti posameznih podjetij, pravnih oseb. Če natančno preučite zakonodajo, predsedniške in vladne uredbe, uredbe, odredbe in druge pomembne normativne akte, lahko ugotovite dejanske tipične izraze. Na primer, posebna pravila urejajo roke za obravnavo pritožb, zahteve poslancev, prenos dokumentacije za skladiščenje ali pa začne veljati podpisana odločitev. Pomen skladnosti s temi pravili je posledica potrebe po sledenju zakona. Kršitev rokov postane kršitev zakona.

Podzakonski akti so še en pomemben vir informacij o časovnih okvirih za pripravo odgovorov in odločitev. Nadzor nad izvajanjem dokumentov prevzema pomen specializirane dokumentacije, ki ureja pravila za oblikovanje poročanja o statistiki, delo računovodstva. Posebna pravila določajo rok za vložitev zahtevkov glede kakovosti in kdaj jih je treba preučiti, kako pravilno in kdaj poslati pritožbo na sodišče, koliko časa se mora agencija odzvati na zahtevo.

Vse je urejeno!

Za pravilen nadzor nad izvajanjem uradnih dokumentov znotraj določenega podjetja je mogoče sprejeti posebna pravila, ki urejajo tipične pogoje za določene vrste uradnih dokumentov, ki niso določeni v zakonih ali drugih zunanjih pravnih aktih. Ko so ustrezni predpisi, naročila, navodila glede družbe odobreni, morajo vsi zaposleni upoštevati uveljavljeno pravilo. Praviloma so standardi za nadzor in časovni vnos vpisani v priročniku za uporabo ali na kartico. Upoštevajte jih vse in vse.

Nadzor nad izvajanjem dokumentov opravljajo uslužbenci pisarniške službe ali upravljavci ali osebe, ki jih je v resoluciji o uradnem listu določil. Če določen dokument ne spada v seznam tipičnih dokumentov, ima upravljavec pravico določiti roke za izvršitev po lastni presoji. Izjema je položaj, ko avtor dokumenta določi rok v besedilu. Če upravitelj želi, da se odziv pripravi v drugem časovnem okviru, je to tudi navedeno v resoluciji. Včasih je situacija možna tudi takrat, ko v času registracije upravni organ v določenem uradnem dokumentu ne more razumeti časovnega okvira za izpolnitev določb. To nas prisili, da oblikujemo okvir za ulov, ki se sčasoma prilagodi, če je potrebno.

Pomembne točke

Osebe, ki so odgovorni za izvajanje nadzora nad izvajanjem dokumentov, je treba vedeti, da dokumentacija prispel v organizaciji, ki se izvaja v enem mesecu od prejema, razen če besedilo dokumenta ali resolucije, glava ni nobenih posebnih navodil, kot tudi uradni dokumenti niso zajeti v seznamih standardni dokumenti. Če je besedilo poseben časovni okvir, v katerem, na primer, pa bi morale biti poslano naslovniku, ne pa dal pod nadzorom, zaradi časovne omejitve. Včasih je takšen okvir bolj standarden, včasih - veliko krajši.

Pomembno je zagotoviti pravilen nadzor nad izvajanjem dokumentov, ki prihajajo od višjih organov, organizacij, ki vključujejo določena navodila. Običajno tak uradni članek vsebuje pogoje, v katerih mora biti vse izvedeno. Če dokument prihaja iz kolegijskega telesa, pripada številu upravnih, praviloma veljajo tudi izrazi za vsak element v besedilu. Če to ni jasno navedeno, se je treba osredotočiti na standardna pravila in odločitev uprave družbe. Možno je, da vhodni dokument vsebuje vprašanje, ki je že bilo večkrat izpolnjeno v delovni praksi družbe. Najboljši pristop v tem primeru je oblikovati splošno skupino takšne dokumentacije in odražati pravila za delo z njo v internih navodilih. To bo pomagalo optimizirati delo in zmanjšati čas za analizo dokumentov.

Tehnični vidiki

Najprimernejša možnost, ki je na voljo skoraj vsakemu sodobnemu podjetju - je avtomatiziran nadzor izvajanja dokumentov, ki vključuje uporabo specializirane opreme (elektronskih računalnikov) in programske opreme. Za veliko podjetje lahko naročite individualni razvoj ob upoštevanju vseh značilnosti strukture podjetja, področja dela. Če je podjetje majhno in proračun vam ne omogoča nakupa takšnega posameznega izdelka zase, lahko kupite standardno rešitev, ki je najbolj primerna za zahteve in zahteve, resničnosti poslovnih procesov. Za zelo majhne organizacije je dovolj, da ohranjate digitalni arhiv. Preprost avtomatiziran računovodski sistem se lahko izvaja tudi na kraju samem, z uporabo zmogljivosti programa Excel iz standardnega paketa Microsoft.

Analiza organizacije nadzora nad izvrševanjem dokumentov v podjetju, ki izvaja računovodstvo z avtomatskimi sredstvi, je veliko lažje. Mnogo bolj jasno lahko dobite informacije - večina programov ne more samo samostojno ustvariti tabel, temveč tudi graditi grafiko. Za določeno vrsto dokumenta, izvajalca ali oddelka lahko zahtevate statistiko. Taki programski paketi sami spominjajo na točke, na katerih izrazi "gorijo". Vse to omogoča, da delo pravne osebe postane učinkovitejše, kar je še posebej pomembno, če je obtok dokumentov zelo obsežen.

