Avtomatizacija kroženja dokumentov v podjetju. Program za upravljanje dokumentov in upravljanje z dokumenti

Avtomatizacija kroženja dokumentov je ukrep, na katerega se skoraj vsa sodobna podjetja odločijo. Tudi mala podjetja delajo z množico različnih dokumentov, vključno z dopisi, proračuni, računi, pogodbe in vse vrste zahtev. To je razlog za to, da je skoraj vsaka sodobna organizacija poskuša ta ukrep uporabijo kot potek dela, ki se opravlja na račun popolnosti in ohranjanje podatkov, lažje iskanje in shranjevanje različnih podatkov, in omejiti optimizacijo časa, potrebnega za njegovo odobritev.

Zakaj je to potrebno?

Skoraj vsi zaposleni v podjetju preživijo veliko časa poskuša najti prave informacije in statistični podatki zgovorno pove, da traja približno polovico delovnega časa. Zdi se tudi, da morate ponovno znova ustvariti, namesto da ponovno uporabite nekatere dokumente, ki obstajajo "nekje". To je standard, je položaj, v katerem je izvirno besedilo pogodbe odvetnik v računalniku, in revija vpisi v vrednostne papirje, ki spremljajo izvajanje pogodb, ki se izvajajo v računovodski sistem, so računi in akti iz finančnega oddelka v papirni obliki, in korespondenca v zvezi z ravnanjem pogodbe dela so v elektronskih poštnih nabiralnikih zaposlenih. Ta "disperzija" informacij zelo škodljivo za varnost, nedotakljivost in doslednosti, da je v takšnih razmerah obstaja dejansko avtomatizacija potek dela.

Zaradi uvedbe specializiranih informacijskih sistemov je večina problemov rešena. Nekateri proracunski sistemi na primer omogoćajo vzpostavitev sistema medsebojno povezanih proraćunov z naknadnim oblikovanjem in shranjevanjem razlićnih razlićic takih dokumentov ter navedbo njihovih statusov. Tako se problem uporabe kroženja proračunskih dokumentov delno reši s takšnimi sistemi.

Ampak ne pozabite, da je sedanji proračunski okvir, kakor tudi računovodstvo in ERP-sistema v veliki večini primerov delo z strukturiranih podatkov, in sicer vrste podatkov, ki jih je mogoče ustvariti in shranjeni v obliki tabele. Po mnenju večine strokovnjakov, je skupna količina podatkov za vsako sodobno poslovno strukturiranih podatkov zagotavlja le 20%, medtem ko je ostalo tudi e-pošto, dokumente z besedilom, različna poročila o pogajanjih in srečanjih, slike, itd Precej pogosto, ne da bi izvajanje študij nestrukturiranih podatkov preprosto ni mogoče, da bi normalno oceni kontektsta, ki je že prisotna strukturiran. Shranjevanje, zbiranje in poznejšo obdelavo teh podatkov je zagotovljena z uporabo teh ukrepov, kot so potek dela, in za upravljanje z vsebinami sistemi informacijske družbe.

Kaj je to?

S pomočjo elektronskega sistema za upravljanje dokumentov je zagotovljeno, da se na podlagi predloženih dokumentov organizira kakršna koli interakcija med zaposlenimi v organizaciji. Tudi v 1C, kroženje dokumentov omogoča izdelavo dokumentov, možnost njihovega gibanja skozi organizacijo in tudi ohranja nadzor nad izvajanjem dokumentov in procesov, opisanih z njihovo pomočjo. Tako elektronsko upravljanje z dokumenti podjetju zagotavlja veliko prednosti, prevajanje njegovega dela na skoraj novo raven.

Vsak posamezni dokument v tej elektronski sistem je značilna celo vrsto podrobnosti, ki jo zaznamujejo enolično (pogosto imenovan kot takih sklopov kartic). Kartica lahko vsebuje različne podatke, vključno z vrsto dokumenta, datumom nastanka in spremembami, avtorjevim imenom, lokacijo za shranjevanje in še veliko več. V prihodnje bo sistem za upravljanje z dokumenti zagotovil shranjevanje in iskanje potrebne dokumentacije v skladu z zahtevami, določenimi v tej kartici.

