Elementi notranjega okolja organizacije in njihove značilnosti

Sestavni del SWOT-analize je prepoznati priložnosti na trgu in groženj, in ugotoviti prednosti in slabosti podjetja, ki analizira različne elemente notranjega okolja organizacije.

Kakšno je notranje okolje organizacije?

Ko gre za notranjega okolja organizacije, je običajno mišljeno s tem nabor elementov, ki jih je tako ali drugače lahko vplivali, v primerjavi z okoljskimi dejavniki, ki jih ni mogoče spremeniti. Torej, v notranje okolje organizacije so:

1. Ljudje.
2. Cilji.
3. Naloge.
4. Tehnologija.
5. Struktura.

Kombinacija vseh teh elementov je bistvo organizacije: ljudje, združeni v določeni strukturi, opravljajo številne naloge z uporabo določenih tehnologij, da bi dosegli končne cilje.

Tako je lahko kombinacija elementov notranjega okolja organizacije učinkovita ali ne. Naloga analize je določiti tiste procese, ki so postavljeni v najboljšem primeru, kot tudi tiste, ki zmanjšujejo splošno dobičkonosnost podjetja.

Kako razčlenjujejo elemente notranjega okolja?

Glavni elementi notranjega okolja organizacije so razvrščeni v skupine ali tako imenovane oddelke:

• organizacijski oddelek;
• tržna rezina;
• okvirni del;
• proizvodna rezina;
• finančna rezina.

Za udobnost analize se elementi vsake skupine obravnavajo ločeno. V organizacijskem delu preučujejo značilnosti podjetja z vidika organizacijske strukture podjetja. Pozornost se posveča hierarhičnim povezavam v podjetju in sistemu interakcije med posameznimi strukturami podjetja. Oddelek za trženje daje idejo o paleti izdelkov, njihovih značilnostih in prednosti, dejavnikih oblikovanja cen ter načinih trženja in oglaševanja.

Ob upoštevanju finančnih izgub se pozornost posveča finančnemu poročanju, dinamiki ključnih kazalnikov izdatkov in donosnosti. Določi se učinkovitost denarnega toka. V kadrovskem oddelku se upošteva razmerje med vodstvenim in izvršnim osebjem ter analiziramo rezultate delovne aktivnosti. To vključuje korporativno ali organizacijsko kulturo organizacije, metode spodbujanja in motiviranja zaposlenih.

Peti oddelek - proizvodnja - vključuje seznam tehnologij, normativov, pravil in standardov za proizvodnjo blaga in nadzor njihove kakovosti. Različni inovativni razvoj in raziskave, katerih cilj je razširiti obseg ali povečati uporabne lastnosti blaga, se prav tako nanašajo na proizvodni oddelek.

Osebje kot element notranjega okolja

Naloga situacijskega pristopa pri analizi in sprejemanju vodstvenih odločitev je preučiti vedenje posameznih zaposlenih, njihovih skupin in naravo vpliva vodstvenega osebja. Glede na ekonomsko teorijo je osebje eden glavnih dejavnikov proizvodnje, vendar v sodobnih razmerah kolektiv zaposlenih postane strateško pomemben element.

Vodstvena naloga je maksimizirati organizacijo dela osebja, pri tem pa je treba upoštevati več sestavin tega procesa:

• načela zaposlovanja in zaposlovanja osebja;
• prilagoditev novih zaposlenih;
• spremljanje osebja, njegove metode;
• motiviranje in spodbujanje osebja;
• usposabljanje, razvoj osebja;
• ustvarjanje in vzdrževanje korporacijske kulture.

Tako lahko sistem organizacije organizacijske kulture, narobe, s sedežem v podjetju, njegova šibka stran, zaradi česar težko doseči tako kratkoročnih in dolgoročnih ciljev in vmesnih ciljev. Vodenje ekipe ostaja ena od strateških usmeritev vodij.

Cilji družbe kot element notranjega okolja

Pri analizi stanja podjetja in načrtovanja nadaljnje strategije se določi eden ali več ciljev. Naloga vodje podjetja je izbrati le dosegljive cilje, ki ustrezajo stanju na trgu in sami družbi.

