Primer namena službenih potovanj za pravilno registracijo

Znano je, da je primer namena poslovnega potovanja enostavno najti v specializiranih revijah za računovodje. Zdi se, da ni težko izkoristiti že pripravljenih izkušenj. Če pa bomo oblikovali namen potovanja nepravilno, stroškov tega ni mogoče upoštevati pri stroških za zmanjšanje obdavčljivega dobička podjetja. Zato je treba utemeljiti poslovno "potovanje" delavca, ki mora biti premišljen in previden.

Kateri dokumenti se pripravijo?

Zelo je prikladno, če organizacija dela v organizaciji, ki ve, kako organizirati poslovno potovanje. Toda v času masna zmanjšanja mnogi lastniki malih podjetij morajo samostojno voditi evidence in narediti večino uradnih dokumentov.

Zasebni podjetniki in zaposleni, ki po zaključku računovodskih tečajev ne končajo, se zanimajo za to, kako poteka registracija poslovnih potovanj.

Ni skrivnost, da ta postopek vključuje več stopenj.

1. Vodja podjetja izda nalog za poslovno potovanje v obliki T9. Vsebuje:

• Polno ime delavec;
• njegovo številko osebja;
• položaj;
• delitev družbe (oddelek, sektor, oddelek), v kateri delavec dela;
• cilje in cilje potovanja, pogoji, viri financiranja (običajno sredstva delodajalca);
• namembni kraj.

Naročilo je priložen dokument - osnova potovanja (obvestilo o storitvi ali vabilo).

Do leta 2013 je bilo potrebno tudi pripraviti dodelitev storitev in dovoljenje za potovanje. Zdaj teh obrazcev ni treba izpolniti. Stroški dela računovodij so se zmanjšali, vendar so se pojavila nova vprašanja: kako potrditi dejstvo potovanja na uradne potrebe in kako dokazati, da je bil cilj službenega potovanja dosežen?

V zvezi s tem zaposleni v številnih organizacijah še naprej izdajajo potrdilo o poslovnem potovanju. To je majhen in hkrati zelo informativen dokument. Namen potovalne dokumentacije je isti kot pri naročilu.

2. Delodajalec pridobi vozovnice, rezervirajte hotelsko sobo.

3. Vodja zrakoplova je podpisan, da je obveščen o nalogu, prejme vozovnice in podatke o kraju stalnega prebivališča.

4. Dnevnice se izračunajo. V skladu z zakonodajo so:

- 700 rubljev. na dan - za odhod na ozemlju Ruske federacije.

- 2500 rub. na dan - s tujimi poslovnimi potovanji.

Delodajalec lahko na lastno pobudo poveča plačila, vendar bo v tem primeru dolžan prispevati k proračunu dohodnine, ki je nastal v zneskih, ki presegajo te vrednosti.

5. Plača delavca se izračuna za čas trajanja bivanja zunaj glavne službe. Povprečna dnevna plača je pomnožena s številom dni, ko je službeno potovanje. Če je čas, porabljen za poslovno potovanje, delno ob vikendih ali praznikih, se plače za te dni izračunajo v dvojni velikosti.

6. Po vrnitvi s potovanja na zaposlenega izpolni vnaprej poročilo o izdatkih, ki so nastali s številom obrazca 1 in AO odločitev dokazil: vozovnice, kupon za hotel ostati, razlog stanja, prejemkov za plačilo goriva, če je to potrebno.

7. Rezultati so povzeti: ali je cilj potovanja dosežen? Zaposlenec pripravi pisno poročilo ali predloži dokumente, ki potrjujejo dejstvo o opravljanju storitvene naloge.

Kaj pa, če doseženi cilj potovanja ni dosežen?

Ali je mogoče v tem primeru potovati v potne stroške zaradi računovodskih razlogov, da bi zmanjšali obdavčljivo osnovo? Ta problem še vedno sproža spor med računovodji in predstavniki zvezne davčne službe. Slednji trdijo, da stroški neučinkovitega potovanja niso sprejeti za davčno obračunavanje.

Računovodje in lastniki podjetij v zameno vložijo zahtevke za priznanje, da je poslovno potovanje zaposlenega proizvodne narave, ne glede na njegov izid. Pogosto jim uspejo zagovarjati svoje stališče na sodišču.

