Oblikovanje primerov. Osebna datoteka zaposlenega: dokumenti, referenčni triki, obdobja shranjevanja

Oblikovanje primerov zaposlenih je postopek, ki je obvezen za skoraj vsa podjetja. V skladu s pravili, določenimi v Rusiji, mora vsak delodajalec imeti enotno datoteko za vsakega zaposlenega. Ta dokument je sposoben opredeliti podrejene osebe od svoje samozaposlitve. Osebne zadeve najdemo ne le pri delu, temveč tudi na univerzi. V vsakem primeru je ta dokument pomemben. Pravilno mora biti oblikovana. Ampak kako se to lahko naredi? V katerih primerih ni treba hraniti takšne dokumentacije? Kaj lahko in ne morete postaviti v osebno zadevo? Ni tako težko razumeti vsega tega, kot se zdi.

Opredelitev osebne datoteke

Osebna dokumentacija zaposlenega je nekakšen dokument, v katerem je shranjena vsa dokumentacija relativnega specifičnega okvira. Sestavljen je iz kritja in posebnih dokumentov, ki se nanašajo na podrejenega.

Takšna dokumentacija se ustvarja od trenutka posredovanja zaposlitve. In to mora voditi do odpusta zaposlenega. Potem se datoteka prenese v arhiv za shranjevanje. Ta dokument ne morete izbrisati za določen čas.

Oblikovanje primerov je daleč od najbolj obvezujočega postopka. V nekaterih primerih ga lahko izognete. Toda potem bo zelo težko zbirati podatke o določenem podrejeniku. Običajno se ta postopek izvaja v velikih organizacijah. Ustvari se celotna baza podatkov, v kateri so informacije prikazane za vsako podrejeno osebo.

Potrebno ali neobvezno?

Že omenjeno je bilo, da ni treba opravljati dejavnosti zaposlenih. Toda na vsakem samospoštovanju podjetja obstaja takšna dokumentacija. Kadar je oblikovanje dokumentacije obvezno, in ko ne?

Zakonodaja ni predpisana pravila o tem vprašanju. Toda v praksi se izkaže, da velika podjetja oblikujejo osebne zadeve na svojih podrejenih, majhna pa ne. Priporočljivo je obravnavati to vprašanje podjetjem z velikim prometom zaposlenih.

Osebne zadeve pogosto organizirajo ne na vseh podrejenih, temveč le na določenih kategorijah zaposlenih. Najpogosteje so:

• voditelji;
• namestniki direktorjev;
• vodilni strokovnjaki v podjetju;
• zaposleni, ki delajo z materialnimi vrednotami (na primer blagajniki);
• ljudje, ki imajo možnost kariere.

Priporočljivo je, da ni lenoben in da tovrstno dokumentacijo vodite na vseh podrejenih. Postopek oblikovanja primerov zaposlenih ni tako težko zapomniti. Tukaj lahko shranite samo daleč od vseh dokumentov, ki odražajo podatke o okvirju. Katere značilnosti procesa naj se spomnim? Tudi najmanjša kršitev za delodajalca se lahko izkaže na najboljši način. Zato moramo skrbno preučiti nalogo.

Skladiščenje

Rečeno je bilo, da so osebne zadeve podrejenih, tudi potem, ko je oseba, levo, še vedno z družbo. Na svojih rokah se ne izdajajo, ampak se shranijo v posebne arhive. Dovoljeno je celo elektronsko shranjevanje informacij o okvirjih. Toda v papirni različici primera bi morali potekati.

Obstaja nekaj pravil, ki jih bo šef moral spremljati. Ohranjanje primera je skoraj neskončni postopek. Te listine ne morete uničiti 75 let od trenutka prenehanja delovne sile.

Zato se mnoga podjetja trudijo, da se ne zbirajo informacije o nekaterih podrejenih. Veliko število korporacij obstaja že več kot 75 let. Podjetja pogosto odpirajo in zapirajo, osebne datoteke pa ostanejo v arhivih.

Za poenostavitev shranjevanja dokumentacije so izumili različna pravila. V bistvu se shranjevanje teh dokumentov pojavi po razvrščanju po abecednem vrstnem redu. Prav tako je priporočljivo ustvariti arhive po letih. Ta pristop bo poenostavil iskanje informacij o zaposlenih, ki so v določenem času zaposlili podjetje.

