Kaj je pisarniško delo in potek dela?

Uspeh v poslovanju je v veliki meri odvisen od pravilne organizacije. Upravitelji in navadni delavci morajo vedeti, kaj je pisarniško delo. Katere so njene značilnosti, kakšne vrste so, in kakšne regulativne dokumente je treba upoštevati pri organizaciji dela?

Kaj je pisarniško delo?

Vsaka organizacija, ne glede na obliko lastništva in lastnosti, v procesu svojih dejavnosti ustvarja različne dokumente. To so lahko naročila in črke ter protokoli. Vsi se nanašajo na organizacijsko in administrativno dokumentacijo.

Pisarniško delo je dejavnost za izdelavo dokumentov organizacije, ki se izvajajo v skladu z določenimi pravili in zahtevami. V podjetjih se pogosteje dodeljujejo posebni zaposleni, ki so zasedeni le na tem področju. V majhnih podjetjih je naloga sekretarja mogoče dodeliti skoraj vsakemu zaposlenemu.

Če razumete bistvo terminologije (kaj je pisarniško delo), potem izvor besedila postane jasen. To, predvsem, določa uradne informacije na materialnem mediju. Med tem postopkom ustvarite organizacijski in upravni dokument, ki nato sproži določene ukrepe.

Izraz "vodenje evidenc" se je pojavil precej davno, a šele sredi prejšnjega stoletja je bil formaliziran, določen v normativnih dokumentih na državni ravni.

Pisarniško delo in obtok dokumentov - kaj je to?

Organizacija ne more obstajati neodvisno od zakona. V njej je vedno pisarniško delo in kroženje dokumentov. Kaj je to, kakšne so posebnosti prenosa vrednostnih papirjev, kako jih pravilno registrirati? Te zadeve rešujejo strokovnjaki: sekretarji, arhivisti, zaposleni v kadrovski službi.

Pisarniško delo vključuje snemanje informacij na fizičnem nosilcu, ustvarjanje papirja ali elektronskega akta. Na podlagi tega se zgodi, da je obtok organizacije v organizaciji - gibanje naročila ali črk, ki se začne z njenim oblikovanjem in konča z izvršbo ter pošlje v arhiv ali uničenje.

Glede na kraj izdelave poslovnih dokumentov o zaposlenih in vodstvu organizacije je pretok dokumentov razdeljen na zunanje in notranje. Od vira bo odvisno od nadaljnje poti naročila, naročil, črk.

Notranji potek dela organizacije prevzame naslednje faze:

• oblikovanje osnutka dokumenta;
• usklajevanje;
• podpis osnutka dokumenta, datuma in registrska številka- od trenutka registracije se šteje, da je uradno izdana in sprejeta za izvršitev;
• prenašanje vsebine na izvajalce in nadzor;
• izvajanje navodil;
• izvedbo izvršenega dokumenta za poznejše skladiščenje, odvisno od časa in potrebe;
• uničenje poslovnih dokumentov s potekom roka ali registracijo za arhivsko shranjevanje.

Faze zunanjega kroženja dokumentov so na splošno podobne, vendar obstaja nekaj razlik:

• Dokumenti pridejo v podjetje od zunaj. To so lahko dokumenti višjih in nižjih organizacij, podružnic, normativnih aktov uradnih organov, sodnih odredb, pisem državljanov.
• Vsi poslovni dokumenti, prejeti v organizaciji, morajo potekati skozi postopek registracije brez neuspeha. Potrjuje, da so jih prevzeli za nadzor.
• Naslednja faza je delo z dokumentom, seznanitev ali izvedba navodil.
• Po potrebi se uradno odzove.
• Zadnja stopnja je registracija za dolgoročno ali arhivsko shranjevanje in morebitno uničenje.

Poleg tega se glede na vodstvo organizacije razlikujeta naslednje vrste delovnega toka:

• naraščajoče - od podrejenih do nadzornikov (pojasnila);
• navzdol - od upravljanja do zaposlenih (naročil);
• horizontalno - med vrstniki (dejanja, protokoli).

Vse faze gibanja dokumenta so določene v posebnih revijah. Lahko se izvajajo v več variantah:

• računovodski dnevniki pretok dokumentov;
• dokumentne kartice;
• Elektronsko upravljanje dokumentov je najpogostejše v veliki večini organizacij.