Zlasti je primer namena poslovnih potovanj zelo pogost - "Potrdite pogodbo s stranko". Obstaja možnost, da transakcija ne bo potekala. Davki v tem primeru menijo, da je nerazumno dodeljevanje stroškov na službenem potovanju za stroške zmanjšanja dobička. Vendar pa so vodje podjetij večkrat dokazali, da so bili med pogajanji vzpostavljeni močni poslovni odnosi s potencialnimi kupci, ki bi lahko pripeljali do sklenitve pogodbe v prihodnosti. Sodišče je priznalo pravico davkoplačevalca, da na davčno računovodstvo sprejme stroške službenega potovanja.

"Univerzalno" besedilo za uradne naloge

Trenutno izkušeni revizorji priporočajo: če obstaja dvom, da bo cilj potovanja dosežen, ga je bolje označiti v vrstnem redu s splošnimi stavki. Pri oblikovanju nalog je dovoljeno uporabljati brezplačne formulacije. Navedimo primere namenov službenih potovanj, ki zaposlenega ne zavezujejo k dokumentiranju dejstva naloge:

"Ivanov, I. In poslana je gospodu H-sk za:

• reševanje proizvodnih vprašanj,
• pogajanja o možnem sodelovanju,
• vzpostavitev poslovnih stikov,
• tržne raziskave o možnosti nakupa blaga. "

Poveljnik ni izpolnil naloge, določene v nalogu

Če je bil določen določen cilj in ga ni bilo doseženo, je dovoljeno zahtevati pojasnilo od zaposlenega, ki vsebuje informacije o:

• zakaj ni bilo mogoče opraviti storitvene naloge,
• kakšen je rezultat potovanja,
• kot potrjeno "potovanje" je gospodarsko koristno za podjetje.

Ob prisotnosti pisma delavca davčni organi na splošno priznavajo, da so potni stroški za davčno knjigovodstvo zakoniti.

Kakšni so pogoji, ki jih je treba izpolniti pri dodeljevanju storitvene naloge?

Na žalost normativni dokumenti ne vključujejo pravilnih primerov potovalnih namenov kot modela. Naloge, ki jih mora delavec rešiti med potovanjem, delodajalec določi neodvisno. Pri pripravi naročila pa je pomembno upoštevati nekaj točk:

1. Da bi omogočili sprejem potnih stroškov za davčno knjigovodstvo, bi morala biti očitna operativna potreba po selitvi delavca v drugo mesto ali državo. Stroški, povezani s potovanjem na praznovanje podjetja ali podelitev nagrade, na primer ne morejo vključiti v stroške za zmanjšanje dobička.
2. Cilji in cilji potovanja morajo ustrezati uradnim dolžnostim zaposlenega.
3. Izraz in pot "potovanja" ne morejo biti v nasprotju z njenim razlogom. Na primer, če je bil zaposlenec poslano na službeno potovanje, da sodeluje na razstavi, mora oditi v nasprotni smeri v 24 urah po koncu dogodka.

Izvršni management

Prve osebe in njihovi namestniki zapustijo za druga mesta in države, praviloma za:

• vodenje ključnih pogajanj s partnerji,
• sodelovanje na uradnih prireditvah,
• vzpostavljanje stikov z morebitnimi strankami.

Poslovno potovanje vodje najpogosteje ne poteka po naročilu v obliki T9, temveč z naročilom, ki vsebuje besedno zvezo: "Odhajam v .______________ z namenom, da se spusti". Na razpolago je, kot je naročilo, potrebno navesti ime. ter položaj delavca, namembni kraj, namen in poslanstvo potovanja.

Tukaj je nekaj primerov delovnih nalog, ki jih lahko prva oseba podjetja imenuje za sebe ali njegove namestnike:

• Pogajanja z OOO "Kit";
• predstavitev vzorcev izdelkov LLC "Standard";
• sodelovanje na razstavi "Električni materiali Rusije", Moskva, 27. september 2016;
• predstavitev udeležencem srečanja "Kosmotechnika" 20. julija 2016;
• Sodelovanje na seminarju "Kako preživeti finančno krizo" 21. avgusta 2016, ki ga je organiziral OOO Center za usposabljanje "Posvetovanje" v Moskvi;
• predstavitev z predavanjem študentom in študentom Univerze v Moskvi na temo »Državna podpora domačega proizvajalca«;
• izmenjava izkušenj z udeleženci konference "Podjetje je enostavno in z veseljem", ki je potekalo od 10. do 15. oktobra 2016;
• strokovni razvoj;
• seznanitev z novimi tehnologijami.

