Kaj je sistem ERP? Načrtovanje finančnih virov podjetja

Vse več podjetij različnih velikosti po svetu si prizadeva, da v svoje delo uvede močno orodje za upravljanje, znano kot sistem ERP. Njegova uporaba je zasnovana za vzpostavitev učinkovitega nadzora in načrtovanja vseh strateško pomembnih poslovnih procesov organizacije, optimizacije delovanja glavne proizvodne in pomožne opreme.

Koncept ERP in ERP-sistema

Poslovna strategija ERP (EntERPrise Resource Planning) je integracija vseh oddelkov in procesov organizacije: proizvodnih zmogljivosti, oddelkov za finance, kadrov in odjemalcev ter mnogih drugih. Takšno združenje je namenjeno predvsem optimizaciji distribucije različnih virov v podjetju.

Če je bil prej zgolj marketinški koncept, se danes ERP-sistem najpogosteje razume kot razred specializirane programske opreme. V najširšem smislu je metodologija za načrtovanje in upravljanje vseh virov podjetja. Zgodovinsko gledano je bila strategija ERP oblikovana na podlagi svojih predhodnikov:

• MRP - načrtovanje materialnih potreb.
• MRP II - načrtovanje proizvodnih virov.

Za razliko od njih se ERP-sistem lahko uporablja za zelo velika podjetja, pogosto geografsko razporejena. V tem primeru gre za vprašanje načrtovanja korporativnih virov, saj pozornost namenja ne samo proizvodnji, temveč tudi celovitemu finančnemu načrtovanju. Bistvena značilnost sistema ERP je tudi možnost njene uporabe za vsa podjetja, ne glede na posebnosti dela, vključno s tistimi, ki se ne ukvarjajo s proizvodnimi dejavnostmi. Glede na to, da gre za programski izdelek, je treba zabeležiti opremo z zmogljivim sklopom tehničnih orodij, ki olajšajo ali nadomeščajo postopek odločanja.

Namen ERP-sistema v podjetju

Za odločitev o temeljnih spremembah v dejavnostih svojega podjetja, povezanih z uvedbo sistema upravljanja informacij in izvajanjem nove poslovne strategije, mora uprava jasno razumeti popolno potrebo po tem koraku, ki mora biti izražena v naslednjih ključnih točkah:

• nepripravljenost sprejeti sedanje stanje;
• obstoj potrebe po uporabi sodobnih tehnologij za krepitev položaja poslovnega subjekta na trgu v konkurenčnem okolju;
• pričakujejo pomembne koristi od izvajanja.

Prvič, uporaba sistema ERP je namenjena pospeševanju uspešnega izvajanja podobne poslovne strategije, katere izvajanje bi moralo zagotoviti učinkovito načrtovanje in upravljanje virov podjetja. Da bi to naredili, je treba optimizirati delo svojih enot, namreč, da bi dosegli največjo usklajenost med njimi in zmanjšali upravne stroške. To je mogoče doseči na račun prednosti, ki jih zagotavlja informacijski sistem. To so:

• Povečajte preglednost poslovnih procesov.
• Reševanje težav pri naročanju in iskanju ustreznih informacij.
• Povečajte zanesljivost in pomembnost podatkov.
• Povečajte hitrost poteka dela med oddelki.
• Organizacija skupnega informacijskega prostora med sedežem in oddaljenimi vejami.
• Zmanjšanje časa za dokončanje dokumentacije in odpravljanje morebitnih napak.
• Povečajte hitrosti odločanja na vseh ravneh.

ERP-sistem zagotavlja povečanje konkurenčnosti objekta ne samo z uvedbo učinkovitejših poslovnih procesov v svoje delo. Njena uporaba bi morala tudi voditi do zmanjšanja skupnih stroškov podjetja. Napredna orodja za načrtovanje, modeliranje in analizo pomagajo optimizirati vire proizvodnih dejavnosti, finančni sektor ter delo skladišč, transportnih in drugih enot.

Glavne značilnosti dela

V različnih podjetjih, ki se ukvarjajo z istim podjetjem, lahko vsi poslovni procesi potekajo popolnoma drugače. Standardizirana shema dela, ki jo ponuja sistem za upravljanje informacij o podjetjih, se lahko bistveno razlikuje od tistega, ki je bil uporabljen tukaj. Iz tega razloga je obravnava le kot programski izdelek v osnovi napačna, saj njegovo izvajanje zahteva velike notranje spremembe od družbe v obliki reorganizacije obstoječih poslovnih procesov.

