Oddelek za naročila: njegova struktura in funkcija

Mnoga podjetja in organizacije pri svojem delu sklepajo, da je treba ustvariti posebno strukturna podrazdelitev, ki se imenuje oddelek za nabavo. Njena glavna naloga je iskanje in sodelovanje z dobavitelji kakovostnih materialov in surovin ter niz strokovnih strokovnjakov, ki so sposobni organizirati učinkovito delo na oddelku. S pravilnim pristopom bo nova enota seveda zahtevala dodatne stroške ter čas in finančna sredstva, vendar bo v prihodnosti prinesla veliko več koristi, saj bo maksimiranje dobička.

Najpomembnejša točka je proces oblikovanja nove divizije, saj je treba jasno določiti cilje in naloge, ki jih mora opraviti, ter tudi opisati določeno vrsto dolžnosti in zahtev za delovno mesto. Zaposlovanje osebja ni nič manj težko. Oddelek za nabavo mora biti pod vodstvom inteligentne, družabne osebe, ki ne le omogoča sprejemanje odločitev v najkrajšem možnem času, temveč tudi posamično, da najde pristop do vsake nasprotne stranke. Naloge upravitelja vključujejo tudi oblikovanje opisov delovnih mest, ki so obvezni za izpolnjevanje obveznosti vseh zaposlenih v podjetju. Ta dokument mora vsebovati pravice in dolžnosti osebja, ukrep odgovornosti za sprejem kršitev ali odstopanje od delovnega načrta. Vsak odstavek mora vsebovati jasne podatke, ki jih lahko razumejo vsi zaposleni.

Strokovnjaki oddelka razvijajo seznam izdelkov, ki so potrebni za redno dopolnjevanje rezervacij družbe, nato pa začnejo iskati nasprotne stranke. Pri izbiri je treba graditi na ciljih, ki jih zasleduje oddelek. Na primer, če je naloga podjetja zmanjšanje stroškov dokončanih proizvodov z zmanjšanjem cene materialov za oddajo naročil, potem strokovnjaki iščejo surovine sprejemljive kakovosti, vendar po znižani ceni. Delo z dobavitelji se šteje za enega najpomembnejših trenutkov, saj lahko s strokovnimi pogajanji doseže znaten popust na izdelek, potem vam ni treba žrtvovati kakovostnih lastnosti. Iz zgoraj navedenega je razvidno, da ta oddelek resnično pomaga zmanjšati stroške, ne da bi škodoval podjetju samemu.

Ko je oddelek za nabavo ustvarjen, mora upravitelj ta proces razdeliti na več ločenih stopenj ali korakov, od katerih ima vsaka posebno nalogo in motivacijo za ukrepanje. Na splošno lahko predstavimo štiri faze:

1. Opisi delovnih mest se zberejo, potrdi se seznam zaposlenih, ki ustrezajo merilom. Navodilo mora biti tako kompetentno, da strokovnjak nima enotnega vprašanja o tem, kaj počne družba in njegov poseben oddelek, in kakšne so njegove naloge. Preprosto povedano, v prvi fazi je oddelek strukturiran, to je distribucija funkcionalnih zahtev za vsakega zaposlenega. Struktura oddelka mora temeljiti na racionalni dodelitvi nalog. V najboljšem primeru bi morali razdeliti vse dobavitelje, tako da na zaposlenega ni več kot pet nasprotnih strank.
2. Sistem je načrtovan razvoj osebja, na primer, ocena je bila opravljena za izvedbo nadaljnjih seminarjev ali pošiljanje visoko plačanih kolegov na napredne tečaje usposabljanja.
3. Razvija se sistem plač za zaposlene, vključno s tarifno lestvico in bonusnim sistemom, ki posameznikom omogoča nagrajevanje za njihov uspeh pri svojem delu. Različne bonuse in bonusi so močna motivacija za izboljšanje lastnih sposobnosti, za podjetje pa to orodje za povečanje učinkovitosti dela.
4. Kot zadnji korak je treba razlikovati med organizacijo kontrolnega sistema. Oddelek za naročila se nanaša na enote, v katerih se obračajo znatna denarna sredstva. Njihovo predvideno uporabo je treba nadzorovati in urediti brez neuspeha.