Matrika RACI kot orodje za upravljanje odgovornosti. RACI: dekodiranje

Eden najpogostejših vzrokov neuspešnih projektov je napačna razporeditev funkcij med člani skupine. Seveda ste to že naleteli: pri najmanjšem težavnem položaju udeleženci začnejo iskati krivde in si medsebojno sprožati odgovornost, namesto da bi rešili težavo. In samo zato, da bi se izognili takim razmeram, je bila izumljena RACI matrica - preprosto in učinkovito orodje za načrtovanje človeških virov.

"Pod mikroskopom": 4 ključne vloge v vsakem projektu

Razdelitev nalog je ena glavnih nalog upravitelja. Toda v praksi vse običajno izgleda drugače: glava preprosto imenuje člane skupine s pričakovanjem, da bodo strokovnjaki odločali, kdo in kaj naj naredi. Toda kaj se zgodi, če je bil rok prekinjen ali pa je bil sproščen izdelek slabe kakovosti? "Ne delam tega", "mi niso povedali" hellip- in nobenih koristnih dejanj.

Skrajno konstruirana matrika odgovornosti RACI omogoča reševanje številnih težav. Glede na to tehniko, ne glede na zapletenost in obseg dela, član skupine v katerem koli projektu opravlja eno od štirih vlog.

R - odgovoren

V prevodu Odgovorno pomeni "izvajalec". To je delavec, na katerega je neposredno odgovoren za izvedbo določenega udeleženca dela. Vendar v večini primerov ne izbere metod rešitve in se obrne na vodjo projekta.

Ta vloga je dodeljena pristojnim zaposlenim in strokovnjakom - ljudem, ki vedo, kako narediti. V RACI izvajalci izvajajo take funkcije:

• ugotoviti, kaj je treba natančno narediti za izvedbo projekta in koliko časa bo trajalo (pod pogoji, ki jih določa "vrh");
• narediti seznam potrebnih virov;
• sodelovati pri usklajevanju in odobritvi tehnične dokumentacije;
• analizirati napredek projekta in vmesni rezultati;
• upravljavcu zagotovi poročila o opravljenem delu.

V skupini je več takšnih ljudi. Poleg tega se lahko ta vloga združi z drugimi. Najpogostejša kombinacija je Accountable + Resbonsible (v prevodu - "odgovoren + izvršitelj").

A - odgovoren

"Odgovoren" ali "odgovoren" je glavni vodja projekta. Odgovoren je za zagotovitev, da so dodeljene naloge dokončane pravočasno, z zahtevano kakovostjo in znotraj dodeljenega proračuna. Poleg tega:

• izbere izvajalce in ekipo za vodenje projektov;
• naloge dodeljuje vsem udeležencem;
• nadzoruje napredovanje dela;
• distribuira vire med izvajalci;
• vodi evidenco o uporabi virov in prav tako upravičuje kuratorju, da je treba dodeliti dodatna sredstva;
• obravnava ideje in predloge drugih članov skupine, jih lahko odobri ali zavrne.

Običajno vodja projekta deluje kot "povezava" med stranko ali vodilnim vodstvom in ekipo.

C - se posvetuje

Tretja vloga v matrici RACI je "svetovalec" (včasih se imenuje tudi "kurator"). Skupaj z vodjo sodeluje pri vodenju projektov, predvsem pa se ukvarja z reševanjem strateških vprašanj:

• odobri kakršne koli spremembe v obsegu in trajanju dela;
• dodeljuje potrebna sredstva za izvedbo projekta;
• po potrebi uskladi s stranko potrebo po povečanju proračuna;
• prejme od poročil upravitelja o opravljenem delu;
• sprejema odločitve v vseh nepredvidenih okoliščinah, v primeru kritičnih sprememb, ki lahko vplivajo na čas in stroške projekta.

Vloga svetovalcev je navadno dodeljena višjim upravljavcem. Določajo globalne cilje in nato imenujejo vodje projekta, ki že razporeja naloge med člane skupine.

Jaz - obveščen

Poleg navedenih vlog, matrika RACI označuje "obveščeni" ("opazovalec"). Opravlja funkcije skrbnika in se ukvarja predvsem z organizacijo poteka dela. Nadzornik se obrne na vodjo projekta, vendar za razliko od drugih udeležencev ni odgovoren za njegove rezultate. Namesto tega:

• zbira in sistematira vse informacije o projektu, virih in načrtih;
• vodi zapisnike sestankov;
• sprejema dokumentacijo udeležencev projekta in jih nato prenese v ustrezne strukture;
• spremlja čas vložitve in pravilnost izpolnjevanja poročil.

Upoštevajte, da je povezava z opazovalko pretežno enostranska. Njena glavna naloga je, da upravljavca reši, da ne bi porabila časa za birokratske postopke in jo "raztovarjala".

Učenje, kako zgraditi matrico RACI z zgledom

Govorimo o praktični strani vprašanja. Kako sestaviti diagram za razporeditev oblasti in odgovornosti?

1. Naredimo seznam

Najprej morate slikati vse, kar morate storiti. Stopnja podrobnosti je odvisna od posameznega projekta. Včasih je za enostavnost nadzora in upravljanja razvitih več matrik. Prvič, navedite glavne dele dela in jih razbijte v ločene funkcije in naloge. Seznam del je naveden v tabeli ob navpični črti.

2. Izberite člane skupine

Tukaj je treba odgovoriti na vprašanje: "Kdo bo vključen v ta projekt?". Vodoravno je treba zapiše vse zaposlene in / ali oddelke, ki sodelujejo pri izvajanju na vseh stopnjah - od načrtovanja do predstavitve rezultatov in posredovanja poročila.