Razpoložljivost zadostnih finančnih sredstev, osebja in učinkovito načrtovanje v skupni meri vodita k pravilnemu določanju ciljev. Istočasno je treba seznam skupnih ciljev razdeliti na podrejene ali naloge, katerih odgovornost za izvajanje je razdeljena med zaposlene ali oddelke organizacije.

Na primer, družba X, ki vstopa na trg z množično proizvodnjo, postavlja cilj: v kratkem času prevzame mesto vodje na določenem trgu. Podjetje X je delalo v drugem segmentu in pri analizi računovodskih izkazov je bilo ugotovljeno, da v banki obstaja neporavnano posojilo za velik znesek. Poleg tega je analiza kadrovske politike pokazala, da prodajna služba neuspešno opravlja svoje naloge in da načrtovani kazalniki niso doseženi. Očitno je, da je cilj, ki ga je postavil vodstvo, težko doseči, pa tudi skoraj nemogoče.

Primeri pravilno oblikovanih ciljev:

• doseči prepoznavnost blagovne znamke do 60%;
• povečati tržni delež na 16%;
• vstopite v top tri vodilna podjetja na trgu;
• povecati povprecni pregled do 1500 rubljev;
• povečati udeležbo na spletnem mestu do 2000 ljudi na dan.

Zato mora vodstvo podjetja za učinkovito določanje ciljev temeljiti na poglobljenih tržnih raziskavah in trenutnem položaju podjetja na tem področju.

Naloge podjetja kot elementa notranjega okolja

Po sestavi seznama ciljev podjetja je treba jih razdeliti v naloge, to je komponente. Redko v kateri koli organizaciji je samo en cilj. Zato se strateški cilji podjetja spremenijo v operativne cilje za leto, pol leta ali četrtletje. Nato je cilj razdeljen na seznam posebnih nalog, ki jih je treba opraviti, da bi dosegli želeni rezultat.

Vsaka od uveljavljenih nalog mora imeti dokumentiran končni rezultat, pa tudi oddelke, ki so odgovorni za njegovo izvajanje, in določeni zaposleni. Tu je primer pretvorbe enega od ciljev v seznam nalog. Torej, če želimo doseči cilj povečanja prodaje za 25%, lahko podjetje razporedi naloge na ta način:

1. Povečajte urnik sestankov za vsakega prodajalca za 5%. Odgovornost in nadzor je vodja oddelka Ivanova II.
2. Predhodna analiza tržnih razmer s področja trženja, razvoj oglaševalskega podjetja z mesečnim spremljanjem izvajanja priporočil. Odgovoren - vodja oddelka AP Petrov.
3. Razširitev prodajnega oddelka na 20 ljudi do konca leta. Odgovorni - HR-manager AI Sidorov.
4. Odprtje 5 novih podružnic v regijah za 6 mesecev. Odgovoren - namestnik direktorja za razvoj GI Laptev, vodja kadrovske službe AI Sidorov.

Tako bo vodja organizacije lahko nadzoruje proces doseganja ciljev podjetja postopoma in pravilno delovanje kadrovsko omogočajo vsakega zaposlenega, da se osebno odgovornost za skupni rezultat.

Tehnologije in njihovo mesto v notranjem okolju

Postopek pretvorbe surovin v končne izdelke zahteva razpoložljivost določenih tehnologij. Če gre za tovarno za konzerviranje, so potrebne posebne linije, usposobljeno osebje, odobreni standardi in registrirani patenti. Vse to velja za tehnologijo podjetja.

Ni presenetljivo, toda tehnologija, kot element notranjega okolja, je prisotna tudi pri majhnih osebnih računalnikih ali samostojnih podjetnikih. Na primer, fotograf ali oblikovalec pri svojem delu uporablja posebno programsko opremo, strojno opremo in tehnologijo, brez katerih je preprosto nemogoče ostati konkurenčne na trgu.

Struktura podjetja kot elementa njenega notranjega okolja

Eden od prvih korakov pri analizi notranjega okolja podjetja je podrobno upoštevanje organizacijske strukture. Hkrati tržniki in menedžerji vzpostavljajo ne samo seznam notranjih oddelkov, temveč tudi odnos med njimi, hierarhično podreditev in odvisnost.

