Kaj je poslovni proces? Razvoj, modeliranje, optimizacija poslovnih procesov

Sodobni načini upravljanja podjetja vse bolj izposodijo tuje metode in tehnologije. In ne zato, ker je v modi, ampak zato, ker je priročno in učinkovito. Ena od teh tehnik razbije vse rutinsko delo v osnovne elemente in nato podrobno opiše vsak poslovni proces, ki ga dobi. Traja kar nekaj časa, vendar izpeljana shema vam omogoča, da poiščete in pomanjkljivosti ter preveč napihnete funkcionalne odgovornosti in nejasne naloge. Po preteku časa lahko upravljanje prenese del svoje odgovornosti po hierarhiji, s čimer se osvobodi čas za strateško načrtovanje.

Živeti po načrtu

Druga stvar je, da je osebje podjetja pogosto ne razumejo pomen tega postopka in pozdravlja pripravljenost vodstva, da prepoznajo ključne poslovne procese. Kljub temu, bolj moramo razumeti modeliranje in opis osnovnih operacij za vsako enoto, in tudi zaposlenih. Še huje, če so zaposleni v podjetju zaposleni, ki preučujejo poslovne procese podjetja. Nenehno sprašujejo o nečem, odvračajo in v vsakem pogledu posegajo v izvajanje neposrednih funkcionalnih dolžnosti celotnega osebja. Kaj naj storim?

Začnimo daleč. Vsako jutro, pred večino nas, je naloga, da pridejo na delo. Da bi ga uspešno rešili, se morate zbuditi pravočasno, se zbrati in zasedati v nekem prevozu (ne glede na to, ali gre za osebni avtomobil ali podzemni avto). Nato lahko vsaka komponenta se razdelijo na manjše postopke: da se zbudimo na čas, lahko nastavite alarm, in ga lahko prosite nekoga, da se zbudiš, itd Ne glede na rezultat odločitve metoda (pravočasno prebujenja) je dosegel ... Toda vzpon, pristojbine in način dela se razlikujejo po metodi rešitve in končni rezultat. Pravzaprav smo prišli do prve definicije.

Zakaj je vse to potrebno

Torej je poslovni proces določen niz preprostih dejanj, ki pretvorijo vire v koristen končni izdelek. V našem primeru iz življenja obstajajo trije različni procesi, od katerih vsak zahteva svoje začetne informacije in po določenih manipulacijah daje želeni rezultat. Premakni se v podjetje. Ne glede na obseg dejavnosti v vsakem trdno delo definiran strokovni odnos zaposlenih: prenos podatkov, opredelitev potrebe po izdelku, analiza proizvodnje in virov, itd In to je pomembno omeniti, da je vse našteto vrednost le, če so izpolnjeni trije pogoji, ..:

- informacije se prenesejo na zadevnega delavca;

- to se naredi ob pravem času;

- Oblika, v kateri so predstavljene informacije, je precej preprosta in razumljiva.

Če povzamemo vse zgoraj navedeno, lahko rečemo, da je poslovni proces tok informacij, ki odgovarja na tri vprašanja: kaj, kje in kdaj. Da bi zagotovili, da je delo opravljeno gladko in neprekinjeno, je potrebno določiti njegove sestavne dele. V tem primeru ne bo podvajanja nalog, brez izvajalca ali prostega časa.

Ko je poslovni proces jasno opredeljen, vsak zaposleni preneha biti nenadomestljiv. Ne pozabite, koliko krat je moral čakati, kdaj bo prišlo do bolnišnice (ali vrnitev s počitnic) nekdo sodelavcem v vaši odsotnosti na telefonu samo ne ustavi zvonjenje, in vsakdo poskuša ugotoviti, kaj in kako delaš. In če ste se odzvali na zahtevo vodstva in opravili precej podroben opis poslovnih procesov, potem lahko mirno vzpodbujate in se sprostite, včasih pa tudi na večerji ...

