Sestava dokumentov o osebju, njihovih vrstah. Kakšna so naročila za osebje?

Ne glede na naravo dejavnosti, vsaka organizacija deluje z ljudmi. Pravna registracija zaposlenih je potrebna na vseh stopnjah delovnih razmerij. Sestava dokumentov o osebju, ustvarjenem v teh primerih, vključuje veliko različnih vrst dokumentov, predpisov in osebnih podatkov.

Delodajalec je dolžan ne le usposobiti vodenja dokumentov o registraciji osebja, temveč tudi organizirati njihovo skladiščenje, prenesti v arhiv in po potrebi uničiti. Vsi ti ukrepi morajo biti skladni z veljavno zakonodajo.

Kaj je vključeno v sestavo dokumentov o osebju

Vse faze gibanja zaposlenih se morajo odražati v ustreznih dokumentih. Sestava osebnih dokumentov, ki odražajo gibanje osebja, vključuje naslednje:

• dokumente, povezane z iskanjem in zaposlovanjem;
• dokumente, ki odražajo trenutne dejavnosti zaposlenih;
• normativni akti, ki urejajo proces dela in kadrovske odnose;
• različna naročila za osebje, izdana v splošni obliki in enotna;
• dokumenti, ki vsebujejo osebne podatke o zaposlenih;
• arhivski dokumenti o osebju;
• osebni računovodski dokumenti in vprašalniki;
• drugo vrste dokumentov na osebje.

Pravila za registracijo dokumentov o osebju

Zaposleni v osebju in tajniške službe podjetja se morajo spomniti na potrebo po izdaji osebnih dokumentov v skladu z zahtevami zakona. Pravila, predpisana v regulativnih aktih podjetja, ne smejo biti v nasprotju z višjimi naročili.

Pravilna izvedba dokumentov o osebju podjetja je navedena v ustreznem navodilu. V njem je treba navesti primere in reference, vse nianse fiksiranja na papirju z osebjem. To normativno dejanje izdaja in odobri vodstvo organizacije in je nedoločen.

Osebni dokumenti se lahko izdajajo v elektronski ali papirni obliki. Če je besedilo napisano ročno, potem je potrebno natančno spremljati rokopis in poskušati ne narediti piščal. Vsako popravljeno napako mora biti potrjeno z žigom organizacije in overjeno s podpisom upravitelja.

Dokumenti o registraciji osebja so pogosto tajne narave, saj vsebujejo osebne podatke, ki jih varuje zakon. Za delo z njimi je dovoljen samo strogo določen krog strokovnjakov.

Naročila za osebje

V dokumentih kadrovske službe obstajata dve vrsti naročil:

• naročila podjetja na glavni dejavnosti, vendar v zvezi z delom zaposlenih;
• naročila za osebje podjetja.

Razlikujejo se glede načina registracije, vrstnega reda odobritve, podpisa in objave. Poleg tega, s kadrovskimi nalogi, običajno deluje kadrovski oddelek. Tudi tam so shranjeni, ločeno od drugih dokumentov. Takšna naročila so vključena v dokumente o osebju organizacije.

Večina osebnih naročil ima poenotene oblike. Priročnost dela s takšnimi oblikami pomeni njihovo enotnost za podjetje. Vendar je obvezna uporaba standardiziranih obrazcev predpisana le državnim strukturam in proračunskim organizacijam. Podjetja z drugačno obliko lastništva morda ne bodo upoštevala teh pravil.

Med osebnimi naročili se najpogosteje srečujejo:

• naročila za sprejem in odpust:
• naročila za prenos in prenos;
• potni nalogi;
• naročila za vse Vrste puščanja;
• normativni akti o potrjevanju, usposabljanju in izpopolnjevanju itd.

Vsakemu nalogu na osebju je treba opozoriti zaposlenega, ki ga zadeva. Če uslužbenec zaradi nekega razloga ne podpiše dokumenta, potem o tem pripravi dejanje.

Vsa osebna naročila morajo opraviti obvezno registracijo v posebnem dnevniku. Istočasno jim je dodeljena številka, ki označuje, da so registrirani in spremljani za njihovo izvedbo. Izvod naloga je nujno priložen osebni datoteki, izvirni dokument se hrani ločeno za eno leto, potem pa se pošlje v arhiv ali uniči.

Dokumenti podjetja na osebju

V vsaki organizaciji, odvisno od oblike lastništva in drugih značilnosti, bodo na osebju podjetja ustvarjeni različni dokumenti. Njihov seznam je treba navesti v navodilih za vodenje evidence osebja.

