Tehnologije upravljanja informacij: vrste, značilnosti in namen

Sodobni svet se spreminja z neverjetno hitrostjo. Tu in tam nastajajo novi načini in pristopi. Temelji tako na predhodno neznanih tehnologijah kot na mehanizmih socialne interakcije. Ali na njihovi kombinaciji, ki je eden od primerov tehnologije za upravljanje informacij.

Splošne informacije

Na začetku si oglejmo cilje. Tehnologije upravljanja informacij so ustvarjene, da bi zadovoljili potrebe po podatkih vseh zaposlenih v podjetju, brez izjeme, ki se ukvarjajo z odločanjem. Še posebej dobro je dejstvo, da ga je mogoče uporabljati na kateri koli ravni. Uporabi informacijska tehnologija v sistemu podjetja ali organizacije vam omogoča, da strukturirate naloge, ki jih je treba rešiti, in povečati splošno učinkovitost dela. So idealno primerni za izpolnjevanje potreb po podatkih zaposlenih v različnih posameznih oddelkih in se lahko uporabljajo na vseh ravneh upravljanja podjetja. Razpoložljive informacije nudijo informacije o preteklosti in trenutnem stanju ter vam omogočajo, da pripravite napovedi za prihodnost. Podatki so predstavljeni v obliki posebnih ali rednih odgovorov. Za uspešne odločitve morajo imeti združeno obliko, ki vam omogoča, da vidite trend njihove spremembe, vzroke odstopanj, ki se pojavijo, in možne rešitve. Prednost je rešitev takšnih problemov:

1. Vrednotenje načrtov za stanje upravljanja objektov.
2. Upoštevanje odstopanj od želenega stanja.
3. Ugotovite razloge za nastale težave.
4. Analiza razpoložljivih rešitev / akcij.

O poročanju

Uporaba informacijske tehnologije v upravljanju vam omogoča, da pridobite informacije o rezultatih dejavnosti, pa tudi o trenutnih razmerah. Predstavljeni so v tej obliki:

1. Redna poročila. Nastanejo po določenem časovnem razporedu, ki določa čas njihovega nastanka in vnesene podatke. Kot primer lahko podate informacije o mesečni prodaji podjetja.
2. Posebna poročila. Ustanovljena na zahtevo pooblaščenih oseb (na primer direktorja) ali v primeru nepričakovanega dogodka v podjetju.

Lahko so v obliki primerjalnih, povzetkov in izrednih poročil. Njihova razlika je naslednja:

1. Primerjalna poročila. Vsebuje podatke, ki so pridobljeni iz različnih virov ali so razvrščeni po neskladnih značilnostih. Uporablja se, kot verjetno iz naslova, za primerjavo.
2. Povzemanje poročil. Vsebujejo podatke, ki se združujejo v določene skupine. Praviloma so razvrščeni in vam omogočajo, da poznate vmesne in končne rezultate.
3. Poročila v sili. Vsebujejo izjemne podatke.

Kdaj je poročanje najbolj učinkovito? Najboljši rezultat je bil prikazan med izvajanjem upravljanja z odstopanjem. Ta pristop pomeni osredotočenje na vse razlike v gospodarski dejavnosti podjetja od vnaprej določenih določenih standardov.

Kako je zgrajena?

Pomembno vlogo imajo glavne komponente, od katerih se oblikujejo osnovne tehnologije za upravljanje informacij. Na splošno so:

1. Vhodni podatki. Prihaja iz različnih sistemov, ki tvorijo operativno raven.
2. Baze podatkov. Tu se prenašajo vhodne informacije. Je strukturiran in pripravljen za uporabo
3. Vsebina baze podatkov s pomočjo potrebne programske opreme se pretvori v potrebna poročila, ki se pošljejo odgovornim strokovnjakom, ki sodelujejo pri odločanju v organizaciji. Za njihovo označevanje se uporablja izraz "izhodne informacije".