Značilnosti

Elektronsko upravljanje z dokumenti organizacijam nudi ne le veliko prednosti, temveč tudi odpira veliko novih priložnosti, kar je tudi pomembno.

Centralizirano upravljanje

Ne glede na velikost posameznega podjetja sistem za vodenje dokumentov vam omogoča hitro spreminjanje oblik dokumentov, ki krožijo na njem. Na primer, da spremenite prijavni obrazec za katerega koli od stroškov različnih centrov odgovornosti samo, da bi nekatere prilagoditve predloge dovolj, da zahtevek, ki je že shranjena v sistemu. Po tem zaposleni, ki izpolnijo takšne prijave, ne bodo več mogli uporabljati dokumentacije zastarele oblike, saj je prijava izpolnjena in posredovana prek tega sistema.

Podpora življenjskemu ciklu dokumentacije

Vsak dokument, ki bo predan in obdelan v katerem koli podjetju, mora nujno preiti več uveljavljenih faz. Na primer, če govorimo o proračunu podjetja, ga je treba najprej pripraviti in nato odobriti in izvajati ob določenih trenutkih. Po tem se natančno analizirajo in pošljejo v arhiv različne dejanske in načrtovane kazalnike tega proračuna. V 1C kroženje dokumentov zagotavlja strog nadzor nad življenjskim krogom dokumentacije ob upoštevanju osnovnih zahtev poslovnega okolja ter različnih pravnih norm in industrijskih standardov poslovanja podjetja.

Timsko delo

Elektronski sistem za upravljanje dokumentov zagotavlja veliko preprostejšo organizacijo kolektivnega dela na dokumentih in lahko vključuje strokovnjake, ki so v različnih pisarnah ali celo v različnih mestih.

Sistem shrani dovolj veliko število različic istega dokumenta, poleg neposrednega in spremembe, ki jih lahko zabeležijo podatke, da je, dodamo, da jih nekatere pripombe in zapiske, ne da bi to vplivalo na osnovne informacije, ki ga je treba dostaviti.

Zaupnost

Precej pomembna značilnost takih sistemov je, da se v istem 1C lahko kroženje dokumentov podpiše s posebnim elektronskim podpisom, ki ima naknadno šifriranje. Zahvaljujoč temu, če je potrebno, ne morete samo potrditi pristnosti teh ali teh informacij, temveč tudi edinstveno določiti avtorja in doseči najučinkovitejšo varnost shranjevanja različnih podatkov.

Routing

Če elektronski sistem za upravljanje dokumentov ni na voljo, mora v tem primeru zaposleni, ki sodeluje pri oblikovanju določenih vrednostnih papirjev, nujno razumeti, kdo je najprimernejši za prenos teh dokumentov. Elektronsko upravljanje dokumentov v podjetju vam omogoča samodejno prenašanje podatkov v pravo osebo.

Routing je sam in brez težav. Prosti ponuja priložnost, da dokumentira smer absolutno vseh prejemnikov, kot je primerno, medtem ko je toga zagotavlja najbolj natančno regulacijo, vendar v posebnih primerih je lahko delovanje vnaprej nameščen v dokumentaciji sistema prometnih predpisov malo pavze (na primer, če boste morali poslati osnutek dokumenta za pregled nekateri zunanji strokovnjaki).

Nadzor dostopa

Obstaja več možnosti, kako razlikovati pooblastila različnih zaposlenih v podjetju v smislu upravljanja dokumentov. Tako sodobna sredstva za avtomatizacijo poteka dela omogočajo osebi, da popolno kontrolo nad podatki, omeji možnost urejanja ali celo dovoljuje samo ogled ali označevanje nekaterih datotek. To zelo olajša delo z različnimi podatki in pomembno je, da postane veliko bolj varno.