V tej zadevi je še ena značilnost. Težava je, da so nekatere osebne datoteke trajno shranjene v arhivu podjetja. In se ne uniči niti 10 let ali več, 100. V skladu s tem pravilom voditelji dokumentacije padec organizacije, pa tudi če gre za javne uslužbence. Ne pozabite na podrejene, ki imajo nagrade, medalje in različne naslove.

Dostop

Naslednji trenutek je stvar dostopa do preučene dokumentacije. Podatki o zaposlenim pogosto vsebujejo podatke, namenjene izključno delodajalcu. In ne poznajo večine delavcev.

Pogosto se zgodi šifriran, dostop do njih je samo na glavni družbe, kot tudi pri zaposlenih, ki se tvori. Preprosti podrejeni ne smejo prikazovati zbranih podatkov.

Delodajalec zagotavlja zaupnost zaposlenih. Te vrste informacij ne delijo splošne javnosti. Na zahtevo se osebju na dan odpovedi pošljejo kopije dokumentacije. Družba je odgovorna podrejeni za varnost informacij, ki so na voljo v osebnih zadevah.

Prav tako je treba spomniti enkrat za vselej - dokumentacija se ne izdaja podrejenim pod nobenim izgovorom. Zaposleni nimajo pravice do osebnih datotek, kot tudi zahtevati njihovo izročitev. Šele ko odidete, lahko od tukaj zahtevate podatke. Delodajalec v okvire izdaja samo kopije podatkov, shranjenih v osebnih datotekah. Drugi ni potreben. Noben podrejenec nima pravice umakniti te dokumentacije iz prenosa v drugo družbo ali s končno ukinitvijo iz zaposlitve. To je bilo že povedano - vsak delodajalec vodi dokumentacijo za zaposlene za 75 let. To obdobje se lahko v določenih okoliščinah poveča.

Obvezne sestavine osebnih zadev

Zdaj malo o tem, kako točno je takšna dokumentacija. Dejansko pravila za oblikovanje podrejenih zadev niso zakonsko določena. O tem vprašanju odloča vodstvo podjetja. Sama določi, katere informacije je treba shraniti in kako sistematizirati datoteke podrejenih. To je glavni problem celotnega procesa formacije.

Vendar pa je glede na izbiro pravil, nekateri podatki v vsakem primeru bo treba hraniti v osebni spis. Katere dokumente najdete v vseh takšnih dokumentih? To so:

• vprašalnike vlagatelja;
• vloge za zaposlitev;
• naročila za opravljanje delovnega mesta;
• zahtevki za razrešitev (če obstajajo);
• naloge za odpust;
• deluje na izdajo delovnega zapisnika (na zahtevo ali ko je podrejeni odpuščen).

Zgornji seznam je obvezen. Ampak z drugimi informacijami lahko pride do nekaterih težav. Navsezadnje se vse informacije o podrejenih osebah ne morejo vpisati v zasebno zadevo. O tem obstaja nekaj omejitev. Na kakšnih točkah bi moral biti pozoren, da bi se izognili pritožbam o nepravilnem oblikovanju osebnih dosjejev osebja?

Prepovedi

Pravzaprav, če se resnično ukvarjate z vsemi vprašanji registracije in oblikovanja osebne dokumentacije zaposlenih, se lahko zmede. Zato morate pred zagonom arhiva zapomniti le nekaj funkcij. Namesto tega prepovedi. Relevantna so za vsa podjetja, ne glede na veljavna pravila. Ne morete:

1. Na enem mestu hranite začasne in stalne dokumente. V dokumentaciji delavcev morajo biti ločeni kraji, tako da lahko papirje, ki so začasno v osebni datoteki Zagotavlja tudi shranjevanje osnovnih informacij.
2. "Propagiraj" dokumentacijo. Ne priporočamo shranjevanja dokumentov v zadevah zaposlenih z dvojniki. V eni mapi - en izvod.
3. Vnos preveč osebnih podatkov. Na primer o verskih prepričanjih. Take informacije za delodajalce se na splošno štejejo za odvečne. Zato je oblikovanje zadeve se lahko shrani uporaben le v dokumentaciji delodajalca, ki odraža kakovost dela podrejenih.