V okviru obravnavane teme so najbolj zanimive baze podatkov. Od česa so nastale? Glavne sestavine so:

1. Podatki, ki se kopičijo kot rezultat ocene operacij, ki jih izvaja organizacija.
2. Načrti, standardi, proračuni in drugi normativni dokumenti, prek katerih je označeno načrtovano stanje upravljanega predmeta (organizacije ali njene ločene enote).

S temi osnovnimi komponentami se izvaja avtomatizacija pisarn. Razvoj informacijske tehnologije vam omogoča, da ustvarite vse bolj popolne in najboljše prakse, ki prinašajo učinkovitost na novo raven. Primer je računovodstvo. Kaj je še pred dvajsetimi leti zahtevalo delo petih ali šestih ljudi, zdaj opravlja ena. To je postalo možno zaradi samodejnega delovanja več operacij. V mnogih primerih je oseba potrebna le za vnos podatkov. Zaradi tega so sodobne informacijske tehnologije omogočile znatno poenostavitev delovnih procesov. Toda kako v praksi deluje?

O avtomatizaciji

Razvoj informacijske tehnologije je vplival na potek dela, upravljanje, nadzor, vnašanje, pridobivanje in posodabljanje informacij, izdelavo poročil, načrtovanje, izmenjavo podatkov med različnimi oddelki, strukturnimi oddelki in celo celo podjetji. Kot primer lahko navedemo številne standardne postopke, ki jih je v sodobnem podjetju zelo težko predstaviti brez avtomatizacije:

1. Obdelava dohodnih / odhodnih informacij (branje in priprava odgovorov na pisma, pisni okrožnici, poročila in druga dokumentacija, delo z risbami in diagrami).
2. Zbiranje z naknadno analizo podatkov (rezultati dejavnosti za določen čas različnih enot, dodelitev nekaj za določena izbirna merila).
3. Ohranjanje vseh potrebnih informacij, zagotavljanje hitrega dostopa do njega in orodij za iskanje ustreznih podatkov.

Za dosego teh ciljev je treba izpolniti nekaj pogojev:

1. Treba je uskladiti delo med izvajalci.
2. Če je mogoče, je treba potek dela racionalizirati.
3. Navedite orodja za interakcijo za enote v organizaciji (ali različne strukture v združenju).

Sodobne informacijske tehnologije privabljajo priložnost za podporo notranjega komuniciranja in komuniciranje z zunanjim svetom. Obenem je izrednega pomena vprašanje organiziranja in podpore procesov na podlagi računalniškega omrežja. Poleg tega se lahko za prenos in obdelavo informacij (npr. Telefonov) uporabljajo tudi druga sodobna sredstva.

O nas

Računalniške in informacijske tehnologije v upravljanju igrajo pomembno vlogo v življenju vodstvenih delavcev, strokovnjakov, sekretarjev in uslužbencev. Ko govorimo o njihovi uporabi, je treba opozoriti na njihovo privlačnost v primeru potrebe, da se v skupini hitro reši. Toda hitrost in pravilnost izbire sta odvisna od gospodarske blaginje. To je ena stvar, ko morate sprejeti odločitev, ne da bi se imeli priložnost posvetovati s pristojnimi strokovnjaki in dobro obveščenimi ljudmi, in še enim drugim, ko lahko dobite vso možno pomoč od njih. Temeljno vlogo igra programska oprema. V tem trenutku se široko uporablja več desetine različnih rešitev, od računovodij do računovodij do razvoja za upravljanje celotne organizacijske strukture. Celoten programski in strojni kompleks za izvajanje opisanih nalog se imenuje elektronski urad. Kaj vključuje? Kar zadeva strojno opremo, je:

1. En (več) elektronskih računalnikov, ki so morda v omrežju.
2. Sredstva za tiskanje.
3. Modem (če je potrebno, za povezavo z globalnim omrežjem ali geografsko oddaljenim računalnikom).
4. Sredstva za kopiranje dokumentov.
5. Skenerji.
6. Streamers.
7. Projekcijska oprema.