Integracija

Da bi zagotovili najvišjo integriteto podatkov, ki je sestavljen v posameznem podjetju, elektronsko upravljanje z dokumenti v podjetju skrbi za integracijo nameščenega sistema z drugimi - finančno, industrijsko, analitično, itd Zaradi takih integracijskih možnosti se sodobni sistemi za upravljanje z dokumenti pogosto uporabljajo kot nekakšna povezovalna povezava med več vrste programske opreme.

Dokumenti iz vseh sistemov, ki so logično povezani s temi podatki, se navadno imenujejo kontekst. Vključuje lahko vsebino papirne ali elektronske korespondence, faksov, plačilnih dokumentov, zapisov dogodkov, videoposnetkov ali zvočnih posnetkov ter številnih drugih informacij. Kontekst dokumenta je mogoče dodati ročno ali pa popolnoma avtomatizirati ta postopek glede na nastavitve in potrebe priročnika.

Na primer, sodobni sistem avtomatizacije upravljanja dokumentov v procesu oblikovanja in naknadnih sprememb v proračunih omogoča uporabo več drugih kontekstualnih informacij:

• vse vrste marketinških raziskav na trgu, vključno s svojimi, pa tudi tiste, ki so bile pridobljene iz zunanjih virov;
• različne pogodbe z nasprotnimi strankami (kupci ali dobavitelji);
• posebna normativna in referenčna dokumentacija;
• dodatna dokumentacija, ki odraža kakršne koli omejitve ali predpostavke (npr. inflacija, menjalni tečaji in drugi podatki);
• zapisniki sestankov, sredstva za razpravo o vseh različic je proračun, in vključuje vse vrste delavcev pripomb in stališč udeležencev v postopku (pogosto je taka dokumentacija poslana med vsemi zaposlenimi preko e-pošte in shranjeni ločeno od proračunskih informacijskih datotek).

Uporabnik, ki se ukvarja s proračunom, kadarkoli, če je to potrebno, lahko si ogledate katero koli od zgoraj navedenih dokumentov, kot je sodobna tehnologija potek dela, mu omogoča, da to storijo brez dolgih iskanj.

Katere sisteme uporabljamo?

Ena izmed najpogostejših programskih rešitev, ki jih lahko najdete v ruskih podjetjih, je kombinacija Microsoft Outlook utilities skupaj z Microsoft Exchange Server. Prva aplikacija je v bistvu nameščena na skoraj vsakem računalniku, medtem ko se strežnik Exchange pogosto uporablja za uporabo kot polnopravni e-poštni strežnik. Kljub dejstvu, da podjetja, ki je bil že pred časom uvedba elektronskega dokumenta potekala, so ti programi, ki se uporablja le kot platforma za e-pošto, po nekaterih centraliziranih nastavitvah tudi ta programska oprema se lahko uporablja kot povsem funkcionalno avtomatizacijo poteka dela za skoraj vse organizacije .

Trenutno je ruski trg napolnjen z več desetimi različnimi sistemi, s pomočjo katerih je zagotovljena avtomatizacija upravljanja z dokumenti, to podporo pa nudijo ne le zahodni, ampak tudi domači razvijalci. Tudi Microsoft poleg zgoraj navedenih programov ponuja več orodij, kot je Content Management Server ali SharePoint Portal Server.

Najmočnejši med vsemi obstoječimi sistemi je dokumentum, vendar v bistvu le velika podjetja uporabljajo takšen postopek avtomatizacije. Obtok dokumentov nekaterih podjetij je avtomatiziran zaradi programske opreme Lotus Notes, vendar mnogi to imenujejo nekakšen "oblikovalec za programerje", saj je na njegovi podlagi težko ustvariti polnopravni sistem.

Kakšne so razlike med ruskim in zahodnim sistemom?

