KDP - kaj je to? KDP - kaj je to?

Pomembnost dobro napisane kadrovske dokumentacije je težko preceniti. Osebni dokumenti - to je določitev na papirju pomembnih pravnih dejstev. In vsaka napaka kadrovskega uradnika bo imela negativne posledice tako za plačnika kot za delodajalca, zato je tako pomembno, da se pri osebju drži pravil KDP.

Kaj je vodenje HR-zapisov?

KDP - kaj je to? To je področje dejavnosti, ki dokumentira vse delovne odnose in beleži podatke o kadrovanju in gibanju osebja, zaradi česar so dokumentirani vsi kadrovski postopki.

Kaj je KDP s pravnega vidika? Vsi osebni dokumenti imajo pravno (ali komercialno) vrednost. Če jih uporabljate kot pisne dokaze, lahko branite svoje stališče na sodišču. Tako lahko na primer kadrovska tabela, kadrovska naročila in izjave o izplačanih plačah služijo kot podlaga za pridobitev ali potrditev ugodnosti za davke in dobičke.

KDP - kaj je to in za kaj gre? Večina pravilno izdanih osebnih dokumentov vsebuje izredno pomembne informacije. Na podlagi te dokumentacije je mogoče potrditi določene pravice zaposlenega, na primer pri prijavi za predčasno upokojitev zaradi dela v škodljivi ali nevarni industriji.

KDP - kaj je to za socialno sfero? Dokumentarno evidentiranje delovnih razmerij igra pomembno vlogo pri zagotavljanju pokojninskih, socialnih in drugih garancij, ki se zagotavljajo zaposlenim v skladu z veljavno zakonodajo. Vsi predpisi in zakonodajni akti, ki se nanašajo na norme delovnega prava, so potrebni za kvalitativno delo katerega koli kadrovskega strokovnjaka.

KDP - kaj je to, in kaj je to?

Registracija delovne knjige in pogodb je seveda zelo pomemben del dela katerega koli zaposlenega kadrovske službe, vendar pa upravljanje osebnih zapisov ni omejeno le na te trenutke. Vsi dokumenti, ki morajo biti pri osebju, ki je pri roki, lahko razdelimo na dva glavna bloga.

Prva skupina vključuje zakonodajne in podrejene akte, ki pojasnjujejo norme varstva pri delu in delovnega prava. Vsi dokumenti te vrste so potrebni za izvedbo.

Druga skupina je dokumentacija priporočljive narave: metodološka priporočila o vodenju osebja in vodstvenih del.

Pomembno je, da poklicni delavec ve, kateri dokumenti so obvezni za izvedbo na določenem podjetju in kateri začnejo veljati le pod določenimi pogoji. S tem se izognemo negativnim izkušnjam pri delu z inšpektorji.

Pri izdelavi evidenc osebja je treba upoštevati naslednja pravila:

• interni dokumenti (njihov nastop, razvoj in postopek odobritve) so lahko priročni in razumljivi posebej za določeno podjetje ali organizacijo;
• zunanja dokumentacija je sestavljena v skladu s splošno sprejetimi pravili, tako da imajo ti dokumenti pravno veljavo;
• hramba kadrovske dokumentacije se izvaja ob upoštevanju pravil in zahtev arhivskega gradiva.

Priprava navodil o vodenju osebnih evidenc

Navodila KDP - kaj je to? Dejansko je to podroben vodnik za organizacijo oddelka ali službe za osebje in upravljanje zadev v njih. Vodja organizacije imenuje osebo, ki je odgovorna za razvoj tega dokumenta. Praviloma se ukvarja z vodjo kadrovske službe, odvetnikom ali glavnim računovodjo. Navodilo o KDP lahko poda tudi vodja organizacije (to se pogosto izvaja v majhnih podjetjih). Ko je navodilo pripravljeno, ga je treba potrditi s sklepom direktorja ali upravitelja, pa tudi s podpisi vseh zadevnih uradnikov. Vsi zaposleni se seznanijo z navodili pod osebnim podpisom.