Če pogledamo na formalni jezik definicij, bomo trdili, da pri opisovanju poslovnih procesov podjetje postavlja takšne cilje:

• razumeti splošno strukturo organizacije dejavnosti in določiti dinamiko njenega razvoja;
• Ugotovite trenutne probleme in priložnosti za njihovo premagovanje;
• ustvariti sistem ciljev in ciljev, ki je razumljiv za vse udeležence (razvijalce, uporabnike, stranke itd.);
• oblikovati zahteve za potrebno programsko opremo.

Seveda opis poslovnega procesa sama po sebi ni zanimiva. Ampak tukaj za prenovo je najpomembnejša naloga. Le z razumevanjem strukturo odnosa, in način pretoka informacij, lahko govorimo o ponovni razmislek semantično obremenitve tako za podjetja in njegovih posameznih divizij. Vendar pa bi morale biti izvedene reorganizacije, da bi dosegli nekatere cilje: izboljšanje kakovosti storitve strankam biti zmanjšanje zatrat- zagotavlja več svobode pri odločitvah izvajalcev (zmanjšanje glede na izvedbo del), itd ...

Enostavna klasifikacija

Najpogosteje je treba opisati informacijski poslovni procesi se pojavlja v podjetjih s funkcionalno usmerjeno strukturo. Dejstvo je, da cilje in cilje različni oddelki lahko nasprotujejo drug drugemu. In to ne bo vodilo le v zmanjšanje dobičkonosnosti podjetja, temveč tudi na padec konkurenčnosti.

Sodoben pristop do upravljanja je vse bolj usmerjen v proces. Vsa dela se obravnavajo kot določen nabor procesov (vsaka od njih je sestavljena iz ene ali več preprostih postopkov). Za formalizacijo in standardizacijo tega pristopa se takšne kategorije procesov sprejmejo (klasifikacija poteka glede na dodano vrednost proizvoda):

• glavni so tisti, s katerimi podjetje prejme dohodek: proizvodnja, trženje, oskrba;
• vodje - tisti, ki določajo cilje in cilje za enote in posebne izvajalce;
• podpirajo - tiste, ki zagotavljajo proizvodnjo virov, vendar ne dodajajo vrednosti končnemu izdelku: usposabljanje in izbor osebja, finančna podpora, pravno varstvo itd.

Poleg že omenjene neodvisnosti od človeškega faktorja in poenostavljene prilagoditve novih zaposlenih opis poslovnih procesov omogoča učinkovitejše upravljanje stroškov poslovanja družbe.

Lastnosti

Zdaj postane jasno, da je za upravljanje podjetja potrebno ne le identificirati medsebojno povezanih tokov informacij, temveč tudi jasno opisati vse dejavnosti. Ker smo že vedeli, da je poslovni proces - je del celotnega dela, ki poteka od ene osebe na drugo (v vašem funkcionalna enota ali ne - ni važno), nato pa na dejstvo, da se vse, kar je v svetu lahko enotno. In poklicna dejavnost - še toliko bolj.

Ne glede na obseg dejavnosti lahko vsak poslovni proces opišemo z enakimi značilnostmi.

- Meja je začetek in konec preproste operacije.

- Lastnik je zaposleni v podjetju, ki ima ne samo lastna sredstva za delo, ampak tudi načrtuje, analizira, upravlja proces, in kar je najpomembnejše, je odgovoren za rezultat.

- Prijava - informacije prejeto sporočilo v kakršni koli obliki sprejeto v podjetju, ki določa, da je treba podatke in označuje začetek procesa.

- Izhod je informacija ali materializirani del izdelka, ki ga porabi stranka zunaj izvajalca.

- Izvajalec je osebje podjetja, ki se ukvarja z enim postopkom.

- Viri - materialni ali informacijski del dejavnosti, ki se med operacijo ne spreminja (vendar le olajša preoblikovanje dohodnih informacij v končni izdelek).