Če govorimo o glavnih razlikah med domačimi in tujimi storitvami, vsebujejo razpoložljivo razširljivost. Na primer, če lahko sistemi zahodnega razvijalca delujejo v skoraj vseh operacijskih sistemih, so domači sistemi razviti le za enega od njih, in to je pogosto Windows. Zahodni sistemi so konfigurirani za uporabo vseh DBMS. Takšne omejitve ruskih sistemov lahko močno otežujejo možnost graditve večplastičnih integriranih rešitev.

Glede funkcionalnosti, glavna razlika je v tem, da je v dokumentoproizvodstva avtomatizacije in potek dela West izvaja več programov, ki se lahko izda pod enotno blagovno znamko, vendar cilj za različne namene. Na primer, Documentum ponuja več ločenih izdelkov, ki se uporabljajo za popolno avtomatizacijo, kot tudi integracija z ERP-sistemi, podpora za načrtovanje in potek dela itd. Večina programske opreme, razvite v Rusiji, je namenjena reševanju specifičnega problema.

Prav tako je treba omeniti, da je glavna razlika v pristopu obeh strani k temu, kaj je avtomatizacijski sistem dela. Zahodni sistemi so namenjena zagotovitvi popolne avtomatizacije in nadaljnje podpore prek različnih poslovnih procesov v organizaciji, medtem ko je velika večina domačih programov za avtomatizacijo le nekatere funkcije.

Stroški zahodnih sistemov približno giblje od $ 400 do $ 1000 za vsako delovno mesto, brez upoštevanja stroškov izvajanja, strojne in programske opreme, potrebne za zagotovitev normalnega elektronskega dokumenta. Pogosto self-uvod stane približno polovico običajne stroške licenc, saj je večina programa za avtomatizacijo poteka dela izvajajo različne promocije, vendar v nekaterih primerih je cena za red velikosti večja. Ena izmed najtežjih je vedno projekt avtomatizacije finančne dokumentacije, saj je za takšne projekte izvedbena cena približno 2-3-krat višja od stroškov licenc.

Domači programi se prodajajo po ceni 200-600 $ za vsako delovno mesto, poleg tega pa se upoštevajo tudi stroški dodatnih programov in opreme. Na koncu se izračun primerjalnih stroškov izvaja na podoben način kot v zahodnih sistemih.

Značilnosti

V večini primerov so procesi, povezani z usklajevanjem dokumentov, na primer proces začetnega urejanja in nadaljnjega izvajanja proračuna, prioritete avtomatizacije. Vendar mnoge ekipe zdaj uporabljajo pisarniško avtomatizacijo in upravljanje z dokumenti, to je s postopki za registracijo odhodne in dohodne dokumentacije.

Uvod v delovanje elektronskega sistema se načeloma ne razlikuje od izvajanja drugih avtomatiziranih sistemov, zato je vredno poudariti le posebnosti tega projekta.

Ustvarjanje korporativnega skladiščenja

Uvedba sistema za avtomatizacijo upravljanja dokumentov v vsakem primeru omogoča oblikovanje repozitorija podjetja, v katerem bo shranjena vsa dokumentacija. Logična struktura takšnega repozitorija, razvoj in nadaljnje izvajanje varnostne politike ter hierarhija shranjevanja dokumentov zahtevata največjo temeljitost in jih je treba izvesti v zgodnji fazi izvajanja projekta.

Upoštevati je treba, da se lahko funkcija shranjevanja razporedi na začetku zasnove, zato je v začetni fazi mogoče premakniti vse dokumente s trenutnih lokacij shranjevanja v en sam prostor podjetja. Zaradi tega se lahko uporabniki seznanijo z nekaterimi osnovnimi funkcijami sistema in jih vzporedno naučijo in uporabljajo. Za pospeševanje prilagajanja zaposlenih na implementirane sisteme lahko uporabimo funkcije storitev, kot so obveščanje o spremembah v dokumentaciji, pojavljanje novih dokumentov itd.

Tako vsakemu sodobnemu podjetju zahteva avtomatizacijo delovnega toka, ki si prizadeva razviti in izboljšati svoje delo.