Servisna opomba: primer. Izdelava obvestila

Na interne dokumente organizacije mnogi zaposleni vedo le s pomočjo povedanega - zmedeni so s servisnimi opombami in so napačni. To krši osnovno funkcijo takšnih dokumentov - uradna komunikacija v ekipi, kar vodi do nemožnosti usklajenega dela. Zato je vprašanje sestavljanja sporoćila, njenih razlik in podobnosti z ostalimi dokumenti, specifikacija pisanja nujno.

Terminologija

Servisna opomba - sredstva komunikacije med uradniki, strukturnimi oddelki. Včasih je opredeljen kot dokument o izvedbi določene naloge / dela, čeprav ima lahko drugačen značaj. Vzorci, o katerih bomo razpravljali v tem članku, odražajo le možno vsebino beležke.

Uradno, razvrščevalec upravnih dokumentov ne vsebuje informacij o takem papirju kot beležki. Primer, kako ga napisati, ni zagotovljen, vendar to ne izniči dejstva, da je tak dokument v številnih razlogih razširjen na področju delovne sile.

Razlogi za uporabo

Storitvena opomba je znana kot pogosto uporabljeni podporni dokument. Odgovoren je za zagotavljanje komunikacije med elementi delovnega sistema, to je zaposlenih. Zakaj je tak dokument tako priljubljen? Mnogi delovni trenutki se lahko in jih je treba rešiti brez posredovanja vodilnih položajev - to dokazuje avtonomijo in učinkovitost oddelkov samostojno in kot sistem kot celoto.

Značilnosti

Za razliko od zgoraj omenjenih zabeležka sestavljen s tem, da slednja vključuje obdelavo višjih vrstah, z obvestilom, katerega primer se obravnava v nadaljevanju, tvori vez na horizontalni ravni. To je lahko klic upravitelju drugega oddelka ali vodje druge enote. V vsakem od primerov, medtem ko imajo omenjene osebe enakovredna delovna mesta, lahko o beležki govorimo. Ko pride do neenakosti, ga je treba zbrati memorandum o soglasju. Nekateri predstavljeni primeri so lahko dvoumni, razlogi za to pa bodo obravnavani pozneje.

Obseg servisnih opomb

Običajno so zapisana vprašanja o zagotavljanju: informacij, gospodarskih, logističnih ali organizacijskih. Pogosto beležka lahko vsebuje zahtevo ali predlog. Vsak od strukturnih elementov je ponavadi ena izmed prioritetnih tem in je v povezavi s področjem, na katerem deluje sam element.

Dekoracija

Registracija beležke poteka na enak način kot prijava poročila. Posledično se spremeni samo vsebina. Registracija uradnih zapiskov ureja GOST. To vam omogoča, da ohranite enotnost registracije vseh upravnih dokumentov.

Primer kako napisati napotek:

Informacijski in tehnični oddelek (na vrhu strani, na levi strani)

Načelniku varnostne službe (na vrhu, na desni strani) Lyubchenko R. L.

URADNA OPOMBA

14. 9. 2015 številka 11

V petek, 17. 9. 2015, bo nadomestila materialno in tehnično osnovo. V zvezi s tem prosim, da se naslednjim uslužbencem organizacije PE "AMIR" omogoči dostop do teh del:

1. Andeneko Sergej Gennadievič.
2. Miškov Lev Georgijevič.

Vodja oddelka (na levi strani) _response_ Antipov RD (na desni strani)

Oblika seznama nakazuje tipični format listov - A4.

Koristi

V bistvu analogni govorni sporocilo ima v predavalnici vec prednosti pred obicajnim delovnim komuniciranjem:

• konzerviranje v pisni obliki;
• uradna dokumentacija;
• udobje v primeru prenosa kompleksnih informacij;
• zmožnost prenosa enega sporočila na več ljudi hkrati.

Logično je posledica tega:

• možnost potrditi / zavrniti izjavo;
• jasno opredelitev naloge in jasno izvajanje naloge;
• pravočasnost izvajanja;
• učinkovitost dela.

Znak

Pisanje uradnega beležka ima lahko naslednji značaj:

• informacije (obveščanje, obveščanje, obveščanje itd.);
• pobuda (zahteva);
• poročanje.

