Promet dokumenta je pomembna povezava v delovnem toku

Upravljanje z dokumenti se nanaša na pravila, s katerimi se podpisane odločitve v podjetju ali instituciji razvijajo od trenutka, ko so prejete v arhivsko skladišče. Osnova tega koncepta je prejetje dokumenta, njegovo upoštevanje, prenos na izvršilne organe, izvajanje organizacijskih ukrepov za izvedbo, potrjevanje, registracijo, pošiljanje v skladišče.

To je proces, ki upošteva primere gibanja dokumenta skupaj s hitrostjo njegovega gibanja skozi te primere. Promet dokumenta je proces, ki mora biti v povezavi z informativno dejavnostjo upravnega aparata, z dokumentacijo vsake posamezne odločitve, shranjevanjem na novo prejetih dokumentov.

Veliko število pomanjkljivosti pri dejavnostih številnih upravljalnih aparatov je posledica slabe organizacije gibanja dokumentov. Na primer, proces prometa dokumentov odločitev o upravljanju mora vsebovati tri obvezne sestavine:

• informacijska podpora sprejeta odločitev (to vključuje zanesljive informacije, ki potrjujejo pravilnost odločbe);
• dokumentiranje same odločitve (upravni dokument);
• nadzor nad izvajanjem (ki vključuje organizacijo predlaganega dela, načine izvedbe naloge, upoštevanje pogojev).

Kot lahko vidite iz zgornjega primera, je potek dela zbiranje informacij, na podlagi katerega bo izdan upravni sklep - priprava same odločitve, vključno z urejanjem, pogajanji, pripravo osnutkov, do odobritve. Vse te faze zahtevajo premikanje dokumenta ne samo med strukturnimi podrazdelji podjetja, temveč tudi med izvajalci, od tehnikov, strokovnjakov do vodstvenih delavcev. Ugotovitev iz tega primera je, da večja je hitrost gibanja dokumenta, večja je kakovost njegovega izvajanja na vsaki posamezni stopnji, tem bolje je proces upravljanja podjetja kot celote.

Izraz se je pojavil v literaturi že v 20-ih letih prejšnjega stoletja. Potem se je verjel, da je potek dela - je organizacija delo, namenjeno racionalni gradnji državni aparat na splošno je porazdelitev odgovornosti med različnimi izvajalci in storitvami. Leta 1931 je Inštitut za nadzorni inženiring naredil prvi poskus ureditve enotnega načela organizacije pisarniško delo. Določena so bila pravila, po katerih je treba sprejeti sprejem, dostavo dokumentov, pravila izvrševanja, ureditev podpisa. V naslednjih fazah razvoja gospodarstva je bila zakonska ureditev takšnega koncepta, kot je pisarniško delo, kjer je bil glavni poudarek na posameznih tehničnih operacijah. S temi zakonodajnimi akti program za obtok dokumentov ni omenil, čeprav je v bistvu vse pomenilo organiziranje pretoka dokumentov. Od leta 1974 je bil podpisan glavni dokument, ki ureja celoten proces obtoka dokumentov, ki je veljal do sedanjega časa.

To dejanje se imenuje "Unified državno sistem urada" (EGSD), točke, ki se ukvarjajo z organizacijo pretoka dokumentov, tehnoloških postopkov predelave in uporabe pravil. V tej zbirki, je oblikovala osnovno pravilo: ". Dokument - hitro gibanje instrumenta na najbolj jedrnat način, vključujejo minimalno časa in dela" Le z uporabo odobrenega pravila v praksi lahko računamo na izboljšanje življenja prebivalstva v državi, rast gospodarstva države.

Za dosego teh ciljev je treba pametne, disciplinirana, odgovorne voditelje, za katere uvedba potek dela, ki temeljijo na EGSD, to je stvar časti in vesti.