Vzdrževanje kadrovskih evidenc od A do Ž

Organizacija in HR uprava - neposredna dolžnost službe delavcev zaposlenih. V situacijah ustvariti novo organizacijo, preoblikovanje starih, ali druge možnosti reorganizacije in vodstveno osebje oddelek vedeti glavne točke dela: usposabljanje in kadrovsko iskanje, sprejemanje, prevajanje, odpuščanje zaposlenih, pa tudi pravila za arhiviranje in spletno shranjevanje dokumentov.

Pristojna organizacija vodenja evidenc osebja kot osnova stabilnosti podjetja

V vsaki organizaciji, ne glede na obliko lastništva, obstaja osebje. Glede na funkcije in kvalifikacije se razlikuje po velikosti in sestavi. Naloga kadrovskega oddelka je zagotoviti, da se vsa vprašanja in problemi, povezani z zaposlenimi v podjetju, rešujejo čim hitreje in strokovno.

Stalno delo organizacije je neposredno odvisno od njenih zaposlenih. Prva naloga kadrovske službe je kompetentna in pravočasna izbira zaposlenih, vzdrževanje kadrovskih evidenc v skladu z zakonom in pravočasna dostava dokumentov v arhiv. To je osnova za stabilno delovanje katerega koli podjetja.

Usposabljanje kadrov za delo z osebjem

Navodilo o upravljanju osebja jasno kaže na potrebo po strokovnem usposabljanju strokovnjakov za kadre. Vendar pa je v praksi pogosto težava pri usposabljanju zaposlenih v želenem profilu.

Višje in srednje specialne izobraževalne ustanove ne izdelujejo strokovnjakov s tako ozkimi kvalifikacijami kot "vodenje evidence osebja". Usposabljanje običajno poteka bodisi na kraju samem bodisi na profilnih tečajih. Usposabljanje zaposlenega neposredno na delovnem mestu je možno tudi z mentorstvom.

Strokovnjaki za usposabljanje za upravljanje s človeškimi viri predlagajo na naslednje načine:

• preusposabljanje na podlagi drugega visokošolskega izobraževanja;
• pridobitev visokošolskega izobraževanja povezanega profila, na primer "upravljanje dokumentov", "sodna praksa", "upravljanje s kadri", "zaščita informacij";
• usposabljanje na specializiranih dolgoročnih tečajih (najmanj tri mesece), s potekom izpita;
• praktično delo z naknadno redno nadgrajevanjem spretnosti.

Normativni dokumenti, ki urejajo delo kadrovskih služb

Dejavnost kadrovske službe in splošna organizacija vodenja evidence oseb je v veliki meri odvisna od veljavne zakonodaje in notranjih regulativnih dokumentov. Ta funkcija je povezana z odtenki dela z velikim številom osebnih dokumentov, ki so pogosto zaupni.

Pisarniško delo v kadrovski službi urejajo naslednji akti:

• Ustava, civilne in delovne šifre, pa tudi kazenske in družinske kode;
• zakonodajni akti o profilu organizacije v zadevah v zvezi z delom z osebjem;
• normativni akti lokalnega pomena;
• razne klasifikatorje, pravila in predpise na zvezni ravni;
• notranji regulativni dokumenti, na primer navodila za vodenje evidence osebja;
• naročil in naročil za upravljanje.

Zaposleni v kadrovski službi morajo strogo spoštovati določbe normativnih aktov in predvsem delovnega zakonika.

Iskanje in dokumentiranje zaposlenih

Ohranjanje kadrovskih evidenc se začne z iskanjem in oblikovanjem osebja. Najprej morate določiti možnosti za iskanje novih zaposlenih. Med njimi so izstopajoči:

• agencije in uradi za zaposlovanje;
• javne storitve zaposlovanje;
• sejmi na delovnem mestu;
• izobraževalne ustanove;
• Postne table za objavo in povzetke o različnih virih;
• druge organizacije;
• prijatelji in znanci.

Vse možnosti za iskanje zaposlencev imajo lastne zasluge in pomanjkljivosti, zaposleni v kadrovskem oddelku pa bi morali kar najbolje izkoristiti priložnosti za zaprtje prostega delovnega mesta.

Ko je prosilec najden, se opravi razgovor z njim. Zaželeno je, da je njegova poteza dokumentirana: zato je lažje meriti odločitev o najemanju ali zavrnitvi. V slednjem primeru je oseba pisno obveščena o razlogu v petih delovnih dneh. Če je prosilec primeren za prosto delovno mesto, ga je treba pripisati. Od tega se začne design osebna dokumentacija na določenega zaposlenega.

Faze registracije najem:

• sklenitev pogodbe o zaposlitvi;
• objava vrstnega reda sprejema;
• vpis v delovni zvezek novega zaposlenega ali njene institucije;
• registracija osebne izkaznice;
• če je v organizaciji sprejeta - ustanavljanje osebnega poslovanja;
• seznanitev in podpis notranjih predpisov in navodil zaposlenega.

Evidenca osebja (osebne izkaznice, seznam zaposlenih)

Vzdrževanje upravljanja s kadrovskimi zapisi zahteva obvezno registracijo računovodskih evidenc, zlasti osebja in osebne izkaznice. Ti dokumenti so obvezni za organizacije vseh oblik lastništva.