Memo, primer, ki je bila predvidena zgoraj je informativne narave, kot vodja oddelka obvesti drugo o bližnjem izvedbo del, poleg tega pa daje enostavna navodila, da je treba storiti.

Zadnja dva elementa sta pogosto eden poleg drugega: memorandum je odgovor na pobudo (zahteva).

Struktura

Upoštevajte, kako pravilno napišite servisno obvestilo na podlagi navedenega primera. Torej, ta dokument mora vsebovati:

• zahtevo naslovnika (v tem primeru je vlogo tega opravil šef varovanja);
• ime dokumenta (ustrezni napis je bil tik pred besedilom);
• datum dokumenta;
• besedilo;
• zahtevo in podpis naslovnika (vodja oddelka za informiranje).

Besedilo se nato lahko razdeli tudi po strukturi. Res je, da je veliko bolj pogojno:

1. Prvi del opredeljuje osnovo in motiv za pisanje. V obvestilu o storitvi, katerega vzorec je bil predstavljen zgoraj, razloži zahtevo v prvem stavku.
2. Drugi del odraža bistvo: v primeru gre za besede "v povezavi ...".
3. Tretji del je končni. Lahko vsebuje izjavo o dejstvih, predlog ali zahtevo.

Servisna opomba, ki nam pomaga razumeti pravila oblikovanja, povezuje drugi in tretji del v eno. Ločitev postane bolj opazna v zapletenih zapisih. Tretji del je nujno prikazan v odzivnih dokumentih.

Styling

Čeprav je ta dokument omogoča prosto obliko, kakor tudi za vse druge upravljanje vrednostnih papirjev, da vedo, kako napisati beležko, morate svobodno izraziti svoje misli v poslovnem slogu, v resnici se uporablja pri pripravi vseh vrst dokumentacije.

Vrste

Opombe o storitvah nimajo jasne razvrstitve, temveč jih je mogoče pogojno razdeliti na vrste.

Na primer, obstaja obvestilo:

• o povečanju;
• za pridobitev;
• ob odpovedi itd.

Vsaka vrsta ima lastno specifikacijo črkovanja. Za boljše razumevanje načina pisanja sporoćila bodo podani tudi primeri.

O povečanju

Za zaposlene, ki menijo, da za svoje delo ne dobijo dovolj denarne odškodnine, je morda potrebna pisarna. Logično je, da se bodo najprej obrnili na svojega šefa - napisali bodo memorandum.

Pisarniško noto te vrste je napisal vodja oddelka zaposlenega, naslovljen na vodjo oddelka. Včasih je to tudi oddelek za človeške vire. Nato je sprva vprašanje komunikacijskega oddelka zaposlenega, ki želi prejemati večjo plačo in kadrovsko službo. Razlogi za povečanje plač (spremembe v obsegu dela, kvalifikacije zaposlenega itd.) Morajo nujno vsebovati uradno obvestilo.

Vzorec je predstavljen spodaj.

Oddelek za računovodstvo materialov

Generalni direktor državnega podjetja "Agro Darina" Aninikova G. L.

URADNA OPOMBA

09.04.2013 № 45

St. Petersburg

O povečanju plač Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna dela v PE "Agro Darina" od 4. marca 2011 v vlogi vodilnega strokovnjaka oddelka za računovodstvo opredmetenih osnovnih sredstev. Je usposobljen mojster njene obrti, ki prikazuje visoko produktivnost dela, točno, obvezno in izvršilno. Med svojim delom nisem prejel nobene disciplinske kazni. V zvezi z zgoraj navedenim vas prosim, da povečate plačo Furmanets Galina Viktorovna od 23.000 rubljev do 25.000 rubljev.

Vodja oddelka za računovodstvo materialnih sredstev Signature_Galkin S.A.

Povečanje ne pomeni samo povečanja nagrajevanja delavcev, ampak lahko pomeni tudi premik v višji položaj. Pisarniško opombo o napredovanju pripravi tudi vodja oddelka.

To je pomembna opomba: isto poročilo o storitvi direktorju, to je zapis, ki je podrejeno glavi, se obravnava kot poročilo.

