Dokumentiranje. Kako pravilno šivati ​​dokumente?

Pred obdelavo dokumentacije je potrebno najprej temeljito seznaniti z velikim številom potrebnih navodil, ki se nanašajo na vprašanja kroženja dokumentov in vodenja evidenc. Ti standardi so precej zapleteni in vsebujejo veliko število malih podrobnosti in odtenkov. Kako šivati ​​dokumente v kotiček? Kaj vsebuje pritrjeni inventar? Ali je mogoče knjižiti računovodske dokumente s termo vezavnim strojem? Začetni uradnik ima nekaj, da mu razbije glavo.

Trivialno poslovanje?

Na prvi pogled je postopek za vložitev zadeve in vnos v arhiv zelo preprost, vendar praksa kaže nasprotno. V primeru kršenja katerega koli pravilnika vodenja evidenc, bo ta institucija zavrnila sprejem dokumenta, ki se predaja, in ponovno boste morali začeti z delom. Če so takšne situacije že nastale v vašem življenju, preberite članek - poskušali bomo razumeti to težavo.

Zakaj vložijo dokumente? Ali obstajajo standardi, ki urejajo ta postopek? Ja, in veliko jih je. Predvsem gre za metodološka priporočila za vodenje evidenc, ki so bile odobrene decembra 2009 po naročilu Rosarkhiva. Na drugem mestu - o GOST R 51141, ki je namenjen arhivskemu poslovanju in vodenju evidenc ter vsebuje vse potrebne definicije in izraze. Poleg tega obstajajo tudi druge pravne norme, po katerih se dokumentacija šivi.

Začnimo s pokrovom

Če gledališče začne z obešalnikom, potem naš postopek - ne drugače kot s pokrovom. In izbira kartona "skorja" - ena od prvih nalog v procesu "pakiranja" dokumenta. Na prvi pogled ne boste našli razlike med številnimi obstoječimi sortami. Toda, ko pogledate ozko, boste razumeli, da so pokrovi standardni, nestandardni in se uporabljajo tudi za dolgoročno shranjevanje.

Najpogosteje najdete standardno obliko pokrova 229h324 mm. Uporablja se v vseh primerih, ko se zašijo listi standardne velikosti. Če ima dokument zaradi določenih razlogov precej specifičen videz in parametre, je potrebna nestandardna različica naslovnice. Zadnji tip se nanaša na tisto, v katerem se bodo dokumenti hranili 25 let ali več.

V skladu z zakonodajo so takšni pokrovi izdelani iz trde kartonske škatle samo zaradi pomembnega delovnega časa. Treba je sprejeti ukrepe za ohranitev ustrezne vrste dokumenta in primernosti za uporabo po resnem časovnem intervalu. Dokumenti, namenjeni za dostavo v državni arhiv, so shranjeni v pokrovih, izdelanih iz takšnega materiala, kot je karton brez kislin.

Govorimo o številčenju listov

Preden pravilno vložite dokumente z nitmi, jih je treba zložiti v pravo zaporedje. Po tem se postopek oštevilčenja izvaja s preprostim preprostim svinčnikom. Glavno pravilo je, da številko listov, ne pa strani dokumenta. Na vsakem listu v zgornjem desnem kotu se nahaja arabska številka. Hkrati našim znamkam ni treba "plaziti" v besedilo. Splošno oštevilčenje listov se ne uporablja popis dokumentov.

Katere tanke so v procesu oštevilčenja? Če število dokumentov, ki jih je treba priložiti, vključuje pismo ali več od njih, najprej je ovojnica oštevilčena, nato pa izmenično - vsakega od priloženih listov. Če je število dohodnih enot več kot 250, je običajno razdeliti na več zvez. Vsak od njih ima svojo številčenje.

V arhivski datoteki so lahko dokumenti, ki imajo ločeno oštevilčenje svojih lastnih strani, na primer periodičnih publikacij. Ampak, vložitev zadeve v arhivu, so oštevilčene med drugim brez prekinitve splošnega naročila.

Če ima priloženi list velik format, je običajno razširiti in postaviti sliko na desni v zgornjem kotu. Treba bi bilo omogočiti prost dostop do besedila. Če so na katerem koli listu ločeni fragmenti pritrjeni z nemožnostjo njihovega odklopa, je celoten dan snop oštevilčen kot en. Vedno je potrebno narediti popis vsakega od lepljenih kosov, ki se opravi na hrbtu ali na prostem prostoru. Sklic na prilepeni dokument mora biti naveden v napisu ali v opombah k splošnemu popisu z navedbo imena. Najpogosteje takšne samostojne naložbe so čeki, izvlečki ali fotografije.

