Koliko naročil za počitnice? Shranjevanje osebnih dokumentov

Najpomembnejša strukturna enota podjetja je kadrovska služba. Strokovnjaki, ki tam delajo, pogosto opravljajo različne naloge, organizirajo pa tudi shranjevanje in promet. Najbolj zahtevani dokumenti v sistemu obtoka dokumentov vključujejo naročila za oddajo. Kakšne so nianse njihove formacije? Kakšni so pogoji skladiščenja ustreznih naročil, ki jih določa regulativna zakonodaja?

Katere dokumente vključujejo naročila za oddih?

Preden se lotimo vprašanja, koliko hišnih nalogov je shranjenih, bomo preučili, s katerimi dokumenti se nanašajo, kar zadeva klasifikacijo poslovnih dokumentov podjetja.

V skladu s splošno sprejetim pristopom se zakonito pripisujejo naročilom za osebje. Ti viri so razvrščeni na podlagi skupnih značilnosti v posameznih primerih. Osebne dokumente je mogoče sestaviti tako v enotnih oblikah kot v tistih, ki jih podjetje samostojno razvija.

Primeri, ki združujejo enake vrste naročil, ne smejo združevati dokumentov, ki se bistveno razlikujejo glede shranjevanja. Razmislite, kako je mogoče ustrezne vire razvrstiti v skladu s tem merilom.

Seznam pogojev za shranjevanje osebnih dokumentov

Obstajajo osebni dokumenti, ki jih je treba shraniti že dolgo. Hkrati ni pomembno, v kakšni organizacijski in pravni obliki delujejo podjetja. Torej, zakon določa, da je treba nekatere dokumente hraniti 75 let. Ti vključujejo zlasti:

• naročila za sprejem delavcev na delo;
• naloge za odpust delavcev.

Obstajajo viri, ki jih je mogoče shraniti za veliko krajše obdobje - 5 let. Takšni kadrovski dokumenti vključujejo:

• naročila za praznike;
• navodila za poslovna potovanja.

Tako je rok trajanja vseh naročil za dopust, kot različica naročil za osebje, 5 let.

To so značilnosti regulativne zakonodaje. Poznavanje števila naročil za oddih je potrebno, da vsak strokovnjak kadrovske službe pravilno obdrži dokumentacijo za člane osebja družbe. Skladno s tem lahko pristojnost teh strokovnjakov vključuje tudi zagotavljanje ustreznih virov.

Primeri, ki vključujejo naročila za letni dopust, se lahko nato uvrščajo v ločene kategorije glede na razpoložljivost dodatnih razlogov za to. Na primer, ob upoštevanju organizacijske strukture podjetja, razdelitev zaposlenih po oddelkih in oddelkih podjetja.

Torej, zdaj vemo, koliko naročil se hranijo za počitnice - pet let. Toda obstajajo številne funkcije, ki označujejo postopek za delo z dokumenti, ki se nanašajo na izpustitev zaposlenih. Koristno bi jih bilo preučiti.

Organizacija dela s kadrovskimi dokumenti na podjetju: odtenki

Najprej je treba opozoriti, da zakonodajni predpisi, ki vzpostavljajo postopek za organizacijo prometa zadevnih dokumentov, še niso bili sprejeti. Vsaka organizacija neodvisno ali morda ob upoštevanju priporočil višjih organov določi delo z ustreznimi viri. Za optimizacijo dela s kadrovskimi dokumenti, zlasti tistimi, ki se nanašajo na izdajo počitnic zaposlenih, se lahko uporabijo različni enotni obrazci.

Delo s počitniškimi dokumenti: odtenki

Če govorimo posebej o dokumentih, pomembnih za počitnice, jih priporočamo za shranjevanje s strani strokovnjakov, pri čemer upoštevamo razvrstitev:

• o dokumentih, povezanih s plačanimi, študijskimi počitnicami;
• naročila za druge vrste počitnic.

Različne revije lahko uporabite za organizacijo kroženja ustreznih dokumentov:

• registracija naročil za oddih;
• določitev naročil za prenos, odpoklic zaposlenih iz počitnic.

Istočasno se ustrezni časopisi običajno hranijo v papirni obliki.

Vsako naročilo - na porodniškem dopustu, študijski dopust, osnovno po pogodbi - je treba izdati na podlagi drugega dokumenta. Ti viri imajo lahko tudi poseben čas shranjevanja. Prav tako je smiselno, da jih razvrstite po različnih skupinah, da bi optimirali kadrovski potek dela.

Organizacija shranjevanja osebnih dokumentov: odtenki

Poglejmo zdaj značilnosti organizacije skladiščenja osebna dokumentacija. Ena od ključnih nalog pristojnega strokovnjaka je oblikovanje primerov. Pri svoji odločitvi je najprej treba razviti seznam pogojev za shranjevanje dokumentov, ki se nanašajo na te ali druge skupine. Vsak vir mora imeti potrebne predpise. Če določen dokument ne ustreza ugotovljenim zahtevam, ga v primeru ni treba vključiti.

Ko organizira shranjevanje osebnih dokumentov, lahko odgovorni uradnik uporabi različne standardne sezname podatkov o ustreznih virih ali uporabi znotrajkorporne norme.

Zgoraj smo podali primere dokumentov, ki jih je mogoče hraniti 5 let (zlasti naročila za oddih), pa tudi tiste, ki jih mora organizacija v arhivu dati v daljšem časovnem obdobju. Promet virov drugega tipa je mogoče urediti z dodatnimi notranjimi predpisi. Torej, če se dokument hrani 75 let, lahko družba uveljavi norme, po katerih se osebna dokumentacija prenese v arhiv za dolgoročno umestitev. V dokumentih s petletnim rokom uporabe v večini primerov ni treba prenesti v arhiv. Lahko jih postavite v drugo zaščiteno, vendar hkrati dostopnejšo za hitro seznanitev z ustreznimi dokumenti kraja.