Konceptualne značilnosti teh sistemov so neposredno povezane z njihovim bistvom. Spomnimo se, da ERP-metodologija prevzema konsolidacijo vseh pomembnih poslovnih enot za organizacijo učinkovitega upravljanja svojih virov. Takšna integracija se uresničuje v informacijskem sistemu z razpoložljivostjo enotne javno dostopne podatkovne baze. Podatki pridejo v skladišče le enkrat, nato pa jih večkrat ponovno obdelajo in uporabljajo različni notranji in zunanji potrošniki. V primerjavi z resničnim življenjem se v tem primeru zmanjša čas in trud zaposlenih v podjetju, da se odločajo. Prav tako je treba opozoriti, da ERP-sistem ni avtomatiziran nadzorni sistem za tehnološke procese, temveč integrirane informacije, ki temeljijo na abstraktnem modelu, informacije, ki jih uvajajo živi ljudje.

Struktura baze podatkov in delo celotnega programskega paketa je treba oblikovati tako, da odražajo dejavnosti vseh oddelkov brez izjeme. Takšen pristop omogoča spremljanje celotnega nabora virov in poslovnih procesov podjetja praktično v realnem času in s tem za izvajanje njihovega operativnega in strateškega upravljanja.

Ena od glavnih nalog ERP-sistemov je optimizacija procesa načrtovanja in nadzor izvajanja načrta. Vgrajeni inteligentni algoritmi močno poenostavijo uporabnikom svojo rešitev. Na primer, načrtovanje in upravljanje proizvodnega podjetja ima veliko specifičnih značilnosti, povezanih s heterogenostjo njegovih sestavnih delov. Torej, v enem obratu lahko obstajajo trgovine, ki delujejo neprekinjeno in diskretno. S tega vidika bi moral biti uvedeni sistem ERP-razred univerzalni in vsebovati širok spekter specializiranih modulov.

Ker so današnja podjetja pogosto geografsko razporejena, je zelo pomembno, da imajo podružnice, ki so oddaljene od glavnega urada, popoln dostop do splošnih informacij podatkovno skladišče. To se uresničuje z najsodobnejšimi omrežnimi tehnologijami, vključenimi v razvoj ERP sistemov, ki prav tako omogočajo razlikovanje pravic uporabnikov do podatkov, shranjenih v njih.

Funkcionalnost sistemov ERP-razreda

Ko govorimo o funkcijah, ne smemo pozabiti, da je vsak izdelek ERP-razred sistem vodenja podjetja kot celota. Razpon njegovih zmogljivosti bo na prvem mestu odvisen od obsega in značilnosti delovanja predmeta, za katerega se uporablja. Razmislite o klasičnem nizu funkcij:

Proizvodnja

• Vzdrževanje projektnih in tehnoloških specifikacij izdelkov ali storitev, ki se opravljajo za določitev števila zahtevanih materialov in stroškov dela.
• Priprava proizvodnih načrtov.
• Načrtovanje in upravljanje tehničnih zmogljivosti podjetja v različnih pristopih: od posameznih enot do trgovskih in proizvodnih združenj.

Finance

• Operativno računovodstvo, finančno, vodstveno, davčno računovodstvo in kontroling.
• Upravljanje premoženja podjetja, vključno z osnovnimi sredstvi, vrednostnimi papirji, bančnimi računi ipd.
• Celovito načrtovanje finančna sredstva podjetja in nadzor nad njegovimi rezultati.

Logistika

• Oblikovanje načrtovanih kazalcev potrebnega obsega materialov, surovin, delov, komponent v skladu s proizvodnimi načrti.
• Vodenje nabave in prodaje: računovodstvo izvajalcev, vzdrževanje registra pogodb, upravljanje dobavne verige, izvajanje načrtovanja skladišč in računovodstva.

Osebje

• Upravljanje postopka zaposlovanja.
• Operativno osebje in časovni prisotnost, vzdrževanje kadrovske tabele, izračun plač.
• Načrtovanje delovne sile.

Trženje in oglaševanje

• Vodenje prodajnih načrtov.
• Upravljanje cen na različnih vrstah trga z namenom oblikovanja ustrezne splošne strategije podjetja, pregledna politika izračuna stroškov blaga: račun popustov in posebnih pogojev prodaje.
• Načrtovanje in nadzor stalnih oglaševalskih in marketinških aktivnosti.

Projekti. Poročanje

• Zagotavljanje široke izbire standardiziranih računovodskih, finančnih in poslovodnih poročevalskih obrazcev ter prilagodljiv mehanizem za oblikovanje po meri.
• Priprava skupne strategije: postopno načrtovanje potrebnega časa, materialnih, finančnih in človeških virov za uspešno izvajanje.
• Spremljanje glavnih kazalnikov projekta.