Urnik zaposlenih in številka mora biti ustrezna in ustrezati potrebam organizacije. Vključuje imena vseh delovnih mest, število stave, ki označujejo prosta delovna mesta za to obdobje.

Osebne izkaznice so enotni dokumenti, ki vsebujejo kratek opis delovne aktivnosti in osebnih podatkov zaposlenega. Podrejeni so strogim računovodskim in posebnim pogojem skladiščenja, na mestih, ki preprečujejo njihovo pokvaritev in krajo.

Naročila za osebje, razlike in posebnosti registracije

Splošni potek dela pri kadrovskem delu je večinoma izražen v nalogih in narocilih upravljanja. Ti dokumenti se lahko nanašajo na posamezne zaposlene in celotno osebje kot celoto. Razlikujejo se v oblikovanju in značilnostih uvajanja v delovanje.

Večina naročil in naročil v zvezi s posebnimi ukrepi z zaposlenim ima enotno obliko. Zavezani so z vsemi zainteresiranimi osebami in seznanjenostjo zaposlenega s potrdilom o prejemu. Kopije osebnih naročil so shranjene v osebni datoteki in izvirniki v ločenih mapah.

Revije o vodenju osebnih evidenc, pravila registracije in skladiščenja

Za evidentiranje gibanja dokumentov vodenje evidenc v kadrovski službi predpostavlja vzdrževanje strokovnih revij. To so tabularni dokumenti večstranske oblike, najpogosteje poenoteni. Običajno so dani v večjih prenosnikih ali kupljeni v specializiranih prodajalnah.

Vrste kadrovskih revij:

• registracija dohodnih in odhajajočih dokumentov, vključno s pismi;
• registracija naročil;
• prijava prihoda in odhoda zaposlenih v uradno dejavnost;
• prijava prijav, predložitev, obvestila, uradne in službene opombe;
• registracija oblik delovne knjige, njihovih prispevkov;
• knjige za beleženje premikov različnih kadrovskih dokumentov in tako naprej.

Vsi dnevniki morajo biti nujno zašiti in zapečatiti, listi pa morajo biti oštevilčeni. Shranite jih ločeno od vseh dokumentov. Prednostno v varnem ali posebnem ohišju.

Značilnosti vzdrževanja in shranjevanja osebnih datotek

Izvajanje osebnih zadev ni obvezno. Vendar večina organizacij v eni ali drugi obliki zbira dokumente zaposlenega. Seveda je v eni mapi bolj priročno.

Osebna afera je kompleks dokumentiranih osebnih podatkov o zaposlenem, zbranih in oblikovanih v določenem vrstnem redu. Vključuje lahko vrsto dokumentov in kopij:

• kopije naročil o zaposlenem;
• izvode izjav;
• kopije osebnih dokumentov, ki potrjujejo kvalifikacije, izobrazbo, zaslužke in zakonski stan;
• vprašalnik;
• značilnosti in pregledi;
• reference, itd.

Osebne datoteke vključujejo osebne podatke, jih je treba hraniti proč od drugih dokumentov. Dostop do njih je omejen na strogo omejeno število uradnikov. Z odpuščanjem osebja se osebne datoteke predajo arhivskemu shranjevanju.

Pravila za registracijo, shranjevanje in izdajo delovne knjige, kot tudi vstavke

Vse organizacije so dolžne voditi delovne knjige za svoje osebje, razen za zaposlene, ki so hkrati sprejeti. Na primarnem sprejemu delodajalec samostojno dobi čiste oblike in naredi v njih prvi zapis. Na naslovni strani navedite ustrezne podatke o zaposlenem. Nato je treba spremljati njihovo relevantnost in pravočasno spreminjati.

Na prelomu glavnega dela so zapisi delavskega dela in družbene dejavnosti, njegov sprejem stalnega prenose, odpuščanja. Vsi vnosi so oštevilčeni v splošnem vrstnem redu in se vnesejo na podlagi naročila. Obvestilu o odpovedi je priložen odtis organizacija in podpis glave.

Vnosi v delovni zvezki ročno izdelan, modri svinčnik, jasen in razumljiv rokopis. Natančno spremljajte ustreznost in zanesljivost vnesenih podatkov. Če morate podatke popraviti, jih je treba previdno prečrtati z eno vrstico in posodobljenimi informacijami. To dejanje nujno potrjuje podpis glave in pečat.

Shranite delovne knjige ločeno od drugih dokumentov, v varnem. Prepovedano jim je dati v roke zaposlenim ali tretjim osebam brez posebnega sklepa pristojnih organov.

Značilnosti operativnega in arhivskega shranjevanja osebnih dokumentov

Shranjevanje osebnih dokumentov je odvisno od njihovega posebnega pomena. Vsebujejo osebne podatke in so zaupni. Taki podatki ne smejo biti predmet nepooblaščenega razkritja. V nasprotnem primeru se osebju kadrovske službe in vodji organizacije naloži globa.

Za organizacijo ustreznega shranjevanja osebnih dokumentov v kadrovski službi je zaželeno imeti ločen prostor. Vhod vanj mora biti en in mora biti opremljen s kovinskimi vrati z alarmom.

Dokumente je treba hraniti v kovinskih omarah ali sefah. Izogibajte se izpostavljenosti sončni svetlobi in prahu ter temperaturnim razlikam in previsokemu vlagi. Ta preprosta dejanja bodo pripomogla k ohranjanju osebnih podatkov.