Koncept projekta: primeri

V vsakem poslu je najpomembnejša stvar, da začnemo pravilno. Izjava je povsem resnična za zdaj priljubljeno upravljanje projektov. Kje začnem projekt? Kakšen je koncept projekta? V tem članku so predlagani primeri in teoretična podlaga za odgovarjanje na ta vprašanja.

Projektni življenjski cikel in izdelek

Upravljanje katerega koli projekta je strogo odvisno od stopenj njenega življenjskega cikla.

Projekt se spreminja skozi določene faze razvoja in zahteva nove oblike nadzora in upravljanja. Treba je omeniti, da življenjski cikel projekta ne sovpada z življenjskim ciklom izdelka, ki nastane v procesu ali rezultatu njegovega izvajanja. Produkt začne svoj obstoj od trenutka ustvarjanja vseh njegovih delov in njihovega združevanja v en sam predmet, ki ga lahko lastnik realizira ali uporabi s prednostjo. V tem primeru je izdelek mogoče ustvariti:

• kot rezultat projekta (če je eden od njegovih ciljev);
• v procesu njenega izvajanja (če je izdelek ena od faz doseganja katerega koli od njegovih ciljev);
• pred začetkom (če je njen obstoj predpogoj za izvedbo projekta);
• po zaključku (če ni cilj).

Tako se "življenjske linije" projekta in izdelka lahko ali ne smejo prekrivati, vendar so vedno odvisne drug od drugega.

Faze življenjskega cikla projekta

Glavne faze so:

1. Začetek.
2. Razvoj.
3. Realizacija.
4. Dokončanje.

Ampak to ni edina delitev. V okviru finančne ocene projektov se najbolj pogosto uporablja tristopenjski življenjski cikel projekta:

1. Predinvesticijska faza (utemeljitev naložb).
2. Investicijska faza (financiranje).
3. Post-investicija (ocena ekonomske učinkovitosti projekta).

Obstajajo bolj podrobne in ne tako dosledne strukture življenjskega cikla projektov, ki jih upravitelji uporabljajo glede na obseg ideje, organizacijsko strukturo upravljanja v podjetju, vejo gospodarske dejavnosti. Vsekakor pa je predmet naše pozornosti sam začetek - faza uvajanja ali, drugače rečeno, koncept projekta.

Kaj je začetek?

Začetek ali razvoj koncepta projekta vključuje celoten sklop procesov, ki jih na koncu določi vodja, ki izhajajo iz različnih zunanjih in notranjih dejavnikov. Kljub temu je smiselno dati splošen seznam vprašanj, na katerih je treba v tej fazi iskati odgovore:

1. Kateri so predpogoji za realizacijo tega projekta?
2. Kaj potrjuje potrebo po njegovem izvajanju?
3. Kakšno je zunanje okolje ideje?
4. Kateri so glavni cilji?
5. Kakšna je stopnja tehnične izvedljivosti ideje?
6. Kakšni so povečani finančni pogoji za izvedbo ideje?
7. Ali obstaja jasno razumevanje začetnega časa?

Načrt koncepta projekta vključuje tudi naslednje glavne ukrepe:

1. Določitev glavnega načina uresničitve ideje.
2. Imenovanje odgovornih za izvajanje.
3. Določitev števila in sestave projektne skupine.
4. Določitev pričakovanj zainteresiranih strani.
5. Oblikovanje razširjenega seznama procesov.
6. Povečana analiza virov, potrebnih za doseganje zastavljenih ciljev.
7. Analiza tveganj in predpostavk.
8. Vzpostavitev splošnega načrta vodenja projektov.
9. Dovoljenje (začetek).

Koncept projekta se posledično zmanjša na razvoj listine, ki vključuje vse zgoraj opisane probleme in probleme. Točnost številk, navedenih v takem dokumentu, pogosto ni večja od 25%, vendar so nujni za začetek zagona projekta.

Razvoj listine

Oblikovanje koncepta projekta je nemogoče brez postopka priprave dokumenta, ki razglaša njen obstoj in vsebuje poleg začetnih zahtev in ciljev tudi pristojnosti upravitelja in količino dodeljenih sredstev.

Projektna listina je jasno strukturirana in mora vsebovati naslednje glavne dele:

1. Seznam glavnih sprememb.

2. Odobritveni list.

3. Splošna pripoved:

• cilji;
• študija izvedljivosti;
• načrtovani rezultati;
• končni proizvod ali končni cilj;
• glavne faze izvajanja;
• zainteresirane strani projekta in njihova pričakovanja;
• tveganja, predpostavke, omejitve;
• shema za nadzor procesa in ukaz.

4. Osnovna načela delovne uspešnosti.

5. Povezani dokumenti.

Pri pripravi takega dokumenta praviloma uporabljajo metodo strokovnih ocen, glavno vlogo pri kateri igra usposobljenost vodje projekta.