Katere specifične dokumente lahko vsebujejo zadevna dokumentacija? Kaj, poleg zgoraj navedenih listin, v praksi poteka v osebnih zadevah? Da bi se izognili napakam, lahko sledite nasvetom za zbiranje informacij za osebje dokumentacije.

Skupna dokumentacija

Sestava osebne datoteke je raznolika. Že rečeno je, da podjetje sama določi pravila za vzdrževanje te dokumentacije. Zato je nemogoče natančno povedati, kaj je v arhivu. Dokumenti, ki se srečujejo neomejeno, so že navedeni. Da bi se izognili napakam, je bil izumljen določen seznam vrednostnih papirjev, sprejetih v skladišče. Kaj mora biti v osebni datoteki? Če izključite prej navedene predmete, ostane (v obliki kopij pretežno):

• kopijo potnega lista državljana;
• SNILS podrejeni (kopijo);
• INN (ne izvirnik);
• vojaška vozovnica;
• dokument (i) o izobraževanju;
• fotografije (niso osebne, oblikovane za vprašalnike);
• značilnosti pretekle zaposlitve (če obstajajo);
• opis delovnega mesta za službo;
• avtobiografija.

Ne pozabite, da vsak odgovoren delodajalec, da bi se spoštoval delovne procese, pa tudi zagotoviti svojo lastno varnost, naredi različna dejanja. Na primer, o zavrnitvi podpisa vrstni red odpovedi. Takšno dokumentacijo je treba hraniti tudi v zasebnih datotekah. Rezultati certifikacijskega dela in drugih nalogov, ki vplivajo na delo tega ali tega okvira, so le nekaj točk, ki jih je mogoče dodati dokumentaciji.

Druga pomembna točka je shranjevanje tako imenovanega inventarja osebnih datotek. Dokument, ki lahko delodajalcu prinese veliko težav. V vsaki osebni zadevi mora biti obvezna. V nasprotnem primeru lahko krivite vodstvo, da so nekateri dokumenti nezakonito pritrjeni. Osebni zapis je poseben dokument, ki navaja celotno dokumentacijo, ki je priložena mapi. Nahaja se na samem začetku dosjeja. Brez popisa lahko ima delodajalec težave. Zaposleni lahko obtoži ponarejanja ali kraje določenih dokumentov.

Oblikovanje osebnega primera - postopek ni tako težak, če je za to ustrezno pripravljen. Delodajalec bi moral preprosto vnesti vse pomembne informacije o dejavnostih zaposlenega. Toda osebni podatki o osebju so prepovedani. Primer je bil že naveden z religijo. Družina sestava in lastnosti referenčna slike slave življenja - je tudi tabu.

Toda nekateri dosežki zaposlenega morajo biti opravljeni v osebnih zadevah. To ni obvezna komponenta, vendar je priporočljivo, da se ne zanemarja. Še posebej, ko gre za resnično nadarjen okvir. Vnese se lahko informacije o prejetih nagradah, nazivih, diplomah, medaljah, diplomah.

Ne preveč

Dokumenti v osebni datoteki so lahko različni, kar je razumljivo. Natančen seznam določi vsako podjetje po presoji upravitelja. Najpogostejši seznam dokumentov je že naveden. Pri ustvarjanju in vzdrževanju dokumentacije je treba upoštevati eno majhno pravilo. To je obvezna postavka, katere kršitev ni dovoljena. Vodenje osebnih zadev je odgovoren poklic. Zahteva posebno pozornost.

Gre za velikost osebnih datotek. V skladu z uveljavljenimi pravili lahko rečemo, da debelina mape, dodeljene dokumentaciji določenega okvira, ne sme presegati 4 cm. Če je glasnost večja od določene meje, je bolje začeti novo podjetje. In samo nekako označite pod krinko nadaljevanja obstoječe dokumentacije.

V praksi zelo redko obstajajo primeri, ki v debelini dosežejo več kot 4 cm. Zato se morate spomniti pravila in ne skrbite, če tega ne storite. Če je okvirja veliko dokumentacije, se opravi poseben pregled. Po njegovih rezultatih se delodajalec odloči razdeliti datoteko na več delov.

