Shranjevanje pogodb v organizaciji: regulativni okvir, roki

Pogodbe o skladiščenju so povezane z določenimi problemi. Zlasti je v nekaterih primerih zelo težko ugotoviti, na katero vrsto je treba pripisati ta poseben dokument, koliko ga je treba shraniti, pod kakšnimi pogoji, kako ga uničiti itd. Vsi ti dejavniki so urejeni z zakonom, vendar zaradi dejstva, da lahko v istih pogodbah v različnih situacijah potrebujejo drugačen čas shranjevanja, so pogosto vse vrste težav, dvoumne razlage in tako naprej. Vse to je potrebno razumeti, čeprav je lahko težavno. Treba je razumeti, da je v primeru neizpolnjevanja zakonodajnih zahtev na področju, kot je shranjevanje pogodb v arhivu, vodenje evidenc ni le neučinkovito, temveč tudi nevarno z vidika morebitne kazni ali denarne kazni.

Zakaj shraniti?

Naročila morajo biti vedno na voljo ne le ob času njihovega delovanja, ampak po tem. Morda boste potrebovali nekaj podatkov, ki se odraža v teh dokumentih, nekaj podatkov, da bo upravljanje povpraševanja, in tako naprej. Veliko sporov, ki so običajno sestavljeni iz dejstva, da je ena ali druga stran slabe vere ustreza izpolnila obveznosti je mogoče rešiti s pomočjo pogodbe kot zunaj sodišča in formalno na sodišču. Upoštevati bi morala tudi možnost inšpekcijskih pregledov določenih obdobij, ki jih bodo izvajali državni nadzorni organi. Prav tako lahko zahteva dokumentacijo za določen čas, in če pogodbe za skladiščenje v organizaciji, izraz njihovega uničenja, in druge podobne funkcije se izvajajo nepravilno, se lahko zelo hude kazni. Seveda, bi bila prva stvar, ki je kriv za vodstvo, toda ko je stanje stabiliziralo, glavni nujno spomniti, kdo je kriv, da je imel težave z modro. To pomeni, da morajo biti pogodbe in vsi drugi dokumenti strogo določeni. Mnoga podjetja na splošno raje redno razširite arhiv, in sploh nič uničiti, da bi preprečili morebitne težave, kot da se zmotite in nato rake posledice.

Zakonodaja

Shranjevanje pogodb v Ljubljani organizacija prava opisuje dokaj jasno, če ne upoštevate dejstva, da ni mogoče vedno ustrezno ovrednotiti določenega dokumenta. Kot celota za pogodbe ni posebnega zakona, temveč so navedeni na splošnem seznamu standardnih arhivskih dokumentov (ali administrativnih arhivskih dokumentov), ​​ki se oblikujejo v procesu delovanja, organizacij, državnih institucij, organov lokalne samouprave itd. Obe različici seznama, tako z vodstvenimi kot rednimi dokumenti, potrjujeta odredba Ministrstva za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije. Vrsta, ki zadeva upravne dokumente, je številka 558 z dne 25. avgusta 2010, drugi tip - št. 1182 z dne 31.7.2007. Zelo priporočljivo je preučiti te dokumente, vendar je najbolje, da sami izberete tiste dokumente, ki se uporabljajo v določeni instituciji in se nanašajo na določeno področje odgovornosti. Na seznamu je preveč podatkov, da se vse spomnite, vendar če ugotovite, katera dokumentacija se nanaša na to, koliko in koliko je shranjenih, je verjetno, da bo shranjevanje pogodb veliko lažje in lažje. V mnogih primerih se vsi rabljeni papirji padejo pod 3-4 točke, podrobno za študij, ki ni tako težko.

Različne vrste

Za njihovo reševanje se uporabljajo dva glavna sistema za razdelitev pogodb. Tako je najmanj pogost sistem rok uporabnosti. Določite kratkoročno, dolgoročno in trajno skladiščenje. Prva možnost pomeni obstoj pogodbe za največ 10 let. Drugi - več kot 10 let. Stalno se najpogosteje uporablja le, če ne morete uničiti dokumenta. Ta sistem ni zelo priročen. Ohranjanje pogodb v arhivu, katerih pogoji so določeni na ta način, povzroča zmedo in napake pogosteje, kot pa dejansko pripomore k pravilnemu upravljanju dokumentov. Zato je bolj pogost sistem vezava na vrsto pogodbe. Pri večini podjetij se zgodijo tri osnovne različice: profil, gospodarstvo in delo. Prvi in ​​drugi sta večinoma podobni, običajno jih hranijo le pet let. Treba je razumeti, da profil pomeni vse pogodbe in na splošno dokumente, ki se neposredno nanašajo na glavni obseg organizacije. Tretja vrsta pogodb o delovni sili, v mnogih primerih tudi le 5 let, vendar v določeni situaciji lahko to obdobje bistveno poveča. Na primer, če ni osebnega računa, mora biti taka pogodba o zaposlitvi shranjena za največ 75 let, kar ni zelo primerno. Dejansko, če se ne lotite problema, lahko pogojno omejite obdobje skladiščenja na 5 let in se ne spomnite več. Toda v teh razmerah je zelo verjetno, da se nekateri dejavniki lahko zgrešijo, kar lahko poveča obdobje, v katerem je nujno potrebno shranjevanje pogodb o tej obliki, in potem lahko natančno zaslužite denarno kazen ali druge težave, ki jih katera koli zdrava oseba poskuša izogniti.