Identifikacija interesnih skupin

Na oblikovanje koncepta projekta bistveno vplivajo osebe, ki se neposredno zanimate za rezultat. Določitev kroga takšnih oseb je potrebna za oceno dejavnikov, ki vplivajo na projekt. V tej fazi so cilji usklajeni s ključnimi upravičenci, vlogami neposrednih in posrednih deležnikov, ocena tveganja in negotovosti, povezane z neizogibnim navzkrižjem interesov, razvijanje oblike obveščanja teh ljudi o napredku ideje.

Vse informacije o krogu tako opredeljenih oseb so shranjene v registru zainteresiranih strank. Ta register je na voljo upravitelju projekta in ga uporablja za upravljanje območij in stopnjo vpliva na poslovne procese in ekipo.

Odobri koncept

Pred odobritev koncepta temeljito preizkušen in prilagoditve na vseh elementih svoje razvejane strukture: financiranje, tehnik izvajanja, vplivom, tveganja, itd se je domnevno koncept projekta šele po posvetovanju z vsemi zainteresiranimi stranmi, vključno z vlado in občinskih struktur ...

Izvajanje koncepta

Koncept razvoja projekta se izvaja z izvajanjem načrta, ki je tudi v njem določen. Med izvajanjem zamisli se pojavijo, spremljajo in evidentirajo različne spremembe, ki vplivajo na končne kazalnike. Spremljanje teh sprememb in nadzor kakovosti sta morda najpomembnejši procesi upravljanja v izvedbeni fazi koncepta.

Primer 1. Koncept gradbenega projekta

Razvoj koncepta gradbenega projekta nujno vključuje:

• analiza zemljiške parcele;
• Omejitve pri gradnji;
• trenutno stanje ozemlja;
• oceno njegovega razvojnega potenciala;
• analiza trga nepremičnin (njegova zmogljivost, segmentacija);
• identifikacija potencialnih konkurentov;
• ocena dinamike, obsega povpraševanja;
• identifikacija potencialnih kupcev.

Posebnost gradbenega projekta se lahko šteje za spremenljivost uporabe obstoječega zemljišča. Pri oblikovanju koncepta je vrednotenje razvoja tukaj v ospredju. Za pravilno izbiro uporabite SWAT analizo, večfaktorsko modeliranje in druga orodja.

Po rešitvi teh prednostnih nalog se sestavi projektna listina, ki poleg zgornjih poglavij nujno vsebuje tudi:

• koncept razvoja (osnovne značilnosti lokacije, prometna infrastruktura, glavni načrt, priporočila o arhitekturnih in načrtovalskih rešitvah in gradbenih materialih ter osnove izboljšanja zemljišč);
• koncept trženja (strategija oblikovanja cen, približni načrt prodaje / zakupa, promocijska strategija);
• finančna shema (potrebe po naložbah, napoved dobička, okvirni denarni tok).

Primer 2. Koncept izvajanja sistema avtomatizacije

Razvoj projektnega koncepta za izvedbo avtomatiziranega prodajnega sistema knjigarne mora vsebovati naslednje posebne dele:

• Ocena spletnega trga knjig po obsegu in stroških izvajanja.
• Določanje stroškov spletne trgovine z vsebinami.
• Identifikacija potreb na dodatnih trgih za obstoječo knjigarno.

Koncept takšne modernizacije skladišča bo imel več namenov: oblikovanje spletne trgovine, zagotavljanje njegove operativnosti in doseganje določene ravni naročil prek novega internetnega vira.

Takšne cilje lahko dosežemo s postopnim reševanjem naslednjih nalog:

• razvoj tehničnih specifikacij;
• delo pri oblikovanju spletne trgovine;
• razvoj sheme za izdajanje knjig od založnika do kupcev;
• oglaševanje;
• sklepanje pogodb s sistemi plačevanja preko interneta.

Primer 3. Koncept modernizacije proizvodnje

Koncept projekta za uvedbo nove tehnologije v že obstoječi proizvodni cikel se vedno razvija ob upoštevanju specifičnosti podjetja in pogojev njegovega delovanja. Posebna pozornost se posveča naslednjim korakom:

• Identifikacija "ranljivih povezav" proizvodne verige (uvedba nove tehnologije bi morala zamenjati problematična področja ali ne povzročiti neuspeha zaradi kršitve celovitosti delovnega cikla).
• Razviti sistem postopnega uvajanja nove tehnologije (vključuje načrt v proizvodnem procesu na novo raven - ključni element modernizacije, saj lahko neravnovesje akcijske skupine in proizvajalci izniči ves denar, porabljen za nadgradnjo).
• Ovrednotenje potenciala zaposlenih v podjetju za upravljanje in servisiranje nove opreme.

Med cilje takega projekta so praviloma značilnosti obnovljenih proizvodov prikazane po prostornini in hitrosti sproščanja.

Ob upoštevanju zgoraj navedenega postane jasno, da projektni koncept vsebuje glavne določbe glede vsebine, gospodarskih koristi, izvedljivosti in posledic. V zvezi s tem je treba konceptualne določbe novih idej, potrebnih za razvoj ali začetek novega poslovanja, strukturirati, ovrednotiti in dogovoriti, preden se premaknejo k resničnim spremembam in finančnim injekcijam.