Osnovne zahteve

Vrstni red oblikovanja primerov je preprost. Zadostuje, da ugotovite, katero dokumentacijo lahko shranite tukaj. Nato se spomnite prej omenjenih omejitev. In potem se podjetje že ustvarja. Prvi korak je ustvariti kritje. Dovolj je kupiti posebne mape, imenovane "Zadeva". Običajno hranijo vse dokumente tega ali tega okvira.

Naslednje na naslovni strani (v tem primeru na pokrovu mape) so zapisane osebne informacije o okvirju. Imeno - polno ime. Datum začetka dokumentacije je obvezen na dnu. Kaj mora biti v osebni datoteki?

Prva stran je priložena inventuri. Lahko ga zanemarite, vendar ni priporočljivo. Ta dokument veliko olajša življenje in delodajalca odstrani nekaj odgovornosti za varnost nosilcev informacij, ki so v dokumentaciji - kar ni navedeno v popisu, ni shranjeno v osebni datoteki.

Po tem se v mapo nahajajo številni dokumenti, ki so neposredno povezani z podrejenim. Tako se oblikuje sestava osebnega primera. Priporočljivo je, da se kopije ali izvirnike dokumentov, ki so jih prejeli - profil prvega pritožnika, nato zahtevek za delo, pismo delodajalca o imenovanju na določen položaj, in tako naprej. Zadeva se zaključi s sklepom o odpovedi in podpisanim aktom o prejemu delovne knjige.

To ni vse. Postopek oblikovanja primerov je težko delo, čeprav je razmeroma enostavno. Obstaja še ena majhna omejitev, ki lahko delodajalcu povzroči nekaj neprijetnosti. Osebje, ki izvaja podatke v osebnih datotekah podrejenih, mora spremljati število listov v mapi. Ne smejo biti več kot 250 kosov. V presežku se zažene drugi del osebne datoteke za tega ali tega delavca.

Journal

Zdaj je jasno, kako oblikovanje primerov zaposlenih v podjetjih. To ni konec procesa. Če se je podjetje odločilo za tovrstno dokumentacijo, mora imeti poseben dnevnik osebnih datotek. Kaj je to?

Ta komponenta je seznam vseh razpoložljivih dosjejev za zaposlene. Tukaj so objavljene številke začetih primerov, osebni (osebni) podatki podrejenih, datum nastanka teh ali drugih "osebnih map".

Nobenega vzorca revije ni. Delodajalec ima vso pravico ustvariti takšen arhiv podatkov po lastni presoji. V zadnjem času je zelo pogosta oblika elektronska revija. Dobra ideja za tiste, ki se resnično ne želijo ukvarjati s papirologijo. Glavna stvar je pravočasno izpolniti ustrezna področja revije. Nato lahko brez težav najdete informacije o vsakem zaposlenem.

Zaključek

Od zdaj naprej je jasno, kako se odvija nastajanje osebnega podjetja. To je zelo preprost, vendar zmeden proces, katerega postopek za izvajanje ni določen v zakonodaji Ruske federacije. Delodajalci samostojno vzpostavijo dokumente, ki bodo shranjeni v osebnih datotekah. Obrazec za predložitev informacij prav tako se lahko izbere.

Priporočljivo je, da osebnih datotek ne uporabite izvirnih dokumentov - samo kopije v enem izvodu. V dokumentacijo zaposlenih se bo treba posvetiti s posebno pozornostjo - uhajanje informacij, ki se vnesejo v tovrstno dokumentacijo, lahko prinese glavo problema. Konec koncev, ko zbira podatke o podrejenih, kot je že omenjeno, se delodajalec zaveže, da bo zagotovil popolno zaupnost informacij. To pravilo velja za čas dela in za celotno obdobje shranjevanja dokumentacije po odpustu okvira. To je vse. Osnovne informacije o nastanku primerov kadrov so preučevali v celoti. Značilnosti in sestava tega procesa morajo biti znane vsakemu podjetju. Nekateri ljudje na splošno ne poskušajo to storiti. Registracija primerov (osebno) ni obvezna, ampak zelo koristna za delodajalca.