Vodja oddelka lahko priporoči podrejeni za povečanje na podlagi:

• izboljšanje njegove usposobljenosti;
• visokošolsko izobraževanje (prvo / drugo);
• izkušnje in delovne izkušnje;
• za izjemne storitve.

Razlogi morajo biti navedeni neposredno v beležki. Na primer, naslednji.

Oddelek za materialno in tehnično podporo

Generalnemu direktorju PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

URADNA OPOMBA

02/19/2001 št. 15

Moskva

V porastu na položaju Belousove Yu. O.

Belousova Julia Olegovna dela v PP "Netflix" od 7. januarja 1999 kot administrator logističnega oddelka. Je usposobljena strokovnjaka na svojem področju. Zaposleni je izvršni in odgovoren, ima visoko delovno sposobnost in vzdržljivost v stresnih situacijah. 15. februarja 2001 je prejel magisterij iz računovodstva in revizije. V zvezi s tem priporočam, da se Yulia Belousova poviša na položaj višjega administratorja.

Vodja oddelka za materialno in tehnično podporo Elchininov podpis P.L.

Za nakup

Pod nakupom pomeni popravilo ali zamenjavo katerekoli opreme. Pisarniški zapis za pridobitev je napisal oddelek, ki potrebuje posodobitev materialne in tehnične osnove.

Za nakup računalnika je bila pripravljena servisna opomba, katere vzorec je predstavljen spodaj.

Oddelek za človeške vire

Vodja oddelka IT za OOO "Epam" Penkov DM

URADNA OPOMBA

11/12/2009 številka 4

Kharkov

O popravilu (zamenjavi) računalnika

Želel bi vas obvestiti, da se od 6. novembra 2009 redno zruši na osebnem računalniku uslužbenec kadrovske službe Mashkina Tatyana Evgenievna, višji administrator.

V zvezi z zgoraj navedenim razlogom popravite ali zamenjajte ta računalnik čim prej.

Vodja kadrovske službe _signature_ Chistenko V.T.

Odmor

Odpoved službenega dopusta tukaj ne pomeni, da si pridete do zasluženega počitka, ampak poklicete člana osebja s počitnic, ki ga je napisal vodja oddelka, v katerem je naveden ustrezen delavec. Navede razlog za odpoklic. Dokument se predloži vodji podjetja / organizacije, nato pa mora napisati odgovor - soglasje ali zavrnitev.

Naslednji primer je tak zapis z odgovorom.

Ne moti mi

Kadrovski oddelek za pripravo potrebnih dokumentov__Sergei 21.3.2014

Za generalnega direktorja PE "Aukro" Sergey V.P.

URADNA OPOMBA

21. 3. 2014 Št

Glede na to bolezen višji računovodja oddelka računovodstva in revizije Tatiana Morozova, vlagam predlog za klic računovodjo Matveichuk Paul Sergeevnu iz počitnic na 22/03/2014, na

Vodja računovodske in revizijske službe _signature_ Marinina R.A.

Treba je opozoriti, da je poleg pisanja in prejema rešitve o storitveni noti še vedno potrebno soglasje samega delavca za pregled od dopusta. Prav tako mora biti formalno dokumentiran. Zato je beležka le prva stopnja tega procesa.

O bonusih

Storitvena opomba o bonusih je napisana, ko šef želi spodbuditi zaposlenega za produktivno delo. Kar se tiče nagrad zaposlenim, je preprost postopek za načelnika enak, še posebej, če organizacija nima rezervacij za bonuse in raje storiti brez njega, postane veliko težje. V vsakem primeru pa bo eden od stopenj tega postopka pisanje uradnega obvestila.

Najprej morate proučiti specifikacijo podjetja v zvezi s tem - vsaka družba ima svoje bonitetne pogoje. To so lahko določeni primeri, ko zaposlenega ni mogoče nagraditi (disciplinske ukrepe, upravne kršitve itd.), Viri premij in podobno. Po skrbnem študiju lahko nadaljujete neposredno s pisanjem.