Katera podjetja lahko uporabljajo ERP-sisteme

Na prvi pogled se zdi, da so sistemi tega razreda namenjeni izključno velikim industrijam, saj je za njih značilna večja kompleksnost strukture tokov in procesov različnih virov. Vendar pa obstajajo primeri, ko podjetje majhne velikosti morda ne bo zadostovalo za uporabo razredov MRP ali MRP II. Danes lahko trg kupi programske opreme, ki imajo različne zmogljivosti. Glede na lestvico podjetja, na katerem se lahko učinkovito uporabljajo, poudarjajo težke, srednje in lahke rešitve.

Za organizacije, ki niso proizvajalke, veljajo tudi sistemi ERP razredov. Za takšna podjetja bo dovolj in ne preveč široka funkcionalnost. V tem trenutku obstajajo majhne integrirane ali lokalne različice sistemov, ki lahko ustrezajo potrebam trgovskih družb ali organizacij, ki delujejo v storitvenem sektorju. Prav tako je treba opozoriti, da številni razvijalci ponujajo svoje stranke in industrijske izdelke.

O metodah razvrščanja

Najbolj očiten znak, po katerem se lahko klasificirajo vsi sistemi ERP, je obseg organizacije, kjer se lahko uporabljajo. S tega vidika je odvisno od števila delovnih mest običajno dodeliti rešitve za:

• Velike družbe (več kot 10 tisoč ljudi).
• Povprečne družbe (od 1 tisoč do 10 tisoč ljudi).
• Povprečna podjetja (od 100 do 1 tisoč ljudi).
• Mala podjetja (manj kot 100 ljudi).

Pomembna značilnost sistematizacije takih informacijskih izdelkov je funkcionalnost. Glede na obseg opravljenih nalog je na splošno sprejeta delitev na:

• Velika integrirana.
• Srednje integriran.
• Finančno in poslovodenje.
• Lokalno.

Lokalna različica je običajno enoten informacijski izdelek z ozkim osredotočenjem, ki ima sorazmerno majhne skupne stroške. Najpogosteje pokriva enega ali več blokov na področju financ organizacije ali računovodskih dejavnosti. Takšni sistemi so primerni za majhna proizvodna ali komercialna podjetja.

Finančni in upravljavski sistem vodenja podjetij se lahko uporablja predvsem v neproizvodnih organizacijah, ki večinoma trgujejo ali delajo na področju opravljanja storitev. Poleg finančnega in računovodskega dela sodelujejo tudi moduli logistično upravljanje.

Integrirani informacijski sistemi so odvisni od obsega cilja lahko srednje ali velike. Zajemajo vse poslovne procese poslovnih struktur, in sicer interakcijo z dobavitelji in potrošniki, proizvodnjo končnega izdelka, materialne in finančne tokove, odnose z osebjem, dobavo, skladiščenje in trženje, izvajanje projekta in mnogi drugi.

Sodoben trg ERP-sistemov

Vsi programski izdelki, predstavljeni na domačem trgu, lahko razdelimo na dve glavni kategoriji: ruski in uvozni. Razlike med njimi niso le v mestu ustvarjanja, ampak tudi v funkcionalnosti.

Zmogljivi zahodni dogodki služijo kot standardi za tisto, kar se običajno imenujejo sistemi ERP razreda. Najboljši primeri takšnih so izdelki SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Vse od njih se lahko uporabljajo na ciljnih objektih katere koli ravni, vključno z zelo velikimi. Vendar pa je njihova uporaba s strani ruskih podjetij pogosto lahko otežena zaradi možnih pojavov naslednjih težav:

• Nerazpoložljivost podjetij za resno reorganizacijo obstoječih poslovnih procesov. Velikost takih sprememb je težko pretiravati. Poslovni procesi sistemov upravljanja tujcev se bistveno razlikujejo od tistih, ki se uporabljajo v naši državi.
• Nezadostno število strokovnjakov, ki so sposobni izvajati projekt uvedbe uvoznega sistema ERP v Rusiji z ustrezno kakovostjo.
• Visoki stroški uporabe takšnih rešitev.

Kljub splošnemu zaostanku zahodnih kolegov sodobni ruski razvoj postopno povečuje njihovo funkcionalnost. Popolnoma se prilagajajo delu domačih podjetij. In se lahko uspešno izvede, če v določenem primeru ne zahteva širokega pokrivanja poslovnih procesov, vendar je dovolj samo določiti računovodstvo za določena področja dejavnosti z uporabo ERP-sistema. Primeri naprednega domačega razvoja so izdelki podjetij 1C in "Galaxy".