Iz programske opreme je treba omeniti:

• urejevalnik besedil;
• preglednico;
• sistem vodenja baz podatkov;
• program za analizo;
• grafični urednik;
• predstavitveni program;
• faks modem objektov;
• prevajalski program.

Vse to lahko poteka bodisi posamično bodisi znotraj integriranega paketa. Pri slednjih govorimo podrobneje.

O integriranem paketu

Zakaj samo o njem? Dejstvo je, da je veliko posameznih programov. Zato imajo dovolj in splošne besede ter preprosto navajanje. Z integriranimi paketi so stvari bolj zanimive. Vprašanje je, da vsebujejo medsebojno povezane programske opreme. Če govorimo o uporabi informacijske tehnologije, je treba najprej pozornost nameniti urejevalcu besedil, preglednici in sistemu upravljanja baz podatkov. Toda glavna značilnost programov, ki so vključeni v en paket, je navzočnost skupnega uporabniškega vmesnika, ki omogoča uporabo istih / podobnih načinov dela z različnimi izdelki. Interakcija je na ravni dokumenta. To pomeni, da če smo v eni aplikaciji ustvarili datoteko, jo lahko vstavimo v drugo iz istega paketa, po potrebi spremenimo. Skupnost vmesnika vam omogoča zmanjšanje porabe za usposabljanje ljudi. Druga prednost integriranih paketov je, da je celoten sklop bistveno manjši od nakupa programov posebej. Primer je precej znan "Microsoft Office". Če govorimo o informacijski tehnologiji v javni upravi, potem je ta paket povsod. Za večino pa je omejen na urejevalnik besedil in orodje za delo s tabelami. Toda to ni vse njegove uporabe. Navsezadnje ponuja pomembno orodje za upravljanje projektov, podatkovnih baz, predstavitev in še veliko več.

O zbirkah podatkov

Uporabljajo se za zbiranje podatkov o vseh potrebnih procesih in podsistemih organizacije ter zagotavljanju tehnologije za njihovo obdelavo na operativni ravni. Informacije lahko izhajajo iz notranjih in zunanjih virov. V tem primeru morajo strokovnjaki imeti možnost opravljati osnovne tehnološke postopke za obdelavo podatkov. Poglejmo majhen primer. Predpostavimo, da imamo bazo podatkov, v kateri so prejeti informacije o dnevnih prodajah, ki jih prodajni zastopniki podjetja posredujejo strežniku, ali pa se podatki o tedenskih dobavah surovin zbirajo od nas. Ni pomembno. Kot še ena možnost - po elektronski pošti prejmemo podatke o menjalnem tečaju, kotacije vrednostnih papirjev - kaj želite. Ko so podatki vneseni v bazo podatkov, se prenesejo v računalniške aplikacije. Lahko je besedilni ali tabelarni postopek ali katerikoli drug program, s katerim se opravlja delo. Prenos se lahko zažene ročno ali nastavi na samodejni način. Pridobljene informacije se uporabljajo za obdelavo, analizo, prenos, shranjevanje ali replikacijo. Vse je odvisno od zasledovanih ciljev.

Kaj še obstaja?

Informacijske tehnologije v upravljanju podjetja niso izčrpane z eno bazo podatkov. Poleg tega uporabljajo:

1. E-pošta.
2. Zvočna pošta.
3. Telekonferenca. Uporaba računalnikov.
4. Elektronski koledar.
5. Avdio in video konference.
6. Video besedilo.
7. Faksimilna komunikacija.
8. Shranjevanje dokumentov.