Potovanje direktorja in njegovih namestnikov je lahko povezano tudi s kontrolo kakovosti podružnic družbe. Vzemimo nekaj primerov:

• povzema finančne in gospodarske dejavnosti hčerinske družbe OOO Nasha Firma v prvi polovici leta 2016;
• sodelovanje pri reviziji finančnega in trgovinskega poslovanja hčerinske družbe LLC "Enterprise" v N-ske;
• opravi analizo kakovosti dela in potrjevanja osebja dodatnega urada št. 0233 v A-ski od 2. do 10. septembra 2016.

Po potrebi lahko cilj potovanja razdelimo na nekaj bolj ozkih nalog. Običajno niso navedeni v naročilu, ampak se odražajo v internih dokumentih družbe.

Tako lahko na primer za namene "pogajanja z Perspective" LLC o morebitnem sodelovanju določimo naslednje naloge:

1. Seznanitev in osebno srečanje s generalnim direktorjem OOO Perspektiva: predstavitev oglaševalskih materialov, vzorcev izdelkov, razprave o dobavnih pogojih.

Pričakovani rezultat:

• vzpostaviti stik z vodjo OOO Perspektiva,
• da mu prinesejo informacije o konkurenčnih prednosti izdelkov LLC "Naše podjetje" in koristi sodelovanja,
• se dogovorijo o pogodbi za dobavo prve serije blaga.

2. Udeležba na sestanku z oddelkom za naročila LLC "Enterprise", razprava o pogojih pogodbe.

Pričakovani rezultat:

• Pridobite pravico do dobave blaga na 100% predplačilo, pod pogojem, da OOO Perspektiva zagotavlja popust na debelo, ki ne presega 20% cene, navedene v ceniku (možnost 1);
• Dogovorite se za dobavo blaga v višini ene tone surovin na mesec, brez popusta, s plačili v obrokih za obdobje, ki ne presega 3 tednov (možnost 2).

Po vrnitvi iz potovanja direktor reče, ali je bil cilj potovanja dosežen.

Poslovne prodajne direktorje

Kako organizirati poslovno potovanje za zaposlenega, ki je odgovoren za storitve in prodajo strankam? Vodje prodaje imajo običajno jasne cilje, izražene v kvantitativnem smislu. Kako dobro in učinkovito zaposlenec izpolnjuje poslovni načrt je odvisen od njegovega zaslužka in pričakovanj karierne rasti.

Če oseba, odgovorna za delo s strankami, ki jih ne more opravljati glavno nalogo poslovno potovanje (A prodaja), delodajalec še vedno želi, da bi dobili čim več informacij o potencialnih kupcev, možnosti sodelovanja z njimi, pa tudi razloge, zaradi katerih niso mogli pogoditi.

Poleg tega je vodja družbe, katerega namen je razširiti bazo strank, pomembno razumeti, s kom konkurenčnimi podjetji podjetja sodelujejo in na kakšne pogoje se sklenejo pogodbe.

Zato, ko je vodja prodaje poslano na službeno potovanje, mu je postavljen večstopenjski cilj, vključno z nalogami, ki se nanašajo ne le na pogajanja s stranko, temveč tudi na zbiranje tržnih informacij.

Glavna dodelitev storitev se lahko sliši, kot sledi:

• vodenje pogajanj in vzpostavitev začetnega stika z LLC "prihodnjim odjemalcem";
• sklenitev pogodbe za dobavo materiala za družbo JSC "Stranka";
• širitev baze strank, raziskovanje tržnih priložnosti g. N-ske;
• sodelovanje na razstavi "Gradbeni materiali danes" 1. avgusta 2016;
• izmenjava izkušenj s prodajnimi menedžerji zahodne podružnice podjetja - sodelovanje na konferenci podjetja "donosne transakcije";
• usposabljanje novih zaposlenih na prodajnem oddelku zahodne podružnice;
• organizacija in vodenje seminarja "Uspešno delo".