Značilnosti vodenja sodnih evidenc

Mnogi se sprašujejo, kaj je vodenje sodnih evidenc, in kakšna je njegova razlika od splošne. Sodni primer je rahlo drugačen sveženj dokumentov in materialnih dokazov. Ustrezno skladiščenje in gibanje zagotavljata preglednost sistema kazenskega pregona. Upravljanje sodnih evidenc, za razliko od organizacijskih zapisov, ne more biti prostovoljno. Vodijo ga pooblaščene osebe in ga strogo nadzira. Za njega so vse stopnje, vključno z uničenjem, normalno in strogo opredeljene.

Funkcije sekretarja

Večina zaposlenih v podjetju zelo nejasno predstavlja kaj pisarniško delo in obtok dokumentov. Za sekretarja je to poklicna dejavnost.

Sekretariat podjetja opravlja glavno funkcijo upravljavska dokumentacija. Glede na obliko in posebnosti dela je organizacija pisarniškega dela podjetja razdeljena na naslednje vrste:

• Centralizirano - vsi sekretarji so v istem oddelku in poročajo glavnemu tajniku ali višjemu tajniku.
• Decentralizirani - sekretarji in zaposleni, ki opravljajo svoje naloge, so razpršeni v organizacijskih enotah in so podrejeni različnim nadzornikom.
• Mešano - najpogosteje najdemo v velikih organizacijah.

Posebnosti kroženja dokumentov v podjetju bodo neposredno odvisne od oblike sprejetega sekretariata.

Navodila za pisarniško delo

Ne glede na velikost in obliko lastništva bi morala biti v vsaki organizaciji regulativni akt, ki ureja gibanje dokumentov. Kaj je navodila za pisarniško delo, in kako to narediti? To vprašanje skrbi ne samo sekretarji, ampak tudi voditelji.

Navodilo za vodenje evidenc je notranji normativni akt organizacije, ki je potrjen s sklepom ali navodilom uprave, za nedoločen čas. Opisuje vse faze prehoda dokumenta, sezname delovnih mest, katerih podpisi lahko potrjujejo pristnost uradnih dokumentov, ponuja primere oblikovanja, oblik in obrazcev.

Upravljanje pisarniškega dela

V majhnih organizacijah z nizko stopnjo kroženja dokumentov (manj kot 200 na leto) ni vprašanj, kaj je upravljanje z vodenjem evidenc. Vse odločajo sami zaposleni ali celo glava.

Če naloge vodenja evidence niso neposredno za zaposlenca in niso opredeljene v njegovi pogodbi o zaposlitvi, bi bilo treba izdati uredbo o dodelitvi teh nalog. V tem dokumentu je treba navesti dodatne odgovornosti, odgovornosti in odškodnine.

Značilnosti upravljanja kadrovskih zapisov

Če ima organizacija vsaj enega zaposlenega, bo potrebno ustvariti delovne dokumente. Vprašanje, kaj je kadrovsko vodenje, je še posebej aktualno za podjetja z majhnim številom zaposlenih.

Vodenje evidenc osebja - je zagotoviti gibanje določenih dokumentov, povezanih z delovno aktivnostjo zaposlenih v podjetju. Običajno te naloge opravljajo zaposleni v posebni enoti - kadrovski oddelek. Njihove funkcije vključujejo sprejem, obdelavo in shranjevanje osebna dokumentacija. Vključno z obdelavo osebnih podatkov, ki so tajni.

Delovni tok osebja se običajno izvaja ločeno od splošnega, ob spoštovanju pravil o tajnosti in značilnostih shranjevanja.

Optimizacija pisarniškega dela

Kljub hitremu razvoju digitalnih tehnologij je veliko organizacij težko optimizirati potek dela. Nadaljujte na stare načine, da vodite korespondenco na papirju in vodite redne registracijske dnevnike.

To je posledica dveh dejavnikov:

• odpornost na inovacije zaposlenih v podjetju;
• pomanjkanje financ.

Vodje se morajo zavedati, da optimizacija delovnega procesa s precejšnjimi naložbami daje opazen gospodarski učinek.