Popravki napak in popis dokumentov

V primeru, da je med delom sprejeta nekaj ne preveč resne napake (na primer, zamujajo par listov), ​​namesto preštevilčenja celotne matrike ponovno uporabite oznako črke. Vendar se številke na drugih listih ne spreminjajo. Odprava takšnih napak je možna samo v dogovoru z osebjem arhiva. Če se najdejo velike napake, je treba dokument ponovno oštevilčiti. Stare številke prehajajo čim bolj previdno in dodajo nove. V tem primeru je obnovljeno oštevilčevanje znova potrjeno z verbatim napisom.

Brez inventarja ne boste prejeli nobenega arhivskega posla. Informacije, ki jih vsebujejo, se nanašajo na naslov dokumenta, datum sestavljanja, opombo in tabelo, ki navajajo zaporedne številke listov, njihovo število in opombe (če je potrebno). Konča se z informacijami o številu dokumentov v obliki številke, ki se podvajajo z besedami, potem je vse zaprto s podpisom pisatelja z dešifriranjem imena.

Kako pravilno šivati ​​dokumente z nitmi

Ko začnete postopek šivanja, se prepričajte, da so vsi potrebni materiali in orodja na dosegu roke. Poleg dejanskega dela boste potrebovali tudi ščit, iglo, karton za vložitev dokumentov in posebnih niti. Ker so zadnji rezervirani bančna vrvica, krmi ali prebodene niti L-210. Slednja sorta se pogosteje uporablja za pisarniško delo.

Na začetku opravila so vsi sponki in drugi kovinski predmeti odstranjeni iz dokumenta, nato pa so listi datoteke enakomerno zloženi z lepo nogo. Na levi strani v poljskem prostoru so tri luknje z iglo ali šilico. Najbolje je, da jih položite sredi prostega prostora, ki naj bi bil na levi, da bi ga lahko zasukali, to je na razdalji približno enega in pol centimetrov. Ta opomba je pomembna, saj bo sicer drugače težko prebrati po vložitvi dokumentov.

Nasveti za udobje

Če so gladke robove lukenj bistvenega pomena za vas, vzemite udarec. Ampak ne pozabite, da je preveč listov je preveč težko zanj. Prepričajte se, da so vse tri luknje enakomerno razporejene in razmaknjene približno 3 cm drug od drugega. Sredina naj pade na sredino strani.

Da bi preprečili poškodbe naslovne strani in zrušitev ohišja, je pogosto priporočljivo pritrditi sprednji in zadnji sedež s kartonskimi trakovi. Skozi to poteka nit. Običajna velikost je 70 cm, vendar je v vsakem primeru odvisna od debeline sklada.

Kako šivati ​​3 luknje

Tukaj je vsebina algoritma za tako vložitev dokumentov. Prvič, igla poteka skozi sredino lukenj, pri čemer konec niti ostane na spodnji strani. Potem ga postavite v zgornje luknje. Tako se oba konca položita na vrsti kupa prebodenih listov. Iglo potegnemo skozi spodnje luknje in risamo nit na sprednji strani. Potem ponovno spustite iglo v srednjo luknjo. Tako je bila naša nit odvlečena skozi vse potrebne luknje, po kateri sta oba konca pritrjena na hrbtni strani z močnim vozelom. Konice so dolge približno 5 cm.

Neposredno na vozlu je list papirja z lepim napisom. Spodaj bomo upoštevali tehnologijo svoje proizvodnje.

Dokument je lahko prepleten s 4 luknjami. Kako to storiti? Postopek sploh ni zapleten. Štiri luknje se navpično simetrično prekrivajo z razporeditvijo na eni sami osi. Odpust repa navoja s hrbtne strani prve luknje, šivamo šive, nato pa povezujemo vozel na enak način, kot je opisano zgoraj. Vdelano programsko opremo je treba podvojiti dvakrat, da zagotovite trdnost in zanesljivost.

Pismo o zanesljivosti

Naslednji korak po oštevilčenju in strojno-programski opremi dobavlja naš primer z besednim napisom. Kaj je to? To je nalepka, dimenzija 4x6 cm, z besedilom "Laced and numbered hellip-listov "(število je označeno na sliki in besedah), nato pa je označena delovna mesta, ki so dokumentirali z datumom in osebnim podpisom. morajo ostati prosti. Podpis je na koncu celotnega postopka, ko je lepilo že posušeno. To se naredi, da se prepreči širjenje. Tisk (če je na voljo) je na listu, delno na samem napisu.

In šele po tem, ko se ohišje zapiše, oštevilčeno, zapečateno s podpisom in žigom, ga lahko pošljete v arhiv.

Odnos do verbatim napisom mora biti resen in pozoren. To je dokumentacija, ki dokazuje nedotakljivost primera. V primeru kršitve njene celovitosti ali pristranskosti dokument ne morejo sprejeti s strani nadzornih organov ali pa se lahko izpodbija na sodišču.