Prenos v arhiv

Postopek prenosa za shranjevanje pogodb v arhivu, katerih pogoji so že potekli, se lahko razlikuje glede na podjetje. V nekaterih primerih zaposleni preprosto zložijo dokumente in jih postavijo v temen kotiček, ki se šteje za arhiv. Toda z drugo družbo, celoten postopek je mogoče jasno opisati v normativni dokumentaciji, bo posameznik, ki je zadolžen za arhiv ali celo posebne nomenklature, pravila za oblikovanje vložitve, dnevnik in tako naprej. Obe možnosti sta lahko udobna, odvisno od številnih dejavnikov. Na primer, prva možnost je primerna za majhno podjetje z skromnim prometom. Ne bo toliko dokumentov, ki jih je vedno mogoče najti brez težav v istem temnem kotu. Toda druga navedena situacija je že primerna za resne korporacije, ki imajo veliko število zaposlenih in so preprosto obvezana, da se nekako ne utopijo v obtok dokumenta. Splošno pravilo, ki razlikuje shranjevanje pogodb pri organizaciji katere koli oblike lastništva, je čas prenosa v arhiv. Zaposleni morajo praviloma poslati dokumente ne prej kot določen čas, ne glede na to, kdaj so dejansko potekli. Običajno pa arhiviranje poteka na začetku leta. To je, tudi če se pogodba konča februarja, še vedno morate počakati, da bo naslednje leto shranjeval.

Uničenje

Kot je bilo že omenjeno, je preprosto nemogoče uničiti pogodbo. Najprej morate poskrbeti, da ste resnično šli skozi pravi čas. Šele potem lahko uničite ta dokument. Toda ti ukrepi so pogosto lahko nevarni zaradi njihovih posledic, zato jih večina zaposlenih raje obvladuje zgolj s sankcijo vodstva. Videti je, da zaposleni zbere vzorec iz vse dokumentacije, katere obdobje že traja ali konča. Shranjevanje pogodb na podjetju bi bilo treba po možnosti urediti tako, da ta postopek vzorčenja ne bo vzel veliko časa. Potem se na podlagi prejetega seznama predloži poročilo upravi, dokument je podpisan, vložen in šele, ko se vse to naredi, začne postopek neposrednega uničenja pogodb in drugih podobnih vrednostnih papirjev. Skrbno ohranjanje pogodb v arhivu ni najboljša rešitev, zlasti ker nekatera podjetja celo s tem uspejo malo zaslužiti, jim dati smeti in tako naprej.

Primer računovodskega in skladiščnega sistema

Da bi bolje razumeli vse značilnosti in glavne točke dejavnosti, lahko daste relativno preprost primer organizacije vodenja evidenc za shranjevanje dokumentacije. Torej obstaja zaposlenec, običajno nekdo iz računovodske službe, ki je odgovoren za shranjevanje pogodb s strankami ali drugimi podobnimi vrednostnimi papirji. Ima ločeno mapo, kjer so vsi stalno, medtem ko delajo. Ko se pogodba zapre, se premakne v drugo mapo. Ustrezno bo imeti poseben register v elektronski obliki, kjer bodo vsi navedeni dokumenti navedeni po vrstnem redu z navedbo obdobja skladiščenja. Toda v začetku je treba to obdobje določiti. Najbolje je, da skozi mapo vodite vse oddelke, ki se do neke mere ukvarjajo s pogodbami, da bi bolje razumeli njihovo bistvo. Ker se izkušnja kopiči, bo potreba po takih dejanjih izginila. Potem, ko je jasno, kaj natančno predstavlja vsak dokument, določa določeno časovno obdobje za shranjevanje. V nekaterih primerih bo primernejše določiti rok za oddajo naročila in ga dodati pet let (ali več), natančno določite, kdaj je mogoče uničiti papir. Pravzaprav tudi na samem začetku organizacije te zadeve postopek ni posebej zapleten in dolgoročno bo vse bolj poenostavljen. Ko bo skladiščenje pogodb v organizacijah, katerih rok je bil odobren, standardiziran, bo celoten proces trajal nekaj minut. In zdaj je prišlo leto, ko je mogoče uničiti določene dokumente. Umaknejo se iz mape, preverijo, ali so na voljo morebitne napake, skupaj s seznamom teh dokumentov pa jih predloži glava. On pa bi moral ponovno preveriti, ali je vse res tako, kot je navedeno na seznamu, saj je šef, ki bo v primeru težav ostal kriv. Če je vse v redu, upravitelj podpiše dovoljenje za uničenje in tukaj vsi prihajajo do svojega razumevanja. Nekdo samo izbruhne in se vrne. Drugi uporabljajo drobilnika. Drugi dajo odpadni papir, ga spali in tako naprej.