"Sklenitev pogodbe za dobavo blaga" - najbolj priljubljen cilj potovanja zaposlenih, odgovornih za delo s strankami. Lahko se razkrije v nalogah:

• srečanje s predstavnikom oddelka za nabavo LLC "Prihodnja stranka", identifikacija in analiza potreb;
• obisk podjetja in konkurentov "kandidat 1" in JSC "bojevnik 2" kot "skrivnost Varovanec": pridobivanje cenike, zbiranje informacij o pogojih sodelovanja s stranko, poroča Ministrstvu za promet, prepoznavanje prednosti "kandidat 1" in JSC "bojevnik 2";
• pogajanja z vodjo nabavne službe LLC "Prihodnja stranka", predstavitev vzorcev izdelkov, dogovor o pogojih pogodbe;
• sestanek s generalnim direktorjem LLC "Prihodnja stranka", podpis pogodbe.

Po vrnitvi iz potovanja mora vodja prodaje poročati o uspešnosti vsake naloge in pridobljenih rezultatih. Spremlja ga zapisnik pogajanj, analiza potreb potencialne stranke, gradivo za marketinško raziskovanje, kopije komercialnih predlogov, podpisana pogodba (če obstaja).

Podobno je mogoče oblikovati potovalne cilje za vodjo stranke enote ali direktor prodajnega oddelka.

Upravljalcem lahko dodelite naslednja opravila:

• izvajanje revizij prodajnih transakcij med podjetji,
• nadzor nad delom podružnice družbe,
• sodelovanje na sestanku odbora za izboljšanje kakovosti storitve za stranke,
• Nudenje poročila o prodaji članom upravnega odbora na letnem zasedanju.

Potovanja za nakup materialov

Direktorji podjetij, kot tudi zaposleni v enotah, ki se ukvarjajo z javnimi naročili, se pogosto pošljejo na službena potovanja, da bi kupovali blago za potrebe podjetja.

V tem primeru lahko v naročilu navedete kateri koli primer namena poslovnega potovanja od naslednjega:

• vodenje pogajanj z OOO "Potencialni dobavitelj 1" in OOO "Možni dobavitelj 2", o pogojih sodelovanja;
• vzpostavitev poslovnih stikov z Zavodom DOO, preučevanje proizvodnega procesa in vzorcev izdelkov;
• sklepanje pogodb za nakup surovin in komponent z OOO "Materiala" in JSC "Podrobnosti";
• dogovor o pogojih pogodbe z dobaviteljem OOO "Proizvajalec".

Potovanje delavcev, ki se ukvarjajo s proizvodnjo

Pogosto je "potovanje" nujno za inženirje za namestitev in namestitev opreme, gradbenikov, delavcev. Za te strokovnjake je pomemben vsak primer potovalne naloge od naslednjega:

• namestitev in začetno testiranje proizvodne opreme "Line-1" v trgovinah JSC "Stranka"
• namestitev, zagon in zagon opreme "Conveyor-100",
• garancijski servis za stroj "A-2",
• Načrtovana dela na proizvodni liniji JSC "Stranka"
• nenačrtovana popravila, popravilo strojne napake,
• preprečevanje opreme.

Vozniki poslovnih potovanj

"Zaposleni na čelu" pogosto potujejo v druga mesta, da bi prevažali blago, dokumente, dostavo strokovnjakov na delovna mesta.

Potovanje delavca te kategorije je običajno povezano z izpolnjevanjem takšnih nalog:

• dostava komercialnega direktorja LLC "Standard" do kraja pogajanj z LLC "Client"
• prejem materiala v skladišču dobavitelja, dostava tovora na ozemlju OOO Nasha Firma,
• popravilo avtomobilov, nakup rezervnih delov,
• tehnična diagnostika avtomobila v certificirani avtomobilski storitvi.

Zaključek

Zdaj veste, na katerih točkah je pomembno posvetiti pozornost pri sestanku za zaposlenega. V tem članku lahko izberete primer namena potovanja, ki je za vas osebno.