Hierarhija v organizaciji delavskega osebja pomaga učinkovito razdeljevati delovno silo. Zaposleni so razmejeni in ločeni v ločene skupine in oddelke, ki jim jih dodeljujejo različne oddelke. Hierarhija v podjetju je lahko horizontalna in vertikalna, učinkovitost in kakovost distribucije dela pa sta razkriti v analizi.

Eden od pomembnih sestavin takšne analize je lahko določitev učinkovitosti informacij in drugih tokov med organizacijskimi enotami. Na primer, v tovarni B, ki izdeluje dele za avtomobile, se pri izvedbi načrta nenehno zabeleži zamude. Zaposlene so bile pozvane, naj izpolnijo delovne čase, kazni so bile naložene, vendar so bili taki predhodni ukrepi za vodenje ekipe izkazali za neučinkovite.

Pri analizi razmerja med službami podjetja B se je izkazalo, da krivda ne spadajo med delavce, ki izdelujejo dele, temveč z oddelkom, odgovornim za popravilo opreme. Torej, mnogi stroji stojijo dlje, kot je predviden čas v zvezi z dolgotrajno popravilo.

Kako ugotoviti prednosti in pomanjkljivosti podjetja?

Pred odločitvijo vodstva je potrebna temeljita analiza vseh elementov notranjega okolja, zunanjega okolja, sledi sklep o kraju podjetja na trgu in njegovih zmožnostih.

Podatki, pridobljeni v analizi, morajo biti predstavljeni v obliki seznama. Na primer, lahko takšne postavke:

1. Nekvalificirano osebje na prodajnem oddelku.
2. Pomanjkanje lastnih zbranih sredstev.
3. Inovativni razvoj proizvodnje blaga.
4. Prisotnost posojila v banki.
5. Širok spekter izdelkov.
6. Zastarela oprema v proizvodnji.

Po pripravi takega seznama je treba ločiti podatke o kvalitativnem vplivu, to je, da ugotovi, ali ima ta ali ta dejavnik pozitiven vpliv na dejavnosti družbe ali negativno.

Zato je treba začetni seznam razdeliti na dva dela, naslednji korak pa mora biti ocena možnega vpliva teh dejavnikov notranjega okolja organizacije. Priporočamo uporabo lestvice od 1 do 5 ali od 1 do 10. Vsak element na seznamu je treba oceniti v točkah, odvisno od tega, kako močno ta dejavnik vpliva na dejavnosti podjetja.

Naslednji korak je ocena možne škode, ki jo lahko povzroči vsak predmet na seznamu. Kot rezultat, je treba seznam uvrstiti po dveh kazalnikih - priložnosti in verjetnosti. Takšna metoda bo pripomogla k prekinitvi nepomembnih podatkov in oblikovanju seznama glavnih težav, ki so bile odkrite pri analizi dejavnikov notranjega okolja organizacije. Primer kvalitativne analize okolja organizacije bi moral imeti za vsakega od kategorij največ 10 elementov - prednosti in moči podjetja.

Kakšno je razmerje med notranjim okoljem in SWOT analizo?

SWOT orodje vključuje analizo okolja podjetja, notranje in zunanje. Elementi notranjega okolja organizacije in njihove značilnosti kažejo, katere moči se lahko uporabijo za doseganje konkurenčnih prednosti. Seznam slabosti, pridobljenih med analizo, bo pripomogel k odpravi dejavnosti podjetja, da bi zmanjšali njihovo škodo ali posodobili in izboljšali.

Rezultat analize SWOT pomaga primerjati grožnje in priložnosti zunanjega okolja, to je na trgu, na katerem družba deluje ali namerava delati s faktorji notranjega okolja. Naloga trženja, vodje ali vodje je, da načrt trženja sestavite tako, da bi se z uporabo prednosti podjetja lahko izognili škodi tržnim grožnjam. Enako lahko rečemo o kombinaciji tržnih priložnosti in prednosti podjetja - manager se mora odločiti, kako jih učinkovito uporabiti skupaj.

Kako izvajati SWOT analizo?

Da bi razumeli, kako pravilno voditi analizo SWOT, upoštevajte najpogostejše napake, ki jih vodje pri izvajanju izvajajo.

Nerazumno vključevanje elementov notranjega okolja v kategorijo prednosti ali slabosti podjetja povzroča napake pri načrtovanju. Vsako dejstvo je treba podpreti s posebnimi podatki in podatki poročil. Lahko rečemo, da je družba vodilna na trgu, dejansko pa jo potrjujejo le glava besede, ne tržne raziskave.