Začnimo z e-pošto. To orodje temelji na omrežni uporabi računalnikov. Omogoča pošiljanje, prejemanje in shranjevanje sporočil. Toda tu je samo enosmerna komunikacija. Če želite dvostransko, morate večkrat prejemati in pošiljati sporočila. To orodje lahko, odvisno od priloženih funkcij, ponuja različne možnosti. Torej lahko en e-poštni odjemalec pošlje besedilne, zvočne in slikovne datoteke, drugi pa samo besede. Ko uporabljate e-pošto, lahko ustvarite svoje ali uporabite ponudbe posebnih organizacij. V vsakem primeru pa zahteva denar. Naslednja informacijska tehnologija je zvočna pošta. Uporablja se za glasovno sporočanje. Na primer, lahko uporabite načelo telefonskega odzivnika, ki beleži vse, kar je klicalec povedal. Toda v tem primeru se telefon uporablja predvsem zato, ker je idealna naprava za pretvorbo zvočnih signalov v digitalno kodo. Poleg tega lahko ta proces izvaja v nasprotni smeri. Pogosti primeri in uporaba računalnikov za te namene. Za reševanje težav skupine lahko uporabite tudi avdio pošto. Kot primer lahko navedemo primer, ko je naveden seznam oseb, ki naj bi prejeli to sporočilo. In sistem jih bo prenesel k njemu. Glavna prednost pri prvi možnosti je, da vam ni treba uporabljati tipkovnice.

Elektronski koledar in konference

To je v veliki meri podcenjeno orodje, kar močno olajša upravljanje osebja. Najprej se pogovorimo o elektronskem koledarju. To je priročno orodje, ki vam omogoča shranjevanje in manipulacijo delovnega urnika zaposlenih v organizacijah. Upravljanje kadrov je močno olajšano, saj lahko odgovorna oseba imenuje ljudi za izmenjave, določi čas za srečanja ali druge dogodke. In hkrati, zaposlenim ni nujno, da gredo nekje in nekaj vprašajo od nekoga. Dovolj je, da greš na elektronski koledar. Treba je opozoriti, da obstaja veliko takšnih orodij, od katerih se lahko veliko pohvali z veliko funkcionalnostjo. Torej, v avtomatskem načinu lahko čas uskladimo z že uveljavljenim razporedom in številnimi drugimi stvarmi.

Zdaj pa govorimo o konferencah. Skupaj se razlikujeta tri vrste. Na splošno se imenujejo "telekonference". Čeprav je v praksi delitev pomembnejša. Torej, dodelite računalniške, avdio in video konference. Vsak od njih ima svoje posebnosti. Mimogrede, tako se je zgodilo, da ko govorimo o telekonferenci, to ponavadi pomeni, da delate prek računalnika. Najprej bomo to preučili. Računalniške konference vključujejo uporabo omrežja elektronskih računalnikov za izmenjavo informacij med člani skupine, ki sodelujejo pri reševanju določenega problema. Seveda je krog ljudi, ki ga lahko privlači, precej omejen. Čeprav so udeleženci še vedno več kot z avdio in video konference. Pri delu z računalnikom je število ljudi lahko deset, stotine in, če zmogljivost omogoča, celo na tisoče ljudi.

Avdio in video konference

To so pomembne informacijske tehnologije na področju upravljanja. Zakaj? Vzemite, na primer, avdio konference. Omogočajo vzpostavitev komunikacije med ozemeljsko odstranjenimi oddelki organizacije ali ločenimi delavci. Kot primer izvedbe je mogoče z enim telefonom povezati več naročnikov v eni seji povezave. V tem primeru se lahko uporabijo obe razpoložljivi (vdelani) deli in dodatne naprave. Bistvena prednost te metode vzpostavljanja komunikacije je odsotnost zahteve za precejšnjo količino tehnologije. Običajno je dovolj, da imate samo sodoben telefon. Na ta način je proces odločanja močno olajšan. Je priročno in veliko ceneje. Videokonference se uporablja za iste namene. Toda v tem primeru se uporablja določena oprema. Čeprav prisotnost računalnika še ni potrebna. V tem primeru udeleženci konference, ki bivajo na precejšnji razdalji, lahko vidijo svoje sogovornike na televizijskem zaslonu in, odvisno od funkcionalnosti, sami. Skupaj s sliko se prenaša in zvok. Z uporabo teh orodij lahko prihranite potne in transportne stroške, čas in tudi privabite največje število potrebnih delavcev za reševanje določenih problemov.