Značilnosti oblikovanja

Nadzor nad izvajanjem dokumentov obvezuje, da pravilno sestavi vse faze dela z uradnim listom. V trenutku, ko je dokumentacija registrirana in pod nadzorom, odgovorni uslužbenec na vrhu praznega polja pripravi ustrezne opombe (19. rekvizite). Podobno oznako je treba navesti v obrazcu za registracijo. Če je naloga težka, je zelo verjetno, da bo rok izvršitve imenovan za dolg čas - mesece ali celo leto. Zaradi tega je potrebno delo razdeliti v faze in oblikovati posamezne pogoje za vsako od njih, ki jih bo treba spremljati v prihodnosti. V katerikoli od možnosti je trenutek nastavitve za nadzor točka javljanja, po kateri morajo odgovorne osebe spremljati dokument. Pisatelj (ali drug zaposleni, katerega naloge je) usmerja papir na izvajalca in določi ta trenutek v knjigovodski knjigi. Obvladujoči uradnik ali organ, odgovoren za nadzor, preveri pravočasnost prejema dokumentacije neposredno izvajalcu.

Nadzor nad izvajanjem dokumentov vključuje izvajanje inšpekcijskih pregledov, tako da se spremljajo vsi koraki predhodnega dela za pripravo odgovora. Rezultate vmesnih stopenj je treba zabeležiti v uradni grafikon za registracijo papirja ali v kontrolnem sistemu. Izvajalec je uradnik, odgovoren za pravočasno in točno posredovanje podatkov v skladu z dejanskim stanjem. Možno je organizirati pisne preglede, včasih dovolj verbalno. Nadzorna služba lahko redno pošilja pisna obvestila odgovornim osebam, ki vsebujejo sklicevanja na vse dokumente, ki so trenutno pod nadzorom. Redno pošiljate opomnike o dokumentaciji, ki je hkrati v delu več oddelkov podjetja takoj. To pomaga učinkoviteje koordinirati strukture.

Pomembni vidiki

Običajno se roki, v katerih se izvedejo predhodni pregledi v okviru nadzora nad izvajanjem dokumentov, evidentirajo v dokumentaciji, ki ureja delo podjetja. Če ni predpisov, mora biti navedba teh pravil v navodilih uradnika ali delovnih nalogah.

Pravica do odstranitve uradnega lista iz nadzora glave v skladu z odločitvijo, ki jo je uvedel nadzor. Na podlagi ukaza višje oblasti lahko to opravi urad pisarne. Na dejstvo odstranitve iz nadzora se v sistem registracije vpiše ustrezna opomba, avtomatiziran račun. Dokument, ki je označen kot dokončan, se za dolgoročno shranjevanje pošlje zadevi. Obvestilo o tem je polnjenje 28. rekvizita.

Sprememba statusa

Za razvrstitev uradnega dokumenta kot dokončanega, je treba dejansko izpolniti vsa navodila, ki so predpisana v njegovem besedilu. Izvedba mora imeti potrditev v dokumentarnem, uradnem obrazcu. Uradnik, ki ga imenuje izvršni organ na papirju, mora poročati poslovodstvu o rezultatih opravljenega dela. Poleg tega je treba poročila predložiti organizacijam na višji ravni, posameznikom, posameznikom, če jih zanima pridobivanje informacij. V nekaterih primerih uradnik prejme projekt za revizijo ali se sooča z dodatnimi navodili. V tem primeru je prezgodaj govoriti o izvedbi dokumentacije. Če je bil dokument izročen za izvršitev od enega uradnika do drugega, se pomen njenega nadzora ne zmanjša, uradna služba v vsakem primeru mora spremljati upoštevanje rokov in spremljati prenos teh, če je potrebno. Služba, pristojna za spremljanje dela na dokumentih, lahko meni, da vsebina, ki jo uradnik pripravi v obliki, bistvu, ne ustreza nalogi, ki ga je izdalo vodstvo. V tem primeru se dokumentacija pošlje izvajalcu za obdelavo, ne da bi se spremenil časovni okvir.

Vse informacije (tako o postopku nadzora dokumentacije kot o rezultatih) je treba strogo zabeležiti v računovodskem sistemu. Informacije se občasno zbirajo, analizirajo in predložijo v pregled. Najpogostejša praksa je mesečna poročila o delu pisarniške službe. Vodja pošlje dokument v obliki povzetka. Njegova struktura je običajno določena v navodilih za proizvodnjo, od meseca do meseca pride papir, izdan po istem vzorcu. Tako je enostavno primerjati vsote v različnih časih. Rezultati te analize pomagajo razumeti, katere ukrepe je treba sprejeti za izboljšanje učinkovitosti delovnega procesa in pospešitev obdelave dokumentacije. Posebni uradniki so odgovorni za oblikovanje predlogov za optimizacijo dela, menedžerji pa se odločijo, kaj je treba storiti in v kakšnem časovnem okviru je potrebno delo.