3. Polnjenje tabele

Po tem lahko preidete na razporeditev funkcij. Za to morate imeti jasno predstavo o vsaki stopnji dela in o tem, kako deluje v skupinah.

Vzemimo naš primer kot podlago in zaustavimo v fazi "Design". V tem primeru R - izvajalec - samo ena. V procesu dela ga vodi predhodno pripravljena prototipna lokacija. Zato, sistemski arhitekt, ki se je ukvarjal z razvojem, na tej stopnji opravlja funkcijo svetovalca C. Tudi analitik in razvijalec lahko izrazita svoje želje. Končni načrt se odobri pri vodji projekta (A). Toda preizkuševalci in sistemski administrator v tej fazi ne sprejemajo nobenih odločitev, pač pa prejmejo samo informacije o tem, kako se delo dogaja, zato jim dajejo vlogo obveščene - I.

Sorte modela

V večini primerov lahko to storite s standardno matrico. Vendar pri delu z zahtevnejšimi projekti včasih obstaja potreba po dodatnih vlogah. Zato se je v zadnjih letih pojavilo dve razširjeni različici diagrama odgovornosti.

RACI-VS

Tu se na standardne vloge dodajo še dve:

• Preveri (V) - zaposleni ali posebno ekipo, ki preverja, v kolikšni meri rezultat izvajanja določene naloge ustreza odobrenim merilom.
• Znaki off (S) bodo usklajevali dostavo projekta s stranko, imeli predstavitev in zagotovili poročila. Običajno to funkcijo opravlja oseba, odgovorna za opravljanje dela (odgovorna), vendar RACI-VS za ta namen privabi ločenega strokovnjaka.

Zaradi povečanega nadzora in tesnejšega stika s stranko je ta model optimalen za tehnično zapletene ali obsežne projekte, na katerih delajo ducati (ali celo stotine) ljudi.

RASCI

V tej varianti se v matrici pojavlja nova vloga - Supportive (S). Njegove ključne funkcije so, da projektu zagotovijo dodatna sredstva, to je podporo upravitelja in izvajalcev.

Idealna vloga odnosa

Matrika RACI je sestavljena ne samo, da bi vedeli, kdo bo "zatiral" v primeru kakršnih koli težav. V fazi načrtovanja s to tabelo lahko vidite pomanjkljivosti v organizaciji poteka dela.

Vertikalna analiza vam omogoča, da vidite dolžnosti in pooblastila vsakega udeleženca projekta, objektivno ocenite raven obremenitve:

• veliko R - najverjetneje bo treba osebo raztrgati med več nalogami, kar bo negativno vplivalo na hitrost in rezultate dela;
• veliko A-zaposlenih "dobi okoli vratu" za vse - priporočljivo je bolj enakomerno porazdeliti odgovornost;
• ni celic R in A - priložnost razmišljati o izvedljivosti tega delovnega mesta kot take (dejansko plačate strokovnjaku, ki ne naredi ničesar);
• ni praznih celic - spet, problem preobremenitve, ne moremo vsi hkrati opravljati toliko nalog.

Horizontalna analiza, po drugi strani pa dokazuje kakovost organizacije dela na vsaki stopnji. Tudi tukaj se pogosto pojavljajo težave:

• veliko R - lahko pride do podvajanja funkcij, nekdo iz ekipe pa opravlja nepotrebno delo;
• veliko A - obstaja "redčenje" odgovornosti in zmede pri prenosu projektov;
• veliko C-diskusij občutno ovira potek dela (počakati morate, dokler vsi ne naredijo sprememb in komentarjev, najdejo kompromise itd.);
• ne jaz - lahko je znak dejstva, da se preveč izvajalcev ukvarja z eno nalogo, kar tudi upočasni izvajanje projekta.

S pomočjo RACI lahko upravitelj hitro zazna preobremenjene ali nezaposlene delavce, neuporabna delovna mesta in delovna mesta, za katera nihče ni odgovoren. Dobro oblikovana matrika omogoča znatno izboljšanje kakovosti organizacije in nadzora nad izvajanjem projektov ter zmanjšanje števila konfliktov med izvajalci ("sploh ne delam tega ...", "To je moral storiti ..." itd.).

Koristni nasveti

Da bi matrika RACI lahko opravljala svoje funkcije in zagotovila učinkovito nemoteno delovanje v podjetju, je treba zapomniti več pomembnih točk.

1. Pri izpolnjevanju tabele upoštevajte kvalifikacije zaposlenih. Torej računovodja ni treba imenovati za svetovalca (C) v fazi postavitve spletne strani vsaj zato, ker ne razume tega področja.
2. Na vsaki strani mora biti samo ena odgovorna (A). Če je več, navedite pogoje. Na primer, A1 - odgovoren za preizkušanje namizne različice spletnega mesta, in A2 - odgovoren za testiranje.
3. Vsaka naloga mora imeti odgovorno in odgovorno (v prevodu - "odgovoren" in "izvajalec").
4. Poskusite čim konkretneje oblikovati vsako nalogo. Uporabite glagole - »objavi«, »pripravi«, »pisati«, »preveri«, »posodobi« itd. Zaželeno je, da takoj navedete zahtevane rezultate - ne samo »Preverite hitrost prenosa spletnega mesta«, temveč »Poskrbite, da bo hitrost prenosa mesto ne več kot 0,8 sekunde. "
5. Ukrepi se ne smejo uporabljati za določenega uslužbenca, temveč za položaj v celoti.
6. Bolje je sestaviti matrico RACI v ekipi, ki temelji na analizi dejanskih delovnih situacij. Pomembno je, da se vsak udeleženec zaveda svoje vloge in nalog, s katerimi se sooča.