- Nadzor kakovosti - sektorski ali notranji (ki ga vodijo upravljavci podjetja), ki omogočajo ugotavljanje učinkovitosti dela.

Obvezna izbira osnovnih procesov

Seveda vsaka družba ne potrebuje opisa poslovnih procesov. Kljub temu pa obstajajo številni primeri, v katerih ne moremo storiti brez te mučne zaposlitve. Naj navedemo glavno:

• Dejavnost podjetja je avtomatizirana. V tem primeru diagram poslovnih procesov prevede potrebe kupca v jezik, ki ga programator razume.
• Izboljšanje dejavnosti družbe. Ne samo modernizacija opreme in tehnologij pripomore k izboljšanju končnega izdelka, optimizacija poslovnih procesov omogoča prepoznavanje vseh prednosti in pomanjkljivosti dela ter sprejemanje ustreznih upravljavskih odločitev.
• Certificiranje organizacije po mednarodnih standardih (ISO). Ustvarjen je enoten sistem vodenja kakovosti za vse zaposlene.

Kako uporabniku predstaviti opis

Modeliranje poslovnih procesov zahteva opis vsakega elementa. Kako lahko to storimo brez bremena za organizacijo? V svetovni praksi so bile sprejete tri glavne metode: besedilo, grafika in tabela.

Besedilo vsebuje opis celotnega poteka dela v preprostem in razumljivem zaporedju. Oblika in vsebina sta lahko prosta (če mednarodni ali industrijski standardi še niso razviti) in urejeni dokumenti. Na primer: prodajni oddelek prenaša računovodsko dokumentacijo za obdobje po oddelku zaposlenih v oddelku za načrtovanje rutinsko analitično delo opravi za določitev porazdelitve in dinamika morali morebitne prilagoditve proizvodno rezultat oddelka za načrtovanje se prenaša na oddelku za marketing, kjer analiza rastnih faktorjev (spada) trženje in in tako naprej.

Grafični diagram poslovnega procesa vam omogoča vizualizacijo rezultata analitičnega dela. Ni treba opozoriti, da je vizualno zaznavanje informacij najbolj učinkovito. Zato nam vse vrste grafov in diagramov omogočajo hitro razumevanje, kaj se dogaja in najti pravo rešitev.

V tistih primerih, ko je glavna naloga reformiranja dejavnosti optimizacija poslovnih procesov, je smiselno uporabiti tabelarno obliko njihovega opisa. Z njeno pomočjo je lažje razumeti zaporedje akcij in smeri informacijskih tokov. Vrsta plošča ne vsebuje le opis delovanja rednih enot, pa tudi grafi vhodnih in izhodnih dokumentov, naslov (se lahko določi kot celotne enote in posameznega zaposlenega) in tako naprej. D.

Kako pravilno opisati poslovni proces

Ni dovolj za analizo poslovnih procesov. Najpomembnejše v tej zadevi je pravilnost, a istočasno tudi preprostost opisa. Prvič, jasno je treba navesti ime posameznega postopka. To bo pomagalo razumeti njegove osnovne značilnosti, logiko izvajanja in postaviti v celotno verigo proizvodnih dejavnosti.

Nato morate določiti, katere vhodne informacije so potrebne za običajno izvajanje naloge, in tudi navedite varnost virov. Zapisano zaporedje preprostih postopkov, ki jih sestavljajo, vam bodo pomagale, da ne boste ničesar zamudili in ne pozabili.

Modeliranje poslovnih procesov ne more storiti brez navedbe lastnika procesa in sistema za spremljanje napredka pri njegovem izvajanju. V ta namen je treba upoštevati regulativne roke za delo v opisu in seznam dokumentov, ki se prenesejo na naslednjo povezavo. Če želite poenostaviti, mora biti opis takšen: "hellip-po prodajni analizi za poročevalsko obdobje, zaposleni v oddelku za načrtovanje izpolni uveljavljen obrazec (tabela), ki preide na oddelek za trženje ..."