Glavna vprašanja, ki jih ureja ta dokument, so:

• seznam obveznih kadrovskih dokumentov organizacije;
• postopek priprave dokumentov, ki urejajo delovne odnose;
• pravila za registracijo kadrovske dokumentacije;
• vrstni red kroženja dokumentov v kadrovski službi;
• nadzor nad izvajanjem dokumentov;
• postopek prenosa primerov iz OK v arhiv.

Organizacija KDP

Na podlagi normativnih in pravnih aktov, metodoloških priporočil, je mogoče izdelati naslednjo shemo za organizacijo celotnega vodenja kadrovske evidence družbe:

1. Razviti dokumente, ki so obvezni za podjetje (predpisi, navodila, interni predpisi, predpisi o požarni varnosti in požarni varnosti).

2. Popravite tabelo osebja. Organizacija ima praviloma že uveljavljeno kadrovsko tabelo in zaposlene, ki opravljajo določene naloge, vendar niso vedno delovni zapisniki in zapisi o zaposlitvi ustrezno zasnovani. Tabelo osebja lahko preverite tako, da zahtevate podatke o plačah zaposlenih in imenu svojih delovnih mest v računovodskem oddelku. Število osebja zaposlenih je mogoče najti tam. Prav tako morate preveriti pravilnost osebne zadeve zaposlenih podjetja in ugotovite, kateri dokumenti manjkajo.

3. Preverite, ali so podatki v skladu s kadrovsko tabelo in pogodbami o zaposlitvi.

4. Preverite, ali so naročila v redu. Vse osebne operacije (najem, prehod na drugo delovno mesto, zvišanje plače) je treba zabeležiti v dokumentih ustreznega vzorca. Imeti morajo podpis vodje organizacije in delavca. Vse pomanjkljivosti je treba popraviti.

5. Preverite, ali so delovne knjige pravilno napolnjene.

6. Izdati osebne datoteke zaposlenih, če jih prej niso izvedli.

7. Izdati potrebne knjige in revije računovodstva.

8. Naredite urnik počitnic.

9. Zadeve skupine osebja.

10. Izdati nomenklaturo primerov.

Revizija KDP

Revizija osebja je celovita analiza vseh kadrovskih evidenc, preverjanje skladnosti z zahtevami obstoječe zakonodaje, lokalni akti in protokoli. Pravilna organizacija vodenja evidenc osebja je nujna zadeva, pri čemer se lahko zanemarjanje nanaša na določena tveganja.

V postopku kadrovske revizije se preverja ne samo pravilnost dokumentacije, temveč tudi njegova skladnost z veljavnimi zakoni. Revizija osebnih dokumentov je učinkovito sredstvo za reševanje problemov, ki izhajajo iz finančnih in gospodarskih dejavnosti družbe.

Tipične napake pri oblikovanju KDP

Revizija kadrovske dokumentacije omogoča identifikacijo več osnovnih napak, ki imajo ponavljajoče se ponovitve v različnih podjetjih in organizacijah. V majhnih institucijah obstajajo številni lokalni protokoli, ki se dejansko preprosto podvajajo ali pa še huje nasprotujejo drug drugemu. Celoten potek dela osebja mora biti enoten in zmanjšan.

Tudi pogoste napake so:

• pomanjkanje odobrenih informacij o načinih dela in počitka v instituciji ali njene neskladnosti s podatki, predpisanimi v pogodbi o zaposlitvi;
• odsotnost naloga in plačila plače;
• napake v kadrovski tabeli;
• odsotnost tarifiranja plačila dela;
• kršitev pravic zaposlenih pri določanju pravil za delo z osebnimi podatki in osebnimi podatki;
• napačno razumljeno delovno pogodbo.

To ni celoten seznam. Da bi se izognili napakam v kadrovski dokumentaciji, je treba strogo upoštevati predpise, zakonodajne akte in metodološka priporočila.