Poleg tega je poleg zanesljivosti treba primerjati vsako prihodnjo moč z znanimi podatki o konkurenci. To bo razkrilo resnične prednosti podjetja, kar bo pomagalo pri doseganju svojih ciljev.

Na primer, moč družbe je bila bližina virov sredstev virov. Očitno to daje številnim prednosti podjetju, kar pomaga prihraniti tako finančne stroške kot tudi začasno. Kljub temu, ko analiziramo te informacije v smislu razlik med konkurenti, se lahko izkaže, da so vsi glavni akterji blizu vira surovin. Izkazalo se je, da ima vsaka družba tako močno stran na trgu in zato ne bo mogoče dobiti dobička v primerjavi s svojimi konkurenti.

Za udobnost in preprečevanje napak je treba analizirati konkurente iz razpoložljivih odprtih virov in določiti njihove prednosti in slabosti. Nadalje je treba narediti pregledno tabelo, v kateri se izvaja primerjava vsakega elementa notranjega okolja s konkurenti. Na koncu se izkaže, da se podjetje ne more pohvaliti s številnimi koristmi.

Vsa priporočila za ugotavljanje prednosti in slabosti podjetja lahko pripišemo tudi procesu analize priložnosti in groženj na trgu. Vse informacije morajo biti zanesljive in točne.

Pogosta napaka je navedba splošnih informacij, ki posredno vplivajo na dejavnosti podjetja. Ali je njihov vpliv preveč nepomemben, zato ga ni mogoče dokazati. Na primer, neizkušeni menedžerji kažejo dejavnike zunanjega okolja:

• kriza v državi;
• težko stanje v gospodarstvu;
• nestabilen devizni tečaj.

Če govorimo o krizah v gospodarstvu, ne moremo meriti in načrtovati njihovega pomena za dejavnosti določene družbe. Faktor "krize" je precej zamegljen, zato ga je treba razstaviti v posebne komponente, ki resnično vplivajo na položaj podjetja. Morda je bilo na državni ravni uvedeno obvezno licenciranje ali pa so določene nekatere kvote za nekatere dejavnosti.

Kar se tiče nestabilnega deviznega tečaja, se v svoji SWOT analizi pogosto omenjajo tista podjetja, ki nimajo valutnih odvisnosti. Če podjetje ne uvaža ali ne izvaža, ne kupuje surovin v tujini, ne prodaja končnih izdelkov v drugih državah, vpliv nihanj deviznih tečajev ima zanemarljiv vpliv na poslovanje družbe.

Na koncu

Notranje okolje podjetja je pomemben strateški vir, ki lahko pomaga ali, obratno, škoduje poslovanju družbe. Notranje okolje organizacije vključuje več osnovnih elementov: ljudi, tehnologijo, strukturo, naloge in cilje. Tak niz elementov ni naključen, kot v kateri koli organizaciji z določeno strukturo, ljudje, ki s pomočjo tehnologij dosežejo določene naloge in splošne cilje dela podjetja.

Vodja organizacije pri sprejemanju vodstvenih odločitev mora temeljiti na analizi notranje in zunanje okolje podjetja. Če na trgu obstaja očitna grožnja, bodo viri notranjega okolja pomagali premagati to. Enako velja za tržne priložnosti, da bi dosegli največji učinek, od katerega je mogoče, le če uporabite notranje vire podjetja.

Notranji viri okolje v analizi se ocenjuje z vidika njihovega vpliva in je razdeljeno na prednosti in slabosti podjetja. Organizacijska struktura organizacije je lahko šibka stran organizacije, hkrati pa lahko strokovno in učinkovito tržno službo pripišemo moči podjetja.

Pri pripravi načrta trženja se več skupnih ciljev razdeli v obliki nalog med oddelki, oddelki, skupinami in določenimi zaposlenimi. Pravilno prilagojeni sistem motivacije in stimulacije kadrov bo vodstvo ekipe pomagalo pri vsaki nalogi osebno odgovornost zaposlenega. V tem primeru bo vsak sodelavec v skupini razumel, kaj deluje, da doseže en skupni cilj.