Poenostavljen diagram opisa proizvodnih procesov

Pri pisanju opisa zaposleni pogosto srečujejo z dejstvom, da ne vedo, kako verbalno prenesti vsebino svojega dela. Da bi sistem poslovnih procesov postal jasen in strukturiran, lahko ustvarite beležko. Odraža ta vprašanja, na katerih je treba dati jasen in maksimalno podroben odgovor. Torej, kakšna so ta vprašanja?

• Kaj? Opisuje, kaj natančno je storjeno v tej operaciji.
• Zakaj? Prenosi namen operacije.
• Kdaj? Določa, kdo sproži izvedbo.
• Kdo? Pokliče določene izvajalce.
• Kako? Navede potrebna sredstva.

Razvoj poslovnih procesov pomeni, da lahko uporabite vse metode opisa. Tako bomo dobili najbolj podrobno shemo izvajanja dela. Grafična različica bo razkrila medsebojne povezave funkcionalnih enot, tabelarični in besedilo pa bodo vsebovali vsebino posamezne operacije. Na žalost je avtomatizacija poslovnih procesov brez zamudnega predhodnega dela nemogoča.

Kako zbirati informacije

V praksi obstaja veliko načinov za pridobitev informacij, ki jih potrebujete. Najprej morate analizirati regulativne dokumente, ki vodijo zaposlene v podjetju. Potem je treba osebne razgovore opraviti z vsakim neposredno izvajalcem, da bi opisali vsebino njegovega dela. Nadalje, za pojasnitev in razjasnitev spornih točk morajo svetovalci analitikov uporabljati opazovanje napredka poslovnih procesov.

Če se celovito obrnemo na nalogo, avtomatizacija poslovnih procesov ne bo videti tako dolgočasna in neuporabna.

Delovna skupina

In še vedno, če je glavna naloga podjetja avtomatizacija poslovnih procesov, vendar upravljanje ne namerava vključiti zunanjih svetovalnih podjetij, se postavlja vprašanje: "Kje začeti?" Prvič, delovna skupina je ustvarjena od zaposlenih v podjetju. Zaželeno je, da so člani delovne skupine odlični analitične sposobnosti in sposobnost poslušanja. Konec koncev, kot že rečeno, večino dela sestavljajo osebni razgovori z izvajalci poslovnih procesov.

Nadalje je potrebno narediti resnično sliko o delovanju sistema. Ker je podjetje pred modernizacijo delalo in prineslo dobiček, verjetno ni potrebno govoriti o popolnem prestrukturiranju. Zato je treba v času optimizacije določiti sistem in smeri informacijskih tokov.

Kaj vsebuje opis

Da bi se izognili zmedi in nesporazumom pri opisu poslovnih procesov, strokovnjaki priporočajo uporabo procesnih zemljevidov. To so standardizirani dokumenti, ki omogočajo združevanje vseh dejanj ne glede na sfero vpliva izvajalca in zapletenost opisanega postopka.

Vsak opis se lahko razdeli na takšne komponente:

• enotna oblika postopka (najpogosteje tabela);
• zemljevid poslovnega procesa (lahko ga predstavljamo v kakršni koli obliki - opis besedila, grafični predmet ali tabela);
• poti (vhodni in izhodni tokovi informacij, virov in financ);
• matrike različnih poslovnih procesov (tabela interakcij različnih procesov, ki omogoča identifikacijo glavnih in sekundarnih tokov in operacij);
• diagram poteka (algoritem za izvedbo poslovnega procesa);
• razširjen opis besedila;
• Dokumentacija (izdelava dokumentov, ki potrjujejo izvedbo postopka);
• identifikacija kazalnikov poslovnih procesov (iskanje značilnosti in kazalnikov, s katerimi je mogoče nadzorovati ne samo napredek izvajanja, ampak tudi kakovost);
• predpisi (preprosto, opis delovnega mesta).