Najpogosteje je:

• tabela za osebje;
• seznam pozicije;
• delovne knjige in prazne obrazce delovne knjige;
• kopije osebnih dokumentov zaposlenih;
• dokumenti osebnih dokumentov in osebni dosjeji osebja;
• uradna in druga navodila ter delovne pogodbe zaposlenih;
• naročila ali naročila v zvezi z zaposlenimi v podjetju v zvezi s primarnim podjetjem;
• dokumenti o delu atestacijske komisije;
• navodila in drugi dokumenti za usposabljanje in nadaljnje usposabljanje;
• dokumenti o počitnicah, transferjih in poslovnih potovanjih;
• različna naročila ali naročila za osebje;
• Opombe, izjave in opisi delovnih mest zaposlenih itd.

Vsako podjetje neodvisno določa potrebne vrste dokumentov za osebje, pa tudi način ustvarjanja in shranjevanja.

Registracija osebne datoteke

Najpomembnejše in popolne informacije o zaposlenem so zabeležene v njegovi osebni datoteki. Sestavo dokumentov in posebnosti njihove pridobitve določi vsaka organizacija samostojno in mora biti predpisana v normativnem dokumentu. Dokumente lahko kopirate v neposrednem in obratnem vrstnem redu ali jih oblikujete po skupinah.

Osebne zadeve lahko vodimo tako za večino zaposlenih v organizaciji, izključno za vodje in vodilne strokovnjake. Vendar pa je v praksi večina organizacij raje imeti nabor dokumentov in drugih informacij o vsakem zaposlenem, ne glede na položaj in status.

Kategorije dokumentov in njihovih kopij za shranjevanje v osebni datoteki zaposlenega:

• vprašalnik ali osebna letak služi za združevanje osnovnih biografskih informacij;
• kopije osebnih dokumentov in potrditev izobrazbe in kvalifikacij - potni list, diploma, potrdila in potrdila;
• izvod delovnega gradiva;
• vloga za sprejem, prenos in drugo;
• kopije vseh naročil za zaposlene;
• izvod pogodbe o zaposlitvi;
• drugi osebni dokumenti.

Vsak zaposleni ima ločeno mapo, v kateri so vloženi dokumenti in njihove kopije. Osebne datoteke se hranijo ločeno od drugih osebnih dokumentov. Vsebujejo osebne podatke in zato ne smejo biti dostopni nepooblaščenim osebam.

Osebna izkaznica: kako se prijaviti?

Enotna osebna izkaznica zaposlenega je obvezna za vsa podjetja, ne glede na obliko lastništva. To je osnovni dokument, namenjen računu delavcev organizacije.

Osebna izkaznica vsebuje vse osnovne podatke o zaposlenem. Izpolnite ga običajno z roko, vendar je dovoljeno, da s pomočjo tehnologije daste primarne informacije. Osebna izkaznica se hrani ves čas, ko delavec dela v organizaciji. Pri polnjenju se mora natisniti in prilepiti vložek.

Pri izpolnjevanju osebne kartice bodite pozorni na kode povezave. Označeni so na desni strani teh tabel, informacije v katerih so enotne. Informacije v teh oddelkih morajo biti v skladu s klasifikatorji in drugimi normativnimi dokumenti.

Osebne kartice bodo shranjene ločeno od drugih osebnih dokumentov, v varnem ali v kovinski garderobi s ključavnico. Ta dokument vsebuje osebne podatke in je predmet strogega računovodstva. Ko je delavec odpustljen, se opravi ustrezen vnos in osebna kartica se obdeluje za arhivsko shranjevanje.

Delovni zvezek: registracija in shranjevanje

Delovni zvezek je dokument, ki potrjuje delovne izkušnje, delovno dobo in položaj zaposlenega. Njeno upravljanje je obvezno za vse. Začne se na začetku dela in nato spremlja osebo do upokojitve.

Obveznost nakupa praznih obrazcev in vpisov delovne knjige je na organizaciji računovodstva organizacije. Njeni zaposleni jih hranijo v varnem in jih na zahtevo kadrovske službe izdajajo. To se naredi v ustreznem računu. Upravi se ne priporoča, da sprejmejo obrazce od delavcev in čiste obloge delovnih zvez neznanega izvora.

Delovna knjiga je vedno napisana z roko. Zapisujejo se s kemičnim svinčnikom z modrim črnilom. Če pride do napake, jo je treba popraviti in potrditi s podpisom uprave in pečat organizacije. Vsi vpisi morajo biti v skladu z zakonom in predpisi.