Kaj in zakaj smo šivi

Vsi dokumenti, ki so predmet predaje arhivu ali kateremu koli inšpekcijskemu organu, vključno z davčnim inšpekcijskim pregledom, pokojninskim skladom in mnogimi drugimi, se skupaj zasejo skupaj. Dokumentov, ki so zlepljeni ali stisnjeni s spenjalom, ne morete dodajati. Kot je bilo že omenjeno, v primeru razkrivanja neskladnosti z normativi vodenja evidenc preprosto ne boste sprejeli.

Tak postopek je v glavnem predmet osebja in računovodstva. Tisti med njimi, dokumentarci, za katere so bili zaključeni, leto pozneje, da se deponirajo v arhivu organizacije ali podjetja. V posebnih arhivskih institucijah se prenesejo primeri s preteklimi obdobji veljavnosti. Z zakonom se določi glede na vrsto dokumenta. Na primer, najmanj 75 let je potrebno za shranjevanje notarskih zapisov, knjig gospodarskega knjigovodstva in dokumentov z informacijami o osebju.

Rok uporabnosti načrtovalskih risb je veliko manj - samo 20 let. Fotodokumentacija se vzame 5 let. Za arhivske ustanove velja predaja podjetij, tako javnih kot zasebnih podjetij. Obenem je naloga vsake nedržavne strukture sklenitev pogodbe z Zvezno arhivsko službo o tem.

Ne smemo pozabiti, da so v opisu delovnih mest registrirani le tisti zaposleni, ki imajo to dolžnost. V primeru slabe povezave z dokumenti vas čakajo določene sankcije, zlasti če pride do sprememb ali pomanjkanja nekaterih pomembnih listov.

Vrnemo se k tehnologijam veziva

Metode šivanja, opisane zgoraj, so primerne za arhiv in za davčne preglede. Toda vložitev računovodskih dokumentov, shranjenih za dolgo časa (več kot 10 let), mora biti še posebej močna - pogosteje na 5 lukenj. Kontrolni napis je izdelan na posebnem tkivnem papirju, da se jasno vidi vozlišče pod oznako in ni bilo dvoma o celovitosti dokumenta.

Če v pisarniškem okolju luknje preberejo konvencionalni pisarniški luknjalniki, po potrebi pa tudi velika količina papirne dokumentacije (na primer v tiskarstvu) uporablja profesionalna oprema v obliki papirnatih svedrov ali vezalnih strojev. Takšni mehanizmi imajo resno zmogljivost in so lahko ročni ali električni.

Strojni mehanizem

V središču teh sistemov ali strojev je klasična metoda z uporabo vzmeti. Taka vezna naprava je opremljena s perforacijsko napravo. Drug mehanizem je, da dokument postavimo na plastično vzmet, po kateri se na dno in na vrh enote dodata kartonska ali plastična prevleka.

Prednost veziva je možnost pritrditve zelo velikih dokumentov. Debelina bloka lahko doseže do 500 strani. In tudi - možnost brisanja ali dodajanja strani in listov že prepletenem dokumentu. Pomanjkljivosti so precej resne napornosti in ne previsoke moči.

Če je stroj za obrezovanje dokumentov opremljen s kovinskimi vzmeti, za katere je določen določen korak in iztisnjene luknje, se papirni bloki namestijo na gibljivo vzmet iz jekla, ki se potem stisne in zapira. Prednosti naprave s kovinskimi vzmeti - v bolj dovzetni končni obliki in večji zanesljivosti v primerjavi z vezavo vzmeti iz plastike. Ampak ne morete vstaviti ali odstraniti listov brez poškodb.

Poleg vzmeti so naprave, ki delujejo po principu vezanja na plastični glavnik, katerega zobje so zvit. Obstaja tudi vezava na spiralo, ki jo poznamo iz koledarskih koledarjev, zvezkov in dnevnikov. Po perforiranju lukenj v njih spiralni vetrovi (3-4 zavrti ročno, ostalo avtomatično).

Napredek ni miren

Kaj je toplotna vezava? To je sodobna stroj za vezavo dokumentov, pri kateri je mogoča hitra in enodelna povezava. S pomočjo termo vezavnih strojev je možno izdelati veliko število materialov in izdelati posamezne kopije. Ta možnost je še posebej primerna za pošiljanje poročil, pogodb in promocijskih gradiv.

Stroj deluje za to vrsto vezave z uporabo termičnih palic in toplotnih plošč z različnimi barvami in velikostmi. Odvisno od števila listov ohišja se izbere toplotni pokrov določene debeline, nato pa se vse skupaj sestavi v napravi. Notranjost konca pokrova je zamazana s plastjo polimernega lepila. Stroj je opremljen z grelnim elementom, zaradi česar se ta polimer stopi in vsi listi se spajkata v vroči sloj.