Kazalniki

Kakor je bilo večkrat poudarjeno, mora biti vsak postopek izmerjen. To je potrebno predvsem za oceno učinkovitosti vseh dejavnosti podjetja. Večina strokovnjakov priporoča testiranje poslovnih procesov za štiri kazalnike: čas, stroške, kakovost in količino.

Ampak modeli poslovnih procesov dinamičen in raznolik. Zato pogosto ni dovolj, da bi ocenili samo hitrost dela, treba je upoštevati delovne pogoje in infrastrukturo podjetja. Poleg tega praktično vse panoge ne morejo obstajati brez dobaviteljev, financ, logistike in partnerjev. To so tudi merljivi kazalniki.

In, seveda, ne smemo pozabiti na informacije in človeški dejavnik. Višja raven strokovnega usposabljanja, manj časa bo potrebno, da se seznanite z navodili in dohodnimi informacijami.

V središču večine metodologij modeliranja so zdaj načela strukturne analize in oblikovanja (SADT - strukturirana analiza in oblikovalska tehnika), pa tudi nekateri algoritemski jeziki. Lahko govorite o obstoju več osnovnih modelov analize poslovnih procesov:

- Modeliranje poslovnih procesov - dejansko modeliranje - razkriva funkcionalno stran podjetja.

- Modeliranje toka dela - opisuje potek dela in je podoben izdelavi diagramov poteka.

- Modeliranje toka podatkov - za razliko od prejšnjega, opisuje tokove podatkov (informacije) - je zasnovan za sestavljanje zaporedja operacij.

Cikel Shouhart-Deming

Velike poslovne procese (1C vam omogoča, da jih izberete s splošnega seznama) priporočamo, da jih opišete v ločenem dokumentu, imenovanem »Delovni načrt«. Vse, kar je manj pomembno ali je sestavljeno iz majhnega števila preprostih operacij, je običajno opisano v opisih delovnih mest.

Pri pripravi predpisov je treba upoštevati pogoje cikla nenehnega izboljševanja dejavnosti podjetja (model Shuhart-Deming). Njene določbe navajajo, da optimizacija in izboljšava sta neskončni procesi. To pomeni, da pri upravljanju podjetja obstaja določen zaprt cikel, ki ga sestavljajo takšne odločitve uprave: načrtovanje, izvajanje, nadzor, prilagoditev.

Pri oblikovanju predpisov je treba upoštevati načela, ki zagotavljajo skladnost modela Shuhart-Deming:

1. Izračun načrtovanih kazalnikov za prihodnje obdobje.
2. Analiza dinamike odstopanj in dokumentacije domnevnih vzrokov.
3. Določitev korektivnih operacij in analiza njihove učinkovitosti.

Razvoj modela bi moral potekati v skladu s poslovnimi pravili. Običajno zakonodajna podlaga države, na ozemlju katere podjetje deluje, deluje kot splošno sprejeta pravila. Druga osnova modela je korporativna politika družbe.

Predstavljamo sistem vodenja kakovosti, je treba skrbeti za razvoj in poenotenje poslovnih procesov. Kot smo že omenili na začetku članka - ne vedno osebje podjetja razume pomen začetka modernizacije. Zagotavljanje vsakemu zaposlenemu pomembnost ustvarjanja učinkovitega modela poslovnih procesov je naloga najvišjega vodstva.

Navsezadnje natančno prilagojen in skrbno razvit sistem ne bo le olajšal sprejem potrdil o skladnosti z mednarodnimi standardi kakovosti ISO 9001: 2008, temveč tudi znatno povečal učinkovitost vsakega zaposlenega.

Oba dejavnika vodita do povečanja konkurenčnosti na trgu, kar pa ima ugodne učinke na vlagatelje in kupce.