Pisarniško delo - kaj je to? Pisarniško delo in obtok dokumentov

Uspeh mnogih organizacij je odvisen od dobro zasnovanega dela. Vsak zaposleni, in še toliko bolj, mora razumeti pisarniško delo. Kaj je to, kakšne so njene značilnosti, glavne vrste in kaj se upošteva pri organizaciji dela?

Osnovni pojmi

Vsako podjetje, ne glede na status in število zaposlenih, v okviru svojih dejavnosti proizvaja in obdeluje veliko število dokumentov. Vsi se nanašajo na organizacijske in administrativne dokumente. Glavni pojmi v tej zadevi vključujejo pisarniško delo in kroženje dokumentov.

Pisarniško delo se imenuje vrsta dejavnosti, ki zagotavlja oblikovanje uradnih dokumentov in organizira delo z njimi. Upravljanje dokumentov se nato obravnava kot vrsta dejavnosti, katere namen je organiziranje pretoka dokumentov v družbi od trenutka, ko so bili ustvarjeni ali prejeti do trenutka dokončanja dela z njimi (pošiljanje naslovniku, dostava v arhiv).

Pogosto za pisarniško delo organizacija razporedi enega ali več zaposlenih, ki nadzirajo proces.

Nobeno podjetje ne more obstajati neodvisno od zakona. To ureja pisarniško delo in kroženje dokumentov. Vprašanja na teh področjih rešujejo sekretarji, arhivisti in zaposleni v kadrovskem oddelku.

Pisarniško delo temelji na določanju podatkov z izdelavo papirja ali elektronskega akta. V zvezi s tem je obtok dokumenta, to je premikanje dokumenta od trenutka, ko je bil ustvarjen do njegove izvedbe. Obtok dokumentov lahko razdelimo na notranje in zunanje.

Notranji promet z dokumenti je predstavljen v naslednjih fazah:

1. Razvoj osnutka dokumenta.
2. Usklajevanje z upravljanjem.
3. Podpis dokumenta.
4. Registracija dokumenta: datum in številka (po objavi dokumenta, za katerega se šteje, da je sprejet za izvršitev).
5. Pošiljanje informacij naslovniku in nadzoru.
6. Izvedba.
7. Objava izpolnjenega dokumenta.
8. Uničenje ali arhiviranje dokumentov, ki so potekli.

Zunanji promet vključuje naslednje faze:

1. Prejem dokumenta v podjetju.
2. Prijava prejete dokumentacije (potrebno je nadzorovati izvajanje dokumentov).
3. Delo s korespondenco: seznanitev, izvedba.
4. Po potrebi odgovorite.
5. Prijava v arhivu ali uničenje.

V zvezi z upravljanjem je tok dokumenta:

• naraščajoče (od podrejenega na šefa);
• padajoče (od oblasti do podrejenih);
• horizontalno (med podrejenimi).

Vsako gibanje katerega koli dokumenta mora biti zabeleženo v posebnem dnevniku. To je lahko dnevnik, dokumentna kartica, elektronski dnevnik itd.

Kdo je odgovoren

Nekateri zaposleni sploh ne hodijo v pisarno. Kaj je, tajnica dobro ve, ker je njegova neposredna dolžnost spremljati pretok dokumentov v organizaciji. Sekretariat mora opravljati glavne funkcije zagotavljanja pisarne z dokumenti. Glede na obliko in značilnost dela se lahko delovni tok razdeli na:

1. Centralizirano. Celoten sekretariat je v enem oddelku in je podrejen enemu nadrejenemu. Lahko je višji tajnik ali uradnik.
2. Decentralizirano. Sekretarji, pa tudi tisti zaposleni, ki lahko opravljajo svoje naloge, delajo v različnih delih družbe in so podrejeni različnim načelnikom.
3. Mešano. Pogosto ga najdemo v velikih podjetjih. Organizacija pisarniškega dela bo neposredno odvisna od tega, kakšna vrsta sekretariata je sprejeta.

V manjših organizacijah lahko funkcijo uradnika opravlja vsak zaposleni, ki mu je ta naloga dodeljena, ali sam upravitelj. Če delavec v pogodbi o zaposlitvi teh predpisov ne predpiše, je za njihovo izvedbo treba izdati dodaten dogovor, kjer bodo navedeni, in tudi znesek denarne nagrade za opravljanje dolžnosti uradnika.

Navodila

Ne glede na velikost podjetja in obliko, upravljavec ne bi smel zanemariti razpoložljivosti navodil za vodenje evidence.

Navodilo ni le normativno dejanje, ki omogoča pisarniško delo. Kaj je to? To je notranji dokument družbe, ki ga odobri upravni nalog, ki nima datumov poteka.

Tukaj so predpisane glavne faze gibanja dokumentov, podan je seznam uradnikov, ki so pooblaščeni za podpisovanje dokumenta, podani so vzorci izpolnjevanja in izpolnjevanja obrazcev.

Vodenje kadrov

Razmislimo o kadrovskem uradu. Kaj je to? Če je v organizaciji vsaj en delavec, so za njo nujno zbrani ustrezni dokumenti.

Upravljanje evidence osebja se razume kot gibanje posebnih dokumentov, povezanih z delovno aktivnostjo državljana. V mnogih primerih je vzdrževanje te vrste dokumentacije zaupano kadrovskemu oddelku. Od delavca morajo prejeti dokumente, jih obdelati in hraniti v skladu s pravili Pravilnika. Poleg tega njihove naloge vključujejo obdelavo osebnih podatkov, vključno s tajnimi podatki.

Osebno pisarniško delo se izvaja ločeno od splošne, v skladu s pravili o zaupnosti.

Optimizacija

V dobi visoke tehnologije in informatizacije obstaja veliko podjetij, ki niso majhna, ki še naprej vodijo papirnino. Dokumenti vodenja evidence so še vedno registrirani v navadnih revijah, pisma pa po pošti.

Prvič, to je posledica nepripravljenosti zaposlenih, da se preusmerijo, in drugič, vsi nimajo finančne podpore. Toda vsak vodja mora razumeti, da znatne naložbe v optimizacijo v prihodnosti lahko bistveno zmanjšajo stroške podjetja.