Pomemben element delovnega toka je popis. Zlasti podjetja lahko uporabljajo le pri prenosu primerov v arhiv organizacije.

Pri pripravi dokumentov za dopust bi bilo koristno upoštevati zaporedje ukrepov strokovnjakov za osebje.

Prijava dokumentov za dopust: preverjanje osnove za naročilo

Kot smo že omenili, so naročila ustrezne vrste izdana na kateri koli osnovi. Preveriti je treba. Na splošno je to odobreni urnik dopusta za zaposlene. Poleg tega se lahko ta vir dopolni z osebno uporabo zaposlenega za dopust.

Ustrezen časovni razpored je sestavljen ob upoštevanju določb ZKD RF, dolžnosti uslužbenca pa lahko vključujejo preverjanje postopka za oblikovanje tega dokumenta zaradi skladnosti s standardi delovnega prava. Če je razpored pravilno sestavljen in dopolnjen z drugimi viri, se izda naročilo za dopust delavca. Opozoriti je mogoče, da lahko družba sprejme standarde, v skladu s katerimi se morajo podrobnosti o urniku in dokumentih, ki jih dopolnjujejo, odražati v posebnih registrih. Ta postopek se lahko izvede, da se optimizira promet osebja v podjetju (v primeru, da je osebje podjetja dovolj veliko).

Izvedba počitniških dokumentov: izdaja naročila

Zdaj, v resnici, o naročilih za počitnice. Za namene registracije se lahko uporabijo enotne oblike, kot so T-6 ali T-6a, ali podjetja znotraj podjetja. Istočasno je mogoče v podobni strukturi predstaviti tudi odredbo direktorja za oddih in ustrezen dokument, pripravljen za navadnega zaposlenega. Z vidika delovnega prava so isti tipi dokumentov. Seveda pa je smiselno, da jih razdelimo v različne primere pri vodenju osebnih evidenc: naročila za navadne zaposlene bodo verjetno pripravljena veliko bolj pogosto kot dokument za vodjo podjetja.

Izvedba naročila: odtenki

Za izpolnjevanje obrazca naročila za oddih je značilno veliko odtenkov. Torej, pri reševanju tega problema, kadrovski častnik potrebuje:

• določi vrsto dopusta v skladu z normami zakonodaje ali lokalnih predpisov podjetja;
• odražajo pravilno delo pri izdaji naročila za letni dopust.

Naročilo za pripravljen dopust mora podpisati vodja podjetja, razen če imajo drugi pristojni uslužbenci podjetja, kot je vodja kadrovske službe, podobna pooblastila.

Seveda je treba ta pooblastila uradno določiti v ločenem lokalnem normativnem aktu. Če bi ga objavil, bi moral vodja organizacije ponovno prenesti ustrezne pristojnosti na določenega zaposlenega. Po drugi strani pa oseba, ki je pooblaščena za izdajo kadrovskih nalogov v skladu z uveljavljenim postopkom, potrdi dejstvo, da se seznani s tem lokalnim standardom in prevzame seznam določenih obveznosti, povezanih z izvrševanjem ustreznih organov.

Prijava dokumentov za počitnice: prijava naročila

Naročilo o stanju pripravljenosti mora biti registrirano pri osebju. Za te namene se v ustreznih strukturnih podrazdelkih podjetij uporablja posebna revija. Hkrati se lahko izvaja v več izvodih, kar je posledica pristopa kadrovske službe k razvrščanju dokumentov, ki so pomembni za dopust delojemalca. Toda, če osebje podjetja nima majhne in pomembne potrebe po distribuciji kadrovske dokumentacije za različne skupine, lahko dnevnik vzdržujemo v enem izvodu.

Registracija naročil: odtenki

Med strokovnjaki je stališče, po katerem je registracija naročila obvezen pogoj za njen vstop v pravno veljavo. To pomeni, da podpisovanje dokumenta s strani vodje družbe za to morda ne bo dovolj.

Po registraciji naročila za letni dopust in drugi dokumenti, ki spadajo v ustrezno kategorijo, pridobijo enotno številko, na podlagi katere je vir vključen v sistem notranjih poslovnih procesov. Organizacija določi postopek za dodelitev te številke samostojno. Praviloma, ob upoštevanju kronologije oblikovanja naročil kadrovskih služb za dopust.

Rok trajanja dnevnika naročila

Nad zgoraj smo preučili, koliko naročil za počitnice je shranjeno. Za dnevnike ustreznih dokumentov je določen tudi določen čas umestitve - tri leta od datuma vnosa informacij o zadnjem nalogu za dopust, ki je zabeležen v reviji. Poleg teh virov se lahko v okviru nekaterih vrst dejavnosti kadrovske službe oblikujejo tudi drugi pomožni časopisi za optimizacijo kroženja dokumentov v podjetju. Postopek za izpolnjevanje ustreznih dokumentov se lahko določi z ločenimi lokalnimi regulativnimi akti, ki jih izda vodstvo podjetja.

voznik organizacije, ki prenese ustrezne pristojnosti na določenega zaposlenega. Po drugi strani pa oseba, ki je pooblaščena za izdajo kadrovskih nalogov v skladu z uveljavljenim postopkom, potrdi dejstvo, da se seznani s tem lokalnim standardom in prevzame seznam določenih obveznosti, povezanih z izvrševanjem ustreznih organov.