Pogled v prihodnost - ERP II

Koncept ERP II, ki se je pojavil pred časom, je bil rezultat izboljšanja metodologije ERP. Med glavnimi nalogami ostajajo načrtovanje in upravljanje virov podjetij. Vendar pa je hiter razvoj interneta, ki je sprožil začetek nove metodologije, pustil svoj vtis, zaradi česar je tradicionalno poslovanje delno elektronsko. ERP II je kombinacija klasičnega sistema vodenja podjetja s specifičnimi rešitvami za omrežno poslovanje.

Zdaj je postalo izjemno pomembno, da sodelujete z nasprotnimi strankami preko omrežja. Obstajata dve pomembni usmeritvi za to: upravljanje dobavne verige in odnosov s strankami. Intrafirm informacije prenehajo biti ravno tako, zapustijo zunanje okolje in postanejo osnova za sodelovanje z drugimi poslovnimi subjekti. Nov koncept v tem primeru je oblikovan kot upravljanje virov in zunanjih odnosov podjetja. Poleg ideološke preusmeritve imajo sistemi ERP II lastne tehnološke značilnosti.

Reševanje problema izbire sistema

Izbira programske opreme te stopnje je zelo odgovoren proces. Napačna odločitev o tem vprašanju, zlasti za obsežne projekte, lahko povzroči velike stroške za čas in denar, če ni pričakovanega rezultata.

Učinkovito izvajanje obsežnega sistema, ki mora, na primer, zagotoviti učinkovito upravljanje proizvodnega podjetja, nujno zahtevati, da se od nje prenesejo poslovni procesi. Pomembno je, da se ne dovoli položaja, v katerem bi po zaključku postopka izvajanja programa zbiral neuporabljene podatke ali ne rešil potrebnih nalog. Iz tega razloga je bolje izvajanje projekta povabite ekipo strokovnjakov, da dokažete svojo vrednost v tem poslu.

Obstaja nekaj seznamov meril, na podlagi katerih lahko projektna skupina v soglasju z upravo ciljne družbe naredi optimalno in stroškovno učinkovito odločitev o izbiri programske opreme:

• Uskladitev tehničnih in funkcionalnih zmogljivosti sistema z glavnimi cilji podjetja.
• Skupni stroški lastništva bi morali biti v proračunu, dodeljenem za te namene. Poleg stroškov nakupa sistema, to vključuje tudi operativne in druge vrste posrednih stroškov.
• Izvajati informacijski sistem ERP-razred, mora izpolnjevati vse priznane tehnične zahteve, zato da bo prilagodljiva, zanesljiva, odporen na morebitne napake, imajo anti-virus in anti-taksist zaščito.
• Dobavitelju je treba zagotoviti nadaljnje vzdrževanje in podporo vgrajene programske opreme.

Proces implementacije sistemov razreda ERP

Uvajanje ERP-sistemov v podjetjih spremlja izvajanje istih strategij na njih. Ta postopek, odvisno od obsega cilja, običajno traja od nekaj tednov do nekaj let. Izvajati jo lahko sami ali pa uporabijo pomoč specializiranih podjetij. Glavne faze tega procesa lahko razlikujemo:

1. Primarna organizacija. Tu je potrebno določiti strateške cilje in cilje ter navesti pričakovani učinek izvajanja za določeno organizacijo. Na podlagi teh podatkov bo mogoče pripraviti tehnični načrt za projekt.
2. Razvoj projekta. Na tej stopnji poteka analiza trenutnih aktivnosti organizacije: strategije za njeno promocijo, poslovni procesi. Na podlagi rezultatov je zgrajen model sistema, ustrezni načrt pa se doda v delovni načrt.
3. Izvedba projekta. Ker pravila poslovnih procesov narekuje izvedeni ERP-sistem, se tukaj preoblikujejo v skladu z enotnimi zahtevami. Po potrebi se izvede razvoj poročevalskih obrazcev in algoritmov prenosa podatkov iz predhodno uporabljenih računovodskih programov. Če se na prejšnjih stopnjah odkrije okvara sistemskih funkcij za predmet, se spremeni. Skratka, uporabniki so usposobljeni in predhodno testirani.
4. Zagon. V procesu uporabe se odkrijejo in odpravijo morebitne napake in okvare.

Sistem upravljanja razredov ERP danes ni le kopija drage programske opreme, nameščene na vseh računalnikih v organizaciji, temveč tudi glavna gonilna sila dolgoročne poslovne strategije. Izbira mora temeljiti na obstoječih potrebah in zmožnostih cilja. Uspeh celotnega poslovanja je odvisen od pravilnosti sprejete odločitve in korakov, ki jih je treba sprejeti kasneje.