Delovni zvezki so shranjeni ločeno od drugih dokumentov v varnem. Prepovedano jim je, da jih izročite zaposlenim in še posebej tretjim osebam. Če ljudje v vaši organizaciji prejemati obvestila o vnosov v tem dokumentu, se naredi kopijo vseh strani, nato pa so prišiti, vsaka stran pa se žigosa. Po odpustu se delovna knjiga delavcu izroči istega dne.

Operativno shranjevanje osebnih dokumentov

Pravilno shranjevanje dokumentov s strani osebja je ena od glavnih nalog osebja kadrovskih služb. Informacije, ki jih vsebujejo, se nanašajo na kategorijo osebnih podatkov in niso predmet razkritja. Poleg tega morajo biti shranjeni in obdelani taki dokumenti v skladu s posebnimi pogoji.

Pred podpisom pogodbe o zaposlitvi s bodočim zaposlenim je obvezno pisno dovoljenje za obdelavo osebnih podatkov. Kopija tega dokumenta je vložena v osebni datoteki ali v ločeni mapi.

Vsi dokumenti v zvezi z osebnimi podatki morajo biti ločeni od splošnih dokumentov. Dostop do njih je dovoljen le kadrovskim strokovnjakom in prvemu vodji organizacije. Za tretje osebe in organizacije je strogo prepovedano razkriti osebne podatke zaposlenih. Izjema so sodni in tožilski organi, ki so obravnavali uradno dokumentirano zahtevo.

Za shranjevanje osebnih dokumentov so ločene nomenklatura primerov. Mape in škatle z dokumenti so nameščene v omarah, ki jih je mogoče zakleniti. Zaželeno je, da jih ločimo od neposredne sončne svetlobe in visoke temperature. Pri velikem številu dokumentov je priporočljivo dodeliti posebno sobo.

Osebne datoteke, vprašalniki in osebne izkaznice se shranjujejo na spletu, dokler organizacija ne sodeluje z določenim zaposlenim. Po odpustu se pošljejo v arhivsko shrambo.

Naročila za osebje se hranijo eno leto po izdaji. Uradna in druga navodila so neomejena do preklica. Urnik zaposlenih, kot tudi razpored počitnic se objavljajo letno in se hranijo na kadrovskem oddelku ali v računovodski službi eno leto po zaključku ukrepa.

Arhiviranje shranjevanja osebnih dokumentov

Po izteku roka operativnega shranjevanja se podatki o osebju pošljejo v arhiv dokumentov za osebje. Lahko je razdelitev organizacije ali zunajzakonskega subjekta, pogosteje državne organizacije.

Seznam dokumentov, ki so predmet dolgoročnega arhivskega skladiščenja, je naslednji:

• Osebne datoteke, vprašalnike in osebne izkaznice odpuščenih delavcev;
• nepodložene delovne knjige in ohlapne liste;
• naročila in naročila za osebje s potekom roka uporabnosti;
• dnevniki za evidentiranje gibanja dokumentov o osebju;
• tabela za osebje;
• urniki počitnic;
• drugi dokumenti, katerih potrebo po skladiščenju predvideva zakonodaja ali komisija.

Dokumente v arhivu izda častnik ali tajnica človeških virov. Primeri in druge dokumente je mogoče dolgo časa shranjevati tako v sami organizaciji kot tudi po pogodbi v specializirani ustanovi.

Dokumenti v mapi za dolgoročno shranjevanje so sestavljeni do datuma, od najzgodnejšega. Morate pozorno spremljati fizično varnost papirja in, če je potrebno, izdelati in zagotoviti kopijo. Vsi listi oštevilčenja so oštevilčeni in vezani, po katerem se pripravi inventar.

Mape z dokumenti morajo biti postavljene v strogem zaporedju. V sami sobi je potrebno ohraniti optimalno temperaturo in nizko vlažnost ter se izogniti neposredni sončni svetlobi. Regale je treba redno čistiti iz prahu, in sobe z dokumenti za ravnanje z glodalci in drugimi škodljivci.

Uničenje osebnih dokumentov

Kljub dolgoročnemu shranjevanju lahko dokumente o osebju uničimo. Pred tem postopkom se sestaja posebna komisija, ki skupaj odloča o nadaljnji usodi osebnih dokumentov.

Uničenje vedno poteka izključno na popisu, v prisotnosti vseh članov komisije. To se lahko zgori, uniči z mletjem, stiskanjem in drugimi metodami.

Sestava osebnih dokumentov je večplastna in raznolika. Zaposleni v kadrovskih službah in vodenju podjetij morajo vedeti, kako jih pravilno registrirati, shraniti in uničiti.