Storitvena opomba o bonusih mora nujno vsebovati razloge, zakaj vodja oddelka meni, da je treba delavca spodbujati. Če ima bonitetna določba jasne točke, v kateri je naveden spodbudo za to, kar naj bi bilo indicirano, je postopek precej enostavnejši. Šef mora le obvestiti direktorja o izpolnjevanju takšnih in takih točk. Potem je to obvestilo. V drugem primeru vodja oddelka predlaga samo, da spodbuja zaposlenega in sam določi znesek bonusa - znova, glede na sistem materialnih spodbud za organizacijo.

Zanimivo je, da so poročila o bonusih pogosto pripisana poročilom - saj so napisana v imenu višjega ranga. Podobna dilema se pojavlja tudi z opombami o odpoklicu od dopusta, povečanju itd.

Za odpis

Opombe o storitvi odpis materialov So potrebni, kadar je lastnina pokvarjena ali je materialna in tehnična podlaga zastarela. Ta vrsta dokumenta je tesno povezana s pojasnili o pridobitvi in ​​je podoben v specifikaciji: na primer, podobno piše noto vodji zgoraj omenjeno problematiko oddelka, ki deluje s poškodovano premoženje (kot v primeru o računalniku: pritožba se je vrgel na Oddelku informacij).

Spodaj je vzorec takega obvestila.

Oddelek za informacijsko tehnologijo

Vodja oddelka za nadzor in revizijo LLC "Troyanda" Sukhorukov D.

URADNA OPOMBA

22. 22. 2006 številka 42

Kijev

Pri odpisu računalnika

Jaz o tem obvesti trenutek računalniško napravo, ki ima informacijski oddelek za tehnično zastarel in ni sposobna proizvajati računalniške zmogljivosti dovolj za polno funkcionalnost kartice.

V povezavi z zgoraj navedenim razlogom, prosimo, odložite zgoraj navedeno lastnost kot zastarelo in obvestite nabavni oddelek o potrebi po dopolnitvi materialne in tehnične osnove.

Vodja informacijskega in tehničnega oddelka _signature_ Chashchenko V.T.

Ločevanje zabeležk storitev po vrsti

Vsi zgornji primeri lahko razdelimo na dve vrsti:

• obvestilo o zaposlenem, direktorju;
• beležko na katerem koli oddelku.

Kar se tiče dilem prvega odstavka, je to že omenjeno v tem članku. Kljub dejstvu, da so informacije, kako pisati uradno noto direktorju, veliko, pa tudi primeri in vzorci pisanja, v bistvu to ni povsem res. Takšno načelo je mogoče uporabiti samo v podjetjih, kjer so vsi oddelki enaki in ni nobenega vodje. Nato pisanje zapiskov med službami samodejno postane uradno, ne pa poroča. V vseh drugih primerih, je zelo priporočljivo, ko zapiske, da prekliče delavec dopust, njegove bonitete, razrešitev, napredovanje uporabiti ime dokumenta "memorandum". Druge zahteve za pisanje ostanejo enake.

Za beležke oddelki vključujejo vse druge vzorce - odpis pridobitve itd Oni zagotavljajo bolj natančen prikaz bistva na beležke: .. komuniciranje med oddelki enakovrednih, ki ne zahtevajo ročno posredovanje.

Skladiščenje

Storitvene opombe, ki se nanašajo neposredno na posamezne zaposlene, so shranjene v njihovih osebnih datotekah. Vsi ostali so poslani v arhive podjetja.

Izvirni zapisi so lahko potrebni pri preverjanju organizacije s strani višjih organov: zagotavljajo podrobne informacije o notranjih dejavnostih podjetja, interakciji strukturnih elementov.

Tudi uradni zapisi, kot uradni dokumenti, so lahko dokaz ali zavrnitev v postopku v zadevi.

Kot drugi dokumenti, ki jih podpira, se lahko beležke obravnavajo kot neke vrste pritrditve na zunanjo dokumentacijo podjetja.

Pogosta uporaba pisarniških zapiskov služi kot merilo za ocenjevanje splošnega razpoloženja podjetja in njenih zaposlenih za sociologe, tržnike in psihologe delavske organizacije kadrov.

Polovizijski, polprazni slog sestavljanja uradnih opomb jasno odraža situacijske odnose znotraj delovnega kolektiva. Zlasti zanimiva dokumentacija ni med oddelki, temveč med posameznimi zaposlenimi v oddelkih - manj pogosta in zato bolj vidna.