Ko se začne rok uporabnosti

To je zelo pomembno vprašanje, saj je z njim veliko napak. Shranjevanje pogodb na podjetju RB ali RF v tem primeru je popolnoma enako in se začne v trenutku, ko se začne novo leto, v katerem določen dokument ne deluje več. Na primer, obstaja pogodba, ki se je končala 15. julija 2010. Prihraniti jo je treba 5 let, vendar jo je mogoče uničiti ne 15. julija 2015, a na začetku leta 2016. To pomeni, da je poročilo potekalo od 01.01.2011 in ne od sedmega meseca preteklega leta. Običajno s ciljem na splošno zmanjšamo možnost napake, se v predhodno določeni rok doda eno leto. In šele po tem, ko se začne, se začne postopek uničenja.

Značilnosti skladiščenja

Na splošno obstajajo posebna priporočila o tem, kako naj bi arhiv izgledal in delal. V idealnem primeru bi bilo treba shranjevanje pogodb o odgovornosti, poravnave z nasprotnimi strankami, pogodbami o zaposlitvi in ​​podobno dokumentacijo potekati v prezračevani in suhi sobi. Istočasno se sami papirji nahajajo na policah (odprt ali zaprt). Če so povezani s strogimi oblikami poročanja ali dokumenti, ki so razvrščeni kot "poslovne skrivnosti", morajo biti prisotni posebni sefi. Načeloma nihče ne preverja tega trenutka, kajti to so priporočila, ki jih dobi podjetje za opazovanje. Bistvo je zelo preprosto: če sam sistem ni kaznovan, potem zaradi pomanjkanja tistih dokumentov, ki jih je treba pogosto kaznovati. In če obstaja poplava, ali pa bodo dokumenti uničeni na kakršen koli drug podoben način, bo kriv samo konkretno podjetje.

Odgovornost in izvajalci

Glavno in primarno odgovornost za vse, kar je vključeno v skladiščenje pogodb, nosi vodja organizacije. On je tisti, ki bo v prisotnosti težav odgovoril na državo in doživel vse možne probleme. Nadalje, po njem, ponavadi obstaja glavni računovodja, odvetnik in ta delavec, ki je odgovoren za ohranjanje dokumentov. Toda običajno vse te osebe kaznuje že vodja v merilu svojih napak. Pravzaprav je v večini sorazmerno majhnih organizacij sistem računovodskega nadzora dodeljen sistemu kontrole pogodb. In že na tem oddelku glavni računovodja imenuje neodvisno ali s splošnim glasovanjem določeno odgovorno osebo. V nekaterih primerih ta oseba prejme majhen porast plač, ki bi morala nadomestiti dodaten znesek dela, najpogosteje pa se zadnja točka preprosto zanemari glede na pomanjkanje sredstev ali drugih podobnih dejavnikov. V redkih primerih je odvetnik odgovoren za ohranitev dokumentov na splošno in še zlasti naročil. Ampak to ni zelo priročno, ker lahko ta oseba samo odgovori na pogodbo, pri ostalih dokumentih pa je navadno znana le površno. Najprimernejše je, če obstaja posameznik, ki se ukvarja s to posebno težavo. To bo čim natančnejše in ne bo naredilo manjših neprijetnih napak, kot to lahko storijo drugi zaposleni.

Rezultat

Shranjevanje pogodb v organizaciji poteka po načelu polne skladnosti z vsemi pravnimi pravili. To je predpogoj, ki lahko odpravi vse težave podjetja. V tem primeru se lahko majhni odtenki, notranji standardi, registri in povezana dokumentacija razlikujejo od podjetja do podjetja. Glavni vodja je šef, vendar ga lahko prenese na drugo osebo. To bo olajšalo delo vodstva, vendar ne bo odstranilo celotne odgovornosti za morebitne napake. Da je delavec, ki zaupa v delo z dokumenti arhivske, bi moralo biti odgovorno in jasno razumevanje njihovih dolžnosti v zameno za pravi denar, ne pa verbalno hvaležnosti, kot se ponavadi zgodi z večjo obremenitvijo, brez njenega nadomestila z dodatnimi sredstvi za plačilo.