Video besedilo, shranjevanje dokumentov in faksiranje

Nekatere informacijske tehnologije v ekonomiji in upravljanju že izgubljajo svoje položaje in se pogosto (ne) omenjajo kot moralno zastarele možnosti. Na takšen način je mogoče nositi faksimilno povezavo. Vendar bo vseeno upoštevano. Vzemimo vse, kar je v redu. Najprej se pogovorimo o video besedilu. Ta tehnologija temelji na uporabi računalnika, s pomočjo katerega proizvaja in prikazuje grafične in besedilne informacije. V tem primeru delujejo na tri načine: samostojno ustvarjanje datotek, sklepanje pogodb s specializiranimi organizacijami za razvoj, dostop do drugih že ustvarjenih dokumentov. Najbolj priljubljen pristop je izmenjava katalogov in cenovnih oznak. Druga obetavna usmeritev je shranjevanje dokumentov. Kaj je to? V zadnjih nekaj stoletjih je prišlo do tendence, da se poveča pretok dokumentov. In morate shraniti več in več. In ne samo besedilo, temveč tudi grafično, video in avdio ter številne druge. Včasih lahko število dokumentov doseže takšno raven, da skladiščenje povzroča večje težave. Zato je praksa digitalizacije in shranjevanja v oblaku ali na določenem fizičnem nosilcu na ozemlju organizacije razširjena. Po potrebi jih je mogoče enostavno izvleči, obdelati, spremeniti, prikazati in / ali natisniti. Hkrati je za shranjevanje podatkov zelo malo prostora. Na enem optičnem disku lahko enostavno namestite približno 200.000 besedilnih strani! To je še posebej pomembno, če nekdo išče informacijske tehnologije za vodenje projektov. Konec koncev, shranjevanje dokumentov običajno spremlja priročnost usklajevanja njihove uporabe. In končno - faksimile. Za kaj je to? Ta povezava temelji na uporabi faksov, ki vam omogočajo hitro pošiljanje dokumentov članom skupine. Na enem koncu komunikacijskega kanala lahko preberete dokumente in jih predvajajo na drugi strani.

Zaključek

Tukaj na kratko in se jih šteje za informacijsko tehnologijo. Treba je opozoriti, da velikost članka očitno ni dovolj, da bi upoštevali vse delovne trenutke in njihovo prodor v naše življenje. V informacijski tehnologiji v občinski vladi bi lahko opozorili in povedali. Bralec je vedel, da je zdaj mogoče prek spletnih storitev na številnih mestih komunicirati z stanovanjskimi in komunalniškimi storitvami? Če nekaj ne zadovolji ali prekine svoje znanje, je dovolj, da pišete ustreznim strukturam in pošljejo strokovnjaka (električarja, vodovodarja), da odpravijo težavo. Se strinjam, to je priročno. Hkrati pa prodrejo na vsa področja življenja, ena stanovanjska in komunalna služba pa ni omejena. Informacijske tehnologije pri upravljanju izobraževanja, medicine in drugih javnih storitev, ki so nam potrebne, omogočajo, da se počutimo bolj udobno. Poglejmo si primer? Dotaknite se področja izobraževanja. V zadnjih letih so se pojavili elektronski dnevniki, kjer so dijaki in študenti ocenjeni. Urnik lekcije in parov je določen na internetu. Manj in manj papirja ostaja v vsakdanjem življenju in vpliv informacijske